Sådan samarbejder du om dokumenter via internettet

Der er ikke behov for at huddle rundt på den samme computer eller sende filer frem og tilbage via e-mail, hvis du vil samarbejde med andre mennesker. Du kan alle redigere den samme kopi af dokumentet - du kan endda redigere det sammen i realtid.

Vi anbefaler Google Docs, fordi det er en mere moden samarbejdsløsning, og vi har mest erfaring med det. Microsofts Office Online opnåede for nylig real-time coauthoring funktioner, så det kan også være et besøg værd.

Google Dokumenter

Google Docs er Googles kontor suite. Ligesom de fleste Google-tjenester er det et gratis program, du har adgang til i din webbrowser. Filer, du opretter i Google Dokumenter, gemmes på Google Drev og er knyttet til din Google-konto. Fordi disse filer lever online i stedet for på din computer, er det nemt for dig at dele dokumentet med andre mennesker. Google styrer dokumentet og kan give andre mennesker adgang til det.

Hvis du vil bruge Google Dokumenter til samarbejde, skal du gå til webstedet for Google Drev og logge ind med din Google-konto. Klik på knappen Opret og vælg den type dokument, du vil arbejde på, for at oprette et nyt dokument. Du kan også åbne et eksisterende dokument, der er gemt i Google Drev eller uploade et dokument fra din computer.

Når dokumentet er åbent, skal du klikke på knappen Share. Du kan svæve over denne knap for at se, hvem der har adgang til dette dokument.

Indtast e-mailadresserne for de personer, som du vil samarbejde om på dokumentet med. Personer, du tilføjer, har redigeret tilladelse som standard, men du kan også begrænse dem til kun at kommentere eller se dokumentet. Tilladelsen "Kan vise" er nyttig, hvis du bare vil vise et dokument til folk.

Som standard vil folk modtage en e-mail, når du deler dokumentet med dem. E-mailen indeholder et link til dokumentet, så de kan redigere det sammen med dig. Hvis du ikke arbejder på dokumentet, er det fint - de kan redigere det, og du får se deres ændringer, når du vender tilbage til dokumentet senere.

Når flere personer arbejder på et dokument, vil du se flere tekstindtastningsmarkører. Du kan se i realtid, hvad andre mennesker skriver ind i dokumentet, så du kan samarbejde om et kompliceret dokument uden at støde på hinanden og at skulle løse modstridende redigeringer senere. Der er endda en chatfunktion, du kan bruge til at tale med dine medforfattere.

For at se en liste over dokumenter, der er delt med dig, kan du klikke på Delt med mig-kategorien i Google Drev.

Office Online

Microsofts Office Online var tidligere kendt som Office Web Apps. Det er en helt gratis, webbaseret version af Microsoft Office, du har adgang til i din browser. Fordi det er en webapp, er det ikke det fulde Microsoft Office og er mere begrænset. Du kan gøre noget samarbejde med desktopversionerne af Microsoft Office, men det er ikke lige så modent en samarbejdsløsning som Google Docs tilbyder. For eksempel kan kun én person arbejde på samme afsnit ad gangen, når de samarbejder i Office 2013.

Office Online er tilgængelig på Office.com. Det kræver en Microsoft-konto, og det gemmer dine dokumenter til Microsofts OneDrive (tidligere kendt som SkyDrive) filopbevaringstjeneste.

For at komme i gang kan du besøge Office Online-webstedet og åbne din app efter eget valg - eller besøge OneDrive-webstedet og åbne et eksisterende dokument. Når et dokument er åbent, skal du klikke på knappen Share øverst på siden. Du kan også klikke på FILE-menuen på båndet, klikke på Del og vælge Del med personer.

Indtast de e-mailadresser, du vil dele med, og vælg de tilladelser, du vil give. Du kan vælge, om personer, du deler dokumentet med, kan redigere dokumentet, og om de skal bruge en Microsoft-konto til at gøre det.

De personer, du deler dokumentet med, modtager email-invitationer med et link til dit dokument. De kan åbne dokumentet, klikke på knappen Rediger og vælge Rediger i Word Online for at arbejde på det. Du kan administrere listen over personer, der har tilladelse til at få vist eller redigere dokumentet i delepanelet.

Der findes en række andre måder at arbejde på de samme dokumenter i realtid via internettet, men det er nok bedre at holde fast i disse samarbejdsfunktioner. Google Docs og Office Online gør begge det enkle, og der er også mulighed for at bruge kontante apps til at arbejde sammen med.