Sådan samarbejder du om dokumenter i realtid i Office 2016
Microsoft Office 2016 har forbedret deres samarbejdsfunktioner, så flere forfattere kan arbejde på et dokument i realtid. Du kan dele et dokument i OneDrive og se, hvem der arbejder på det, og endda få et link til at sende andre for nem adgang til dokumentet..
Vi bruger Word i denne artikel til at illustrere, hvordan vi samarbejder om dokumenter; Denne real-time samarbejde funktion er dog også tilgængelig i Excel og PowerPoint.
For at begynde skal du åbne det dokument, du vil dele, og klikke på knappen "Del" på linjestangen i øverste højre hjørne af Word-vinduet.
BEMÆRK: Før du opsætter dit dokument for at dele, skal du sørge for, at du har en delt mappe på din OneDrive-konto. Eller du kan som standard bruge den "offentlige" mappe, der findes på din konto.
"Del" ruden vises. For at gemme dokumentet i den mappe, du delte i din OneDrive-konto, skal du klikke på "Gem i skyer".
På skærmen "Gem som" backstage skal du vælge den delte placering, som du vil gemme dit dokument på, eller klikke på knappen "Gennemse" for at vælge en placering i din OneDrive-konto, ikke i den seneste liste.
Om nødvendigt skal du navigere til den delte mappe i dialogboksen "Gem som". Hvis du vil ændre navnet på filen, skal du indtaste et nyt navn i redigeringsfeltet "Filnavn". Klik på "Gem".
Du vender tilbage til dokumentet, og "Del" ruden forbinder og giver dig mulighed for at invitere folk til enten at se eller redigere filen eller bare se den. For at invitere nogen til at samarbejde på dokumentet, skal du indtaste brugerens e-mailadresse i "Inviter folk" redigeringsfeltet. Vælg om de kan "Rediger" eller "Kan se" fra rullelisten. Hvis du vil sende en brugerdefineret besked, skal du indtaste den i feltet "Inkluder en besked". For at dele dokumentet skal du klikke på "Del".
Brugeren er tilføjet til listen over personer, som du har delt dokumentet med.
Du kan også angive, om "Altid" eller "Aldrig" deler ændringer automatisk eller bliver spurgt ("Spørg mig") hver gang en ændring foretages ved at vælge en indstilling fra rullemenuen "Automatisk deling af ændringer".
Brugeren, som du delte dokumentet med, modtager en e-mail svarende til følgende billede. De klikker på "View in OneDrive" for at få adgang til dokumentet.
BEMÆRK: Du kan nemt få et link til det delte dokument, så du kan e-maile det til brugere ved at klikke på "Få et delingslink" nederst i "Del" -ruden.
To knapper vises i "Del" ruden. Hvis du vil sende et link, der giver en bruger mulighed for at se og redigere dokumentet, skal du klikke på knappen "Opret en redigeringslink". For at sende et link, der kun tillader en bruger at se dokumentet, og ikke redigere det, skal du klikke på knappen "Opret en visning kun link".
"Rediger link" boksen viser URL'en for at få adgang til dokumentet med de relevante tilladelser. Klik på knappen "Kopier" til højre for feltet for at kopiere URL'en, så du kan dele linket i e-mail, for eksempel.
Når du klikker på linket, brugeren modtager i e-mail, åbnes dokumentet i onlineversionen af den relevante Office 2016-app.
Når brugeren begynder at redigere dokumentet, viser en popup, der fortæller dig, at en "gæst redigerer dette dokument".
Ændringer foretaget af den anden person vises som fremhævet tekst i dit eksempel på dokumentet.
Hvis du tillod en bruger at redigere et dokument og derefter skifte mening, kan du nemt ændre tilladelser for den pågældende bruger. Højreklik på brugerens navn i listen og vælg "Skift tilladelse til: Kan se". Du kan også gå den anden vej, hvilket giver en bruger tilladelse til at redigere dokumentet, når de kun har tilladt dem at se det.
Hvis du er færdig med at dele dokumentet med en bruger, kan du stoppe med at lade brugeren se eller redigere dokumentet. Højreklik på brugerens navn på listen og vælg "Fjern bruger" fra pop op-menuen.
For at lukke panelet "Del" skal du klikke på "X" i øverste højre hjørne af ruden.
Uanset om du arbejder på et stort eller lille projekt, er dette nye samarbejdsfunktion i Office 2016 med real-time redigering og cloud integration med OneDrive kraftig.
