Sådan oprettes formularer i Word

Nogle gange kan du oprette et brev, som du vil sende til mange forskellige mennesker, men du vil gerne have visse dele af det individualiseret for hver adressat: dele som hilsen, navn, adresse osv. I Word parlance, det betyder at du skal oprette et formularbrev, hvilket er meget nemt at gøre.

Før du begynder med formularer, skal du sørge for, at du allerede har en database med alle de felter, du gerne vil medtage. En database kan være så enkel som et Excel-regneark med kolonner til fornavn, efternavn, adresse osv.

Word kan importere data fra Excel, Access og tekstdokumenter. Hvis du ikke allerede har en databaseopsætning, kan du altid oprette den inden for Word, som jeg vil vise dig, hvordan du gør.

Opret formularbreve i Word

Til at begynde med skal du oprette et dokument, der har standardteksten i det som eksemplet Julebrev nedenstående:

Bemærk, hvordan det ikke har nogen hilsen, adresse osv., Fordi de alle vil blive tilføjet senere som felter i vores formular brev. Det første du skal gøre er at klikke på Vælg modtagere på den forsendelser fane:

Her tilføjer du de personer, der modtager brevet, eller importerer en liste fra en databasefil.

Du kan klikke på Skriv ny liste hvis du vil oprette listen inde i Word selv. For at importere, klik på Brug eksisterende liste. I dette eksempel skriver vi kun listen.

Bemærk! Når du går til at gemme listen over modtagere, vil Word bede dig om en placering på harddisken for at gemme den datafil, der oprettes.

Når du gemmer listen over modtagere, vil du bemærke, at mange ikoner, der er på forsendelser bånd er klikbart nu.

For at begynde at tilføje felter til dit formular brev, skal du klikke på et punkt i dit dokument for at angive, hvor du vil have feltet placeret, og klik derefter på Adresseblok.

Dette vil bringe op Indsæt adresseblok dialogen.

Klik Okay at gå med standardformatet, og du skal få noget, der ser sådan ud:

Tilføj derefter en Gå ind efter Adresseblok at flytte din tekst ned en linje, og klik derefter på Hilsen linje ikon:

Dette vil bringe op Indsæt Hilsen dialogen.

Lad os igen gå med standardformatet og bare klikke på Okay knap.

Fremhæv derefter, hvor det står, højreklik med musen, vælg Afsnit og tjek derefter afkrydsningsfeltet ud for Tilføj ikke mellemrum mellem stykker af samme stil.

Dette vil gøre adresseblokken hængende sammen korrekt i stedet for at have en tom linje mellem hver del af den.

Derefter skal du klikke på Forhåndsvis resultater ikon placeret på fanen Mailings i båndet.

I stedet for adresseblokfeltindikatoren skal du nu se det faktiske indhold, der er angivet i Word-dokumentet.

Når du er færdig med at forhåndsvise, skal du klikke på Forhåndsvis resultater ikon for at slukke for forhåndsvisning. Dernæst for at se, hvordan du tilføjer andre felter, skal du klikke lige forbi det i dit dokument for at gøre det til din nuværende position og derefter klikke på Indsæt flettefelt ikon.

Du skulle få noget som dette:

Vælge land eller region, klik derefter på Indsæt knap.

Prøv at klikke på Forhåndsvis resultater ikon igen for at se, hvordan det ser ud. Her er mit eksempel nedenfor:

Nu, hvor formularbrevet er konfigureret korrekt, kan du gøre mere avancerede ting som opsætning af regler. Regler vil give dig mulighed for at vise nogle tekst til bestemte modtagere og skjule det for andre. For at komme i gang skal du klikke på Regler knap.

Du får vist en rullemenu med flere muligheder som Ask, Fill-in osv.

For vores eksempel, lad os vælge Hvis ... Så ... Else, som vil bringe os til følgende dialog:

Skift Feltnavn: til Land eller region, og skriv USA ind i Sammenligne med: Mark. Dernæst tilføj tekst til de felter, hvor den står Indsæt denne tekst og Ellers indsæt denne tekst.

I dette eksempel, hvis modtageren bor i USA, får de teksten glædelig jul indsat i deres brev, mens alle andre vil få beskeden Julehilsner.

Sådan ser det ud, når du klikker på Okay knappen og derefter den Forhåndsvis resultater knap.

Dernæst noter du Forhåndsvis resultater afsnit:

Her kan du klikke på pileknapperne (hvornår Forhåndsvis resultater er tændt) til venstre og højre for nummeret for at rulle gennem alle de breve, der vil blive sendt ud. På denne måde kan du sikre dig, at alle dine breve vil se lige ud, før du udskriver eller sender email.

Bemærk: Matchvalgsmenuvalg under Regler er til matchende feltnavne i en database med overskriftsnavne i din modtagerliste.

For at gøre det lettere at se, hvor du har indsat felter i dit dokument, skal du bruge Fremhæv Flette felter knap.

Det er et skifte, du kan tænde og slukke efter eget valg. Endelig, når du er tilfreds med dit brev, skal du klikke på Afslut og flette ikon:

Du skal få denne dropdown-menu med tre muligheder.

Vælge Rediger individuelle dokumenter for at få Word til at fusionere alle dine breve sammen i et stort dokument, som du kan se over, før du udskriver eller sender som e-mail.

Som du kan se, er oprettelse af formularbreve med Word ikke længere den opgave, det engang var, og du kan oprette og sende dokumenter hurtigt og nemt. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kommentere. god fornøjelse!