Sådan finder du og erstatter formatering i Microsoft Word
Microsoft Words Find og Udskift-funktion er ikke kun for at erstatte tekst. Du kan også bruge Find og erstat for at finde specifikke formater i hele dokumentet og endda erstatte formateringen med noget andet.
Hvornår finder du og erstatter formatering Nyttig?
Der er mange måder at bruge Find og erstat til formatering, men hvornår skal du overveje at bruge Find og erstat i stedet for at anvende manuelle formateringsændringer eller ved at bruge andre muligheder som Format Maleren?
Nogle gange giver det mening at anvende formateringsændringer manuelt. Hvis du f.eks. Skal ændre farven på al tekst eller fjerne alle forekomster af fed tekst i dit dokument, kan du gøre dette ved at vælge alle (Ctrl + A) og derefter anvende den ønskede ændring. Hvis du har brug for at kontrollere, hvad der bliver ændret, og hvad der ikke mere præcist, kan du være bedre at gå gennem dit dokument og gøre disse ændringer for hånden.
Men der er tidspunkter, hvor Find og erstat kan hjælpe dig med at spare tid ved at anvende formateringsændringer hurtigere og lettere end manuel formatering. Du kan bruge Find og erstat for at søge efter og ændre både karakter og afsnit formatering.
Her er et par eksempler, hvor det kan være nyttigt:
- Du har brugt en type tegnformatering i hele dit dokument og vil ændre det til en anden formatering. For eksempel, siger du brugte kursiv til vægt, og nu vil du fjerne den formatering.
- Du har et bestemt ord eller en sætning, som du vil anvende (eller ændre) karakterformatering. For eksempel, siger du gentage sætningen "Lille Rødhætte" i hele dit dokument, og du har nu besluttet, at du vil have den sætning til at bruge en anden skrifttype og rød tekst.
- Du har brugt en bestemt afsnitformatering (justering, indrykning, mellemrum osv.), Og du vil ændre det. For eksempel, siger du sætte specifikke afsnit, der skal justeres til venstre og have et bestemt indrykning, og nu vil du fjerne indrykket og centrere justere de afsnit.
Nu ja, med lidt fremsyn, kunne du have opsat tegn og stykkeformater og derefter anvende dem strenge i hele dit dokument. Det ville gøre nogle af disse ting mere håndterbare. Men når fremsynet vender tilbage, kan Find og Replace hjælpe dig med at få arbejdet færdigt.
Klar til at se det i aktion?
Brug Find og erstat for at ændre tegnformatering
Når det kommer til at finde og erstatte formatering, kan du oprette en søgning efter bare bestemte formater, eller du kan gøre det i kombination med at søge efter tekst (du kan endda fancy og kombinere det med jokertegn for yderligere at forbedre dine søgninger).
Hvis du kun vil arbejde med tegnformatering
Hvis du vil søge efter formatering uden ledsagende tekst, er det nemt. Lad os tage eksemplet fra tidligere, hvor vi har besluttet, at vi vil fjerne forekomster af kursiv tekst. Afslut dialogboksen Søg og erstat ved at gå til Hjem> Udskift eller tryk på Ctrl + H.
Klik på fanen Udskift for at placere dit indsættelsespunkt i feltet Find hvad. Klik derefter på rullemenuen "Format" og vælg "Font".
Klik på "Kursiv" -vinduet i vinduet Find skrifttype (eller hvad formatering du vil søge efter), og klik derefter på "OK".
Tilbage i vinduet Find og erstat, kan du se, at formateringsvalget nu er opført under "Find What" boksen for at hjælpe dig med at holde styr på, hvad du søger.
Indsæt nu dit indsættelsespunkt i boksen "Udskift med", head back Format> Font, og denne gang vælger du "Regular". Når du er færdig, vil du se, at formatering vises under feltet "Udskift med".
Bemærk, hvordan det står "Ikke fed" og "Ikke kursiv." Du kan ikke bruge denne teknik til at skifte fra en formatering til en anden - bare for at tilføje eller fjerne formatering.
I hvert fald nu er du klar til at søge. Tryk på knappen "Find Next" for at få Word til at finde frem og fremhæve den næste forekomst af hvad du søger. Her er det fundet vores næste kursiv ord. Klik på knappen "Udskift" for at gøre ændringen. Hit "Find Next" for at finde den næste forekomst og gentag. Hvis du har lykke, kan du også trykke på knappen "Erstat alle" for at få Word til at gå, og erstatte alt det, der findes uden at skulle kontrollere hver enkelt, men vi anbefaler at gemme eller lave en kopi af dit dokument, inden du gør det.
Hvis du vil arbejde med tegnformatering og tekst
Nem nok, men hvad hvis du vil arbejde med både formatering og tekst på samme tid? Lad os tage et større eksempel.
