Begyndervejledning til opsætning af e-mail med Zohomail

Hvis du driver en lille eller mellemstore virksomhed, en e-mail-service med brugerdefineret domæne kan være ret nyttigt i strømlining af koordinering med dit team. Der var en tid, hvor du kunne få gratis e-mail-tjeneste fra Google Apps eller live.com med brugerdefineret domæne. Imidlertid, abonnere på betalte versioner af disse e-mail-tjenester kan være for dyrt.

Heldigvis er der stadig en udbyder, der tilbyder gratis e-mail-tjeneste med brugerdefineret domæne, og en række nyttige funktioner, dvs. Zoho Mail. I denne artikel skal vi guide dig gennem forskellige aspekter af Zoho Mail og hvordan man indarbejder dem. Så lad os tage et kig på følgende.

Hvorfor bruge en cloud email-udbyder

Du kan måske undre sig over, hvorfor du skal bruge en anden e-mail-tjeneste, mens din web hosting giver også e-mail service. Der er flere grunde til, at du skal bruge e-mail-udbyderen, især cloud / SaaS service, ligesom Zoho Mail i stedet for den, som din web hosting giver.

Bedre pålidelighed og tilgængelighed. Cloud email-udbydere bruges af mange organisationer og er mere pålidelig end e-mail-server som din web hosting giver
Mere indbakkeplads pr. Bruger. Hvis du bruger e-mail-tjeneste fra din webhosting provider, skal du Indbakken vil kun være en del af den samlede diskplads som de giver. Hvis du har 10 GB diskplads på serveren, og du allerede bruger 5 GB til dit websted, database og indhold, så kan du kun bruge 5 GB plads til hele firmaet. Med Zohomail kan du give 5 GB indbakkeplads til hver bruger.
Samarbejdsprogrammer. Det er ikke kun e-mail, du kan også bruge Zoho Docs og CRM og mange Zoho apps til samarbejde inden for din virksomhed.
Yderligere brugere gennem henvisninger. Som standard kan du få 10 brugerkonti i Zoho Mail, men hvis nogen registrerer sig til Zoho Mail fra din henvendelse, kan du få op til 15 ekstra konti for 3 henvisninger.

Registrering af Zoho Mail

Åbn Zoho Mail, og klik på Gå i gang nu
Vælge Tilmelde på den gratis pakke med Zoho Mail
Indtast dit domænenavn og klik Tilføj domæne. Hvis du ikke har et domæne endnu, kan du også Køb domæne via Zoho Mail.
Indtast dine detaljer på denne side. Dit Zoho Mail ID bliver din administrator konto. Når du har udfyldt denne formular, skal du klikke på Tilmelde
Din Zoho Mail-konto er næsten klar. Nu er det tid til at verificere domæneejerskab. Klik på Fortsæt med at bekræfte domæneejerskab
Zoho Mail vil give værtsnavn, som du skal Opret som alias af zmverify.zoho.com
Nedenfor er en prøve af alias / CNAME-oprettelse på Namecheap DNS-panel.
Når du har oprettet alias / CNAME på dit DNS-panel, kan du klikke på Verificere, og Fortsæt

Opsætning af Zoho Mail

Efter Registrering af Zoho Mail-konto for dit domæne og verificere domæne ejerskab, nu er det tid til at konfigurere din konto.

Opret din første konto under dit domænenavn. Dette er også din administrator for din konto.
Du kan Tilføj brugere i dette trin hvis du allerede har brugere.
Grupper er nyttigt til generisk adresse som [email protected] eller [email protected], vil dette sikre sig, at e-mail, som udsigter eller kunder sender læses altid af nogen i dit team. Du kan oprette grupper på denne side, men i denne artikel vil jeg springe over dette trin.
Mail Exchange Record eller MX Record er en DNS-værdi, der informerer mailservere hvem har ansvaret for at håndtere din e-mail. På denne side vil du se den MX-post, du skal oprette til dit domæne. Det værtsnavn skal være @ hvilket betyder dindomæne.com og ikke dit underdomæne. Du kan muligvis ikke ændre prioriteten til 10 og 20. Det er ok at bruge et andet nummer, som 1 og 5 eller 5 og 10, så længe de Prioritetsnummer for mx.zoho.com er mindre end mx2.zoho.com
Nedenfor er en prøve af MX-indgang på Namecheap DNS-panel
Du kan migrere din e-mail fra din webhosting provider til Zoho Mail. Du kan bruge POP eller IMAP til at migrere e-mails fra din gamle mailserver til Zohomail. Som foreslået af Zoho Mail Det er bedre at migrere e-mailen efter at have ændret MX-poster.
På denne side kan du se links til vejledninger til konfiguration af postklienter. Hvis du foretrækker at bruge en stationær mailklient, kan du følge vejledningen til din mailklient.
Gennem denne side, Du kan opsætte adgang fra din mobilenhed. I denne artikel overskrider vi dog dette trin.
For det sidste trin kan du klikke Fortsæt med adgang Zoho Mail

