Sådan bruges Mailbox Cleanup til at rense dine Outlook Mapper af affald

Mailbox Cleanup i Outlook er et sæt værktøjer, der er designet til at slippe af med affald fra din postkasse. Du kan bruge den til at gennemse størrelsen på din postkasse, rengøre elementer automatisk efter størrelse og dato og udføre et par andre funktioner. Lad os gå igennem dem og kigge.

Først skal du åbne værktøjet. Gå til File> Tools og klik på Mailbox Cleanup.

Der er nogle værktøjer til rådighed, og vi starter med at se på mængden af data i din postkasse.

Gennemgå størrelsen af din postkasse

Din Outlook-postkasse består af mapper - Indbakke, Sendte elementer, Arkiv og så videre - og ved at kende størrelsen på mapperne hjælper du med at se, hvor alle dine e-mails er. For at finde ud af, klik på "Se postkasseformat."

Dette åbner vinduet Mappestørrelse, som viser størrelsen af hver mappe. Som standard åbnes den i fanen Lokale data. Lokale data er de data, der er gemt på din computer i dine .pst and.ost-filer.

Kolonnerne viser mappens navn, størrelse og total størrelse (som er størrelsen inklusive undermapper). Den bedste del af denne opfattelse er, at den viser dig mapper, du normalt ikke overvejer, som kalenderen. Hvis du har flere års ansættelses- og mødeforespørgsler, kan du nemt få et anstændigt stykke kilobytes i kalenderen, som du kan rydde op ved at slette gamle arrangementer.

Hvis du vil se størrelsen på mapperne på mailserveren, skal du klikke på fanen "Serverdata". Første gang du åbner denne fane, kan det tage lidt tid for de data, der skal udfyldes. Dette skyldes, at Outlook er i kontakt med Exchange-serveren og beder om dataene på dine filer (som beregnes i flyve) og derefter downloader og viser resultaterne.

Hver gang du åbner denne fane, vil datahentningen blive meget hurtigere, da Exchange kun skal udføre en forskelanalyse, og de fleste mapper ændrer ikke størrelsen så meget. Når fanen er indlæst, kan du se mappestørrelserne på Exchange-serveren. Dette kan ikke være det samme som størrelsen på fanen Lokale data, fordi Outlook ikke nødvendigvis overfører alle meddelelser til din computer.

For eksempel er fanen Total størrelse på arkivet 116805 kb i fanen Lokal data, men i fanen Serverdata er den samlede størrelse 363399 kb-en forskel på 246594 kb (265 MB). Det er meget mail, der ikke er synligt i de lokale data. Hvad sker der?

Som standard holder Outlook kun en vis mængde af mail på din lokale klient for at sikre, at din email ikke tager for meget plads. På computere med en harddisk større end 64 GB (som de fleste af dem i dag), vil Outlook kun holde e-mails fra det sidste år på din computer. Ældre mails gemmes på e-mail-serveren, og du kan få adgang til dem. Du kan downloade de ældre mails og ændre denne standard, hvis du vil. Husk på, at du kan ændre standard, så den downloades mindre mail, så hvis du kæmper for plads, kan du ændre standard fra 1 år til 6 måneder (eller mindre).

(Bemærk: Dette påvirker kun konti, der bruger en Microsoft Exchange-server, såsom Hotmail, live.com, O365 og nogle firmakonti. Hvis du bruger Outlook til at downloade mail fra andre udbydere som Google eller Yahoo, ignoreres denne indstilling, og alle mail er downloadet.)

Nu hvor du ved, hvor meget data dine mapper indeholder, kan du prioritere, hvilke som du rydder op.

Søger efter gammel eller stor mail

Hvis du har mail i mange forskellige mapper, kan du søge på tværs af hele din postkasse for ældre eller større mails.

Dette er meget nyttigt, hvis du vil finde mails med store vedhæftede filer, som du enten kan slette eller flytte fra Outlook til en harddisk eller en cloud service. Hvis du f.eks. Vil finde alle mails over 5 MB, kan du ændre feltet "Find varer større end" til 5000 kb og derefter klikke på "Find" -knappen.

Standard Outlook-søgepanelet kommer tilbage med en liste over mails, der er mindst 5 MB.

Disse resultater returnerer kun e-mails, men du kan ændre feltet "Look" til en bestemt type fil, hvis du vil kaste et bredere net.

Fra søgeresultaterne kan du åbne hver enkelt e-mail og slette dem eller fjerne vedhæftede filer. Glem ikke at gemme vedhæftningerne, før du sletter eller fjerner dem, hvis du skal gemme dem.

Skydning af en AutoArchive

Du kan indstille autoarchive parametre for hver enkelt mappe i Outlook, noget vi tidligere har dækket som en del af et bredere blik på at holde Outlook kørende problemfrit. Hvis du har oprettet autoarkive regler, kan du sparke dem i Mailbox Cleanup ved at klikke på "AutoArchive" knappen.

Denne proces svinger gennem alle mapperne i Outlook og anvender automatiske arkivregler, du har oprettet. Hvis du ikke har angivet noget, kan du være bekymret for at ramme denne knap ved et uheld, men du skal ikke bekymre dig. Standard autoarchive regel er at gøre ingenting.

Se og tøm de slettede elementer

Hvis du vil "blød slette" din mail ved at flytte dem til mappen Deleted Items, og du sjældent tømmer den, er denne mulighed for dig.

Bemærk: Nogle mennesker kan lide at bruge deres Deleted Items-mappe som en slags arkiv, kaste ting derinde og aldrig tømme mappen. Dette er ikke en god ide, fordi der er mange måder, du kan tømme mappen Deleted Items for nemt. I stedet skal du oprette et arkiv, hvis du skal holde en besked!

Klik på "Se udskrevne poster" for at se, hvor meget plads, dine slettede elementer tager op, og tag derefter dyb indånding og klik på "Tøm".

Dette vil slette alle elementer fra mappen Deleted Items. Hvis det skræmmer dig, skal du med alle midler tage et øjeblik til at flytte vigtige mails til dit arkiv først, men du skal virkelig tømme dine slettede emner regelmæssigt og ikke brug det som et arkiv.

Se og Slet Konflikt Mails

Den endelige mulighed i Mailbox Cleanup er at slette konfliktmeddelelser. Disse er e-mails, som Outlook synes at være i konflikt med en eksisterende email, fordi de har de samme headeroplysninger. Normalt skyldes dette midlertidige synkroniseringsproblemer med Exchange-serveren, og du bør kunne slette disse e-mails uden problemer. For at se, om du har nogle e-mails i Konfliktmappen, skal du klikke på knappen "Vis konfliktstørrelse" for at se en filtreret version af vinduet Mappestørrelser.

Hvis der er e-mails der, skal du lukke vinduet Mappestørrelse og derefter klikke på "Slet" -knappen i vinduet Postkasseoprydning.