Sig, du lige er færdig med at skrive og formatere en rapport, og for firmaets navn, "Lorem Incorporated", anvendte du fed, kursiv og blå skrifttype farve til vægt. Dit dokument ser sådan ud:
Din manager gennemgår din rapport og beder dig om at fjerne den blå farve, fed og kursiv. Du skal også ændre "Lorem Incorporated" til "Lorem Inc.". Du skal foretage ændringerne hurtigt og derefter sende den reviderede rapport til din chef hurtigst muligt. Du kan gøre alt dette nemt via Find og erstat.
Afslut dialogboksen Søg og erstat ved at gå til Hjem> Udskift eller tryk på Ctrl + H.
Skriv "Lorem Incorporated" i "Find What" boksen. Klik på knappen "Mere" for at udvide mulighederne Find og Udskift, hvis de ikke allerede vises.
Klik derefter på knappen "Format" nederst til venstre, og klik derefter på "Skrifttype".
I vinduet Find skrifttype skal du klikke på skrifttypen "Bold Italic". På rullemenuen "Skriftfarve" skal du vælge den blå farve (som aktuelt anvendes på teksten). Klik på "OK", når du er færdig.
Bemærk, at de formatvalg, du netop har lavet, vises under "Find What" boksen.
Næste type "Lorem Inc." i feltet "Udskift med". Klik på knappen "Format" igen, og klik derefter på "Font".
Vælg "Regular" skrifttypestil, og vælg "Automatisk" (som standard til sort) på rullemenuen "Font Color". Klik på "OK", når du er færdig.
Nu kan du bruge knapperne "Find næste" og "Udskift" til at gå gennem hver forekomst i dit dokument, eller du kan klikke på knappen "Erstat alle" for at ændre alle forekomster på én gang. Hvis du bruger "Erstat alle", anbefaler vi, at du gemmer eller opretter en kopi af dit dokument først.
Brug Find og erstat for at ændre afsnitformatering
Du kan også bruge Find og erstat til at arbejde med formatformatering på stykkiveau, og det fungerer stort set på samme måde som at arbejde med karakterniveauformatering. Du kan endda bruge den til at finde og erstatte karakter og afsnit formatering på samme tid, hvis du vil.
Men lad os tage et mere retfærdigt eksempel for at se, hvordan det virker. Lad os sige, at vi har kopieret og indsat nogle afsnit fra et andet Word-dokument til brug i vores dokument. I vores dokument bruger vi standardlinieafstand, hvor der ikke er tilføjet plads før afsnit og 8pt mellemrum efter afsnit.
Af en eller anden grund er det dokument, vi trækker afsnit fra, sat op til at bruge 18pt mellemrum begge før og efter afsnit. Vi laver teksten med formatering, fordi vi vil beholde formateringen på tegnniveau som fede tekst.
Resultaterne ser ikke godt ud, fordi det afsnit, vi kopierede og indsatte, har meget mere plads før og efter det end vores andre afsnit gør.
Nu er en måde at løse dette på at slå Ctrl + A for at vælge hele dokumentet og derefter indstille linieafstand for alle afsnit i dokumentet til deres standardværdier. Men hvad nu hvis vi havde nogle afsnit, hvor vi havde justeret linieafstand og ønsket at beholde det?
Du gættede det - Find og erstat til redning. Brand det op igen fra Hjem> Udskift eller ved at trykke Ctrl + H.
Placer dit indsættelsespunkt i "Find What" boksen, åbn rullemenuen "Format", og vælg "Paragraph" indstillingen.
Vælg den formatering, du vil søge i vinduet Find punkt. I vores tilfælde søger vi efter afsnit, hvor afstanden før og efter er 18pt. Når du er konfigureret, skal du klikke på "OK".
Du får nu vist den formatering, der er angivet under feltet Find Find.
Indsæt nu dit indsættelsespunkt i feltet "Udskift med", åbn rullemenuen "Format" igen, og klik på "Styk."
Denne gang skal du oprette den formatering, du vil bruge som erstatning. Vi går med Word's standard uden mellemrum før og 8pt efter det samme som i resten af vores dokument. Klik på "OK", når du har konfigureret det.
Nu er du klar til at søge. Tryk på knappen "Find Next" for at få Word til at finde frem og fremhæve den næste forekomst af hvad du søger. Her er det fundet vores usædvanligt fordelte afsnit. Klik på knappen "Udskift" for at gøre ændringen. Hit "Find Next" for at finde den næste forekomst og gentag. Du kan også trykke på knappen "Udskift alle" for at få Word til at gå, og erstatte alt det, der findes uden at skulle kontrollere hver enkelt, men vi anbefaler at gemme eller lave en kopi af dit dokument, inden du gør det.
Og efter at have udført vores udskiftning, har vi nu fået et afsnit på afstand ligesom vores andre.
Du kan få meget mere sofistikeret med dine søgninger end de enkle eksempler, vi har givet her. Du kan kombinere flere forskellige typer af tegn og afsnit formatering i en enkelt søgning. Du kan endda bruge jokertegn og andre specialtegn til at blive mere kreative med den specifikke tekst, du finder. Men det burde være nok til at komme i gang!
