Brug af skabeloner til at sikre almindelig layout og formatering

Microsoft Word er et godt værktøj til at arbejde på dokumenter i en teamindstilling. Der er mange funktioner, der understøtter nemt samarbejde, herunder skabeloner, ændring og revision sporing, kommentarer, begrænsning og beskyttelse af dokumenter og sammenligning og sammenlægning af dokumenter.

SCHOOL NAVIGATION

1. Brug af skabeloner til at sikre almindelig layout og formatering
2. At holde styr på ændringer foretaget til et dokument
3. Brug af kommentarer til at angive ændringer i et dokument
4. Begrænsning og beskyttelse af dokumenter og skabeloner
5. Versioning, sammenligning og kombination af dokumenter

Words samarbejdsværktøjer giver dig mulighed for at udføre ting, som selv for lidt som 20 år siden ville have krævet udskrivning af alt ud, afleveret det til en korrekturlæser eller korrekturlæsere, hvor de derefter ville markere alt i blæk og derefter returnere det til dig . Du vil derefter foretage dine ændringer, udskrive det igen og returnere det til en anden runde af anmeldelser. Dette er både tidskrævende og spildt.

Med Word kan du simpelthen fremsætte kommentarer og rettelser til dokumentet, mens du nemt kan spore enhver ændring, så alle sammen kan se, hvor den går, og hvordan den formår. Du behøver ikke udskrive eller aflevere det. Du kan simpelthen gemme dit arbejde til en delt mappe eller e-mail det, og du sparer mange værdifulde tid!

Formålet med denne serie er at introducere og gøre dig bekendt med samarbejdsfunktionerne i Microsoft Word 2013, selvom meget af det vi diskuterer bør være tilgængelige i tidligere versioner. Dette vil være nyttigt, om du simpelthen er en universitetsstuderende, der afgiver dit papir til en anden til korrekturlæsning eller redigering af en stor publikation, som vil passere gennem flere revisioner og korrekturlæsere.

Skabeloner og dokumenter

Når man samarbejder i en teamindstilling, er det et must at have alle konsekvente formater. Du kan nemt opnå dette ved hjælp af skabeloner.

Du kan for eksempel definere alle stilarter og formatering i en skabelon, vedhæfte skabelonen til dokumentet og distribuere skabelonen til alle, der arbejder på dokumentet. En skabelon er i grunden Words vejledning for, hvordan dit dokument og arbejdsmiljø skal vises.

Hvert dokument i Word er baseret på en skabelon. Når du opretter et nyt dokument i Word, vedhæftes en skabelon automatisk, selv når du opretter et nyt "Tomt dokument."

Det nye dokument baseret på skabelonen indeholder alle de stilarter og formatering, du har brug for. Det kan endda indeholde standardteksttekst, stilarter, overskrifter, footers, specielle værktøjslinjer og andre almindelige oplysninger, der er nødvendige for lignende dokumenter baseret på skabelonen. Du kan også vedhæfte en skabelon til et eksisterende dokument, hvis du har oprettet skabelonen, efter at du har startet arbejdet på dokumentet.

BEMÆRK: Når du vedhæfter en skabelon til et eksisterende dokument, anvendes ikke sideopsætningsoplysningerne, f.eks. Sideorientering og margener, til dokumentet. Dette skyldes, at sideopsætningsoplysningerne er forskellige for hvert afsnit af dit dokument, hvis du deler dit dokument i sektioner. Word ved ikke, hvilken sektion der skal bruge sideopsætningsoplysningerne.

Af denne grund anbefaler vi, at du planlægger dig, når du arbejder på et dokument i en samarbejdsindstilling, og opret en skabelon for det dokument, du kan søge på det nye dokument, inden du starter arbejdet med det.

Den normale skabelon og brugerdefinerede personlige skabeloner

Ordinstallationer med en normal skabelon, og flere skabeloner er tilgængelige på Office.com. Du kan også oprette så mange af dine egne personlige skabeloner som du vil. Hvis du ikke vælger en indbygget eller brugerdefineret skabelon, tildeler Word automatisk "normal.dotm" -skabelonen til dig dokument.

Der er to udvidelser, der bruges til skabelonfiler, DOTX og DOTM. DOTX bruges til skabeloner, der ikke bruger makroer, og DOTM bruges til skabeloner, der gør det.

Normal skabelonen er placeret i mappen "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates" sammen med skabeloner, du kan downloade fra Office.com. Se vores How-To Geek School's Guide til Word 2013 Formatering for mere information.

BEMÆRK: I hele denne serie kan du undre dig over, hvorfor billederne viser fanerne i Word i store og små bogstaver (eller titel tilfælde) snarere end alle aktiverede som det kunne være på din egen computer. Der er et trick for at ændre kapitaliseringen på fanerne, som vi forklarer i vores artikel, Sådan ændres kapitalisering af Office 2013's Ribbon Bar.

Skift placering af de personlige skabeloner

Brugerdefinerede personlige skabeloner gemmes på en anden placering fra Normal-skabelonen og skabeloner, der er hentet fra Office.com. Word gemmer personlige skabeloner i "C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates" som standard.

Denne placering kan dog ændres. For at gøre det skal du klikke på fanen "File".

Klik på "Valg" i listen over emner på venstre side af skærmen "Info".

Klik på "Avanceret" i listen over elementer til venstre i dialogboksen "Ordvalg".

Klik på "File Locations" i afsnittet "Generelt".

Vælg "Brugerskabeloner" i listen over filtyper og steder i dialogboksen "Fillokationer", og klik på "Rediger".

I dialogboksen "Rediger placering" skal du navigere til den mappe, hvor du vil gemme dine personlige skabeloner, vælge den og klikke på "OK".

Den nye sti vises i dialogboksen "File Locations". Klik på "OK".

Klik på "OK" for at lukke dialogboksen "Word Options".

Du skal også angive standardplaceringen for personlige skabeloner, så du har adgang til dine personlige skabeloner på skærmen "Ny", når du opretter et nyt dokument. For at gøre dette skal du klikke på fanen "File" og vælge "Options." Denne gang skal du klikke på "Save" i listen til venstre i dialogboksen "Indstillinger"..

I afsnittet "Gem dokumenter" skal du indtaste den samme sti, du har angivet i dialogboksen "Fillokationer" tidligere i "Standard personlige skabelonplacering", og klik på "OK".