Sådan gemmes e-mails (og andre elementer) som filer i Microsoft Outlook

Du kan gemme dine Outlook-e-mails, kontakter og aftaler som individuelle filer. Ved at gemme disse genstande kan du få adgang til dem hurtigere og nemt senere. Det er en bekvem måde at sikkerhedskopiere eller dele bestemte meddelelser, eller bare gøre dem let tilgængelige.

Sådan gemmer du en mailbesked som en fil

Lad os først se på, hvordan du gemmer beskeder som filer i Outlook. Dette kan være nyttigt, hvis du vil have en sikkerhedskopi af e-mailen på din computer (eller til at kopiere til en anden computer), eller hvis du vil bruge beskeden som en skabelon til fremtidige meddelelser senere.

Start med at åbne den besked, du vil gemme. I email-vinduet skal du klikke på "Fil" -menuen på båndet.

Vælg kommandoen "Gem som".

I menuen "Gem som" skal du navigere til det sted, du vil gemme filen, og derefter skrive et navn på filen. Som standard navngiver Outlook det med emnelinjen i meddelelsen, men du kan ændre det til det, du vil have.

Du kan også gemme en besked som forskellige typer filer ved hjælp af rullemenuen "Gem som type". Standardindstillingen er Outlook-meddelelsesformat. Hvis du vælger det, kan du bare dobbeltklikke på filen for at åbne den igen i Outlook. Men der er også et par andre muligheder, du kan vælge imellem:

Kun tekst: Når du gemmer din besked som en tekst-fil, gemmer du bare ordene, ikke nogen formatering eller billeder.
Outlook-skabelon: Hvis du gemmer din besked som en Outlook-skabelon, betyder det, at du kan anvende formateringen til fremtidige e-mails. Når du åbner filen, opretter Outlook en ny besked med indholdet af filen, som du derefter kan adressere og sende undervejs.
HTML: Hvis du gemmer din besked som et HTML-dokument, betyder det, at du gemmer din e-mail for at blive vist på en webside. Du kan åbne meddelelsen i enhver webbrowser.
MHT: En MHT-fil er en webside arkivfil. Ligesom en HTML-fil, er den designet til at blive vist i en webbrowser. I modsætning til en MHT-fil gemmer en HTML-fil al tekst, kode, billeder og andre medier i en enkelt fil.

Når du er færdig, klik på "Gem" knappen.

Og din besked er nu gemt som en fil.

Sådan gemmes en email besked som en PDF

Du kan også gemme din e-mail som PDF ved hjælp af Microsofts indbyggede PDF-printer. Lagring som PDF er en fantastisk måde at gemme en sikkerhedskopi af en besked, som du kan læse med al den korrekte formatering.

I meddelelsesvinduet skal du klikke på menuen "Fil" på båndet.

Klik på kommandoen "Udskriv".

Klik på rullemenuen "Printer", og vælg derefter "Microsoft Print to PDF".

Bemærk, at hvis du har en anden PDF-oprettende app installeret på din computer (eller hvis du bruger macOS), kan mulighederne her være forskellige. Hvis du f.eks. Har Adobe installeret, vil du sandsynligvis se en "Adobe PDF" -indstilling. Det vil fungere lige så godt.

Klik derefter på knappen "Udskriv".

I vinduet "Gem PDF som", der åbnes, skal du vælge, hvor du vil have din PDF gemt, skriv et filnavn og klik derefter på knappen "Gem".

Du har nu gemt din email som PDF.

Og bemærk, at siden du bare udskriver til en PDF-gengivelsesmaskine, fungerer det samme trick nøjagtig på samme måde for at gemme noget i Outlook (kontakter, aftaler osv.) Til PDF.

Sådan gemmes en kontakt som en fil

Du kan også gemme kontakter som filer ved hjælp af Outlook. Det virker næsten det samme som at gemme meddelelser, og det kan være nyttigt at sikkerhedskopiere enkelte kontakter eller flytte dem til en ny computer. Kontakter gemmes også som Vcard Files (CVF) -format, der bruges af mange andre apps, der arbejder med kontakter. Dette gør det også nemt at overføre en kontakt til en anden app, eller at sende en kontaktes oplysninger til en anden, så de kan importere den til det program, de bruger.

Klik på "File" på hovedbåndet i kontaktvinduet.

Klik på kommandoen "Gem som".

I vinduet "Gem som" skal du navigere til, hvor du vil have kontaktfilen gemt og ændre navnet, hvis du vil.

Ligesom med beskeder kan du vælge et par forskellige filformater her fra rullemenuen Gem som type:

Kun tekst: Når du gemmer din kontakt som en eneste tekstfil, gemmer du bare ordene, ikke nogen formatering eller billeder.
Rich Text Format: Hvis du gemmer din kontakt som en rich text-fil, betyder det, at du kan gemme flere forskellige formater, f.eks. Fed og italtics sammen med billeder i din fil. Dette format kan være nyttigt, hvis du har et billede med dit kontaktkort.
Outlook Message Format: Når du gemmer din kontakt i Outlook-meddelelsesformat, kan du åbne den i Outlook (selv på en anden computer), og det fungerer som enhver anden Outlook-kontakt. Men så vil det opføre sig på samme måde, hvis du gemmer det i standard VCF-format, så der er ikke stor fordel her.

Når du er færdig, klik på "Gem" knappen.

Du har nu gemt din kontakt som en fil.

Sådan gemmes en aftale (eller hele din kalender) som en fil

Og ligesom i andre Outlook-emner, kan du også gemme dine aftaler som filer. Selv om det ikke er lige så nyttigt at sikkerhedskopiere gemte kopier af individuelle aftaler, understøtter Outlook vCalendar-standarden, hvilket betyder at du kan gemme en aftale og sende den til en anden, og de kan derefter importere den til en anden understøttet app.

Åbn den aftale, du vil gemme. I udstillingsvinduet skal du klikke på menuen "Fil" på båndet.

Klik på kommandoen "Gem som".

Naviger til, hvor du vil gemme aftalefilen, og giv den et navn.

Ligesom med beskeder og kontakter kan du vælge et par forskellige filformater her fra rullemenuen Gem som type:

Kun tekst: Når du gemmer din aftale som en tekst-fil, gemmer du bare ordene, ikke nogen formatering eller billeder.
Outlook-skabelon: Hvis du gemmer din aftale som en Outlook-skabelon, betyder det, at du kan anvende formatering til fremtidige kalendere eller kalenderaftaler.
Outlook Message Format: Når du gemmer din aftale i Outlook-meddelelsesformatet, kan du åbne det igen i Outlook, selv på en anden computer.
HTML: Hvis du gemmer din besked som et HTML-dokument, betyder det at du gemmer din aftale for at blive vist på en webside.
MHT: En MHT-fil er en webside arkivfil. Ligesom en HTML-fil, er den designet til at blive vist i en webbrowser. I modsætning til en MHT-fil gemmer en HTML-fil al tekst, kode, billeder og andre medier i en enkelt fil.
iCalendar Format: iCalendar er en anden kalenderstandard, som lader dig overføre kalenderoplysninger til forskellige kalenderapps.

Vælg, om du vil gemme en enkelt aftale eller hele din kalender. Hvis du gemmer hele din kalender, gemmes alle dataene i din nuværende Outlook-kalender.

Når du er færdig, klik på "Gem" knappen.

Og du har nu sparet din aftale eller kalender.