SPF-rekordkonfiguration

Sender Policy Framework eller SPF er en DNS tekst record forbundet med domæne for at identificere serverne, der er tilladt at sende e-mails til det pågældende domæne. Modtageren bruger SPF record til Kontroller, at det er en tilladt server, der sender e-mails til dem.

For Zoho Mail kan du oprette en ny TXT-post til dit domæne med nedenstående post:

v = spf1 mx inkluderer: zoho.com ~ alle

Nedenfor er et screenshot af TXT record for SPF record.

DKIM konfiguration

DomainKeys Identified Mail (DKIM) er et e-mail valideringssystem, der var designet til at forhindre spoofing. Modtageren vil kontrollere for DNS-indgang, der indeholder den offentlige nøgle. Ved hjælp af denne offentlige nøgle kan modtageren verificere, at meddelelsen, herunder vedhæftet fil, ikke ændres under transport. Vi kan bruge DKIM på Zoho Mail, og i det følgende vil vi vise dig, hvordan man udfører opsætningen.

Fra din mail dashboard kan du vælge Kontrolpanel > Mail & Docs.
Vælge Org Indstillinger under Mail administration, og vælg derefter DomainKeys Tab.
Input TXT-recordnavn, bruger et unikt navn til at identificere Zoho Mail, som zoho eller zohomail (jeg bruger zohomail her). Klik Generer ny post til generer ny TXT værdi.
Med en ny TXT-værdi oprettet, kan du nu oprette ny DNS record med type TXT record.
Nedenfor er en prøve af DNS-post på Namecheap DNS-panel.
Efter oprettelse af nye DNS-poster kan du klikke på Start godkendelse knap. Når godkendelsen er vellykket, ændres knappen til Stop godkendelse

Adgang til Zoho Mail ved hjælp af brugerdefineret URL

Du kan få adgang til Zoho Mail fra https://www.zoho.com/mail/login.html eller du kan bare åbne Zohomail.com og klikke på Log ind øverst til højre på siden. For at gøre det nemmere for dine brugere at få adgang til Zoho Mail web, kan du Opret brugerdefineret URL til login-siden, f.eks .: mail.domain.com eller webmail.domain.com i stedet for den lange URL ovenfor.

Hvad du har brug for er at oprette en alias eller CNAME for din tilpassede webadresse til business.zoho.com. Nedenfor er et skærmbillede af CNAME-oprettelse på Namecheap-domæneadministration.

Indstilling af to faktorautentificering

For at forbedre sikkerheden for din e-mail-konto kan du ansætte Two Factor Authentication eller TFA, til Har en ekstra sikkerhedsmetode ved siden af adgangskoden. Selvom nogen kender dit kodeord, kan de ikke logge ind på din konto så længe de ikke har adgang til TFA-enheden.

Følgende er en forklaring på hvordan konfigurere TFA til din Zoho Mail konto.

Klik på din avatar øverst til højre, og vælg Min konto
Klik Opsæt for at beskytte nu
Vælge Google Autentificering, klik Næste
Du kan scanne QR kode præsenteret af Zoho Mail med hjælp fra Google Autentificering. Den er tilgængelig til Android på Google PlayStore, til iOS-enheden på iTunes såvel som til Blackberry. Du har måske også brug for en stregkodescanner. For Android bruger jeg den ene foreslået af Google Authenticator Stregkodescanner af ZXing Team
Her vil du også blive vist hvordan man opretter MFA-enhed ved hjælp af Android-smartphone. Åbn Stregkodescanner så vi kan scanne QR-kode, som Zoho Mail har leveret.
jeg har to autentificerings apps på min telefon så jeg får denne skærm til at vælge imellem Google Authenticator og Duo Mobile. Til dette vælger jeg Google Authenticator.
Du modtager bekræftelsen for at gemme nøglen til din konto. Tryk på OK
hvis du lige begyndt at bruge Google Authenticator, det vil kun vise en konto. Da jeg har flere konti ved hjælp af denne software, bliver det det sidste en af listen. Nummeret vist her er verifikationskode, som du skal indtaste i næste trin. Indtast verifikationskoden og klik Verificere. Hvis du bruger din egen computer, kan du også klikke på Tillid til browsere så du bliver ikke spurgt igen for TFA. , og klik derefter på Verificere
Indtast din nuværende adgangskode, og klik Tænde for
TFA setup er næsten komplet. Nu skal vi bekræft telefonnummeret. Dette trin er dog valgfrit.
Indtast dit telefonnummer, og klik Send kode. Zoho Mail vil sende dig en SMS med bekræftelseskoden.
Indtast verifikationskoden, som Zoho Mail har sendt, og klik på Verificere
Du vil have Backup verifikationskoder.
Du kan gem disse koder som tekst eller få dem trykt. Du kan Brug disse sikkerhedskoder som godkendelser, hvis du mister din telefon.
Hvis du bruger Two Factor Authentication, skal du oprette applikationsspecifikke adgangskoder til hver applikation at du bruger til at få adgang til Zoho Mail, herunder din desktop mail-klient. For at gøre sp, klik på Blive ved på dette trin.
Konfiguration af to faktor godkendelse er færdig. Du kan klikke Vis mine præferencer at gå til din præferenceside.
På indstillinger side kan du se din Backup Verification Codes, sætte op Applikationsspecifikke adgangskoder, såvel som din nuværende Trusted Browser.

Indstilling af applikationsspecifikke adgangskoder

Som jeg nævnte tidligere, hvis du bruger TFA på din konto, skal du generer applikationsspecifikke adgangskoder til hver applikation, du bruger til at få adgang til Zoho Mail. I de følgende trin lærer vi, hvordan du udfører det.

Klik Administrer applikationsspecifikke adgangskoder
Indtast navnet på dette applikationsspecifikke adgangskoder og også din nuværende adgangskode
En ny applikationsspecifik kodeord bliver genereret af Zoho Mail. Du kan kun se dette en gang, så sørg for dig gem adgangskoden.
På højre bund kan du klikke Vis genereret adgangskode link. Du kan se listen over programspecifikke adgangskoder herfra og også fjerne adgangskoden, hvis det er nødvendigt.

Administrer betroede browsere

Fra accounts.zoho.com, vælg Sikkerhed, Vælg To faktor godkendelse og klik Administrer betroede browsere
På denne side kan du se en liste over browsere, som du stoler på. Her kan du kun fjerne en bestemt browser.

Afprøvning af email afsendelse

Når du er færdig med alle de foregående trin, Din Zoho Mail-konto er klar til brug. Nu kan du test din nye Zoho Mail-konto ved at sende en test-email. I det følgende eksempel har du sendt en prøve e-mail til min gmail-konto. E-mailen var med succes modtaget af min gmail-konto.

Lad os nu Se vores SPF- og DKIM-indstillinger. Klik på den nederste trekant ved siden af svarknappen ved at vælge Vis originalen.

Du kan se her, at Google har vist din SPF og DKIM konfiguration.

Konklusion

I denne informative artikel har jeg forsøgt at vise dig, hvordan man skal registrer ny Zoho Mail, opsæt Zohomail MX, SPF og DKIM, opret brugerdefineret URL for at få adgang til Zoho Mail, konfigurere Two Factor Authentication, samt test email afsendelse fra Zoho Mail.

Nu kan du sætte din e-mail-adresse med dit eget domæne trygt og kommunikere problemfrit med dine kunder eller hold.

Redaktørens note: Dette indlæg er skrevet af Muhammad Panji til Hongkiat.com. Muhammad er en systemingeniør med speciale i Linux, Virtualisering og Cloud Computing. Han spiller med ny teknologi i sin fritid og vedligeholder en blog om teknologi på indonesisk sprog. Du kan finde ham på Twitter.