Sådan eksporteres og importeres regler i Outlook

Hvis du har brugt Outlook i nogen væsentlig tid, har du formentlig et par regler til at hjælpe dig med at administrere din tidevandsbølge af e-mail. Hvis du har en ny computer, eller hvis du geninstallerer Windows, behøver du ikke at sætte dem op igen - bare eksportere dem.

En regel i Outlook er en række trin, du konfigurerer automatisk at tage specifikke handlinger på e-mail-meddelelser, som de modtages. Du kan f.eks. Automatisk vise en meddelelse, når du modtager vigtige e-mails, flytter lignende e-mails til en bestemt mappe eller flagger en meddelelse til opfølgning på et bestemt tidspunkt.

Heldigvis har Outlook en måde at sikkerhedskopiere disse regler. Dette er nyttigt, hvis du skal geninstallere Windows, konfigurere Outlook på en ny computer eller dele dine regler med andre mennesker.

Sådan eksporteres dine Outlook-regler

For at starte med skal du sørge for, at fanen "Startside" er aktiv. Klik på "Regler" i afsnittet "Flyt", og vælg "Administrer regler og advarsler" fra rullemenuen.

BEMÆRK: Du kan også få adgang til reglerne og alarmerne ved at klikke på fanen "File" og derefter klikke på knappen "Administrer regler og advarsler" på skærmbilledet "Kontooplysninger"..

Dialogboksen "Regler og advarsler" vises. På fanen "E-mail-regler" skal du klikke på "Indstillinger" på værktøjslinjen over listen over regler, du har oprettet.

BEMÆRK: Alle de regler, der er angivet her, vil blive sikkerhedskopieret, ikke kun udvalgte regler.

I dialogboksen "Indstillinger" skal du klikke på "Eksporter regler".

Dialogboksen "Gem eksporterede regler som" vises. Naviger til den mappe, hvor du vil gemme dine regler, sikkerhedskopieringsfilen. Indtast et navn til din sikkerhedskopieringsfil i redigeringsboksen "Filnavn". Regelguiden Regler (* .rwz) typen er valgt som standard i rullelisten "Gem som type", og .rwz-udvidelsen tilføjes automatisk til filen. Hvis du deler dine regler med andre mennesker, der bruger den samme version af Outlook som dig, skal du klikke på "Gem". Hvis du deler din reglerfil med nogen, der bruger en ældre version af Outlook, skal du vælge en anden type regelsed, før du gemmer filen, som beskrevet nedenfor..

Ud over regelfilformet for den aktuelle version af Outlook indeholder rullemenuen "Gem som type" tre yderligere formater til regelfilen, for personer, der stadig bruger Outlook 2002, 2000 eller 98. Vælg en af disse valgmuligheder efter behov, og klik derefter på "OK" for at gemme reglerfilen.

BEMÆRK: Hvis du deler dine regler med flere personer, der bruger forskellige ældre versioner af Outlook, skal du vælge den tidligste version, fordi ældre regler kan altid åbnes i nyere versioner af Outlook.

Når du har eksporteret din reglerfil, skal du klikke på "OK" i både dialogboksen "Indstillinger" og "Regler og advarsler" for at vende tilbage til hovedskærmen (eller "Kontooplysninger") afhængigt af hvor du startede..

Nu kan du sikkerhedskopiere den resulterende .rwz-fil til et eksternt eller netværksdrev eller dele det med andre mennesker.

Sådan importeres dine Outlook-regler

Sig nu, du har oprettet din nye computer, installeret Office, importeret Outlook-datafilen, du sikkerhedskopierede (regler gemmes ikke i Outlook-datafiler) fra din gamle computer, og du er klar til at tjekke e-mail. Lad os importere de regler, du har oprettet og sikkerhedskopieret, så Outlook kan automatisk handle på e-mail, når det kommer ind. Åbn dialogboksen "Regler og advarsler" på en af ​​de to måder, vi diskuterede tidligere. Bemærk, at listen over regler er tom. For at løse det og importere dine regler skal du klikke på "Valg".

Klik på "Indstillinger" i dialogboksen "Indstillinger".

Dialogboksen "Importregler fra" vises. Naviger til den mappe, hvor du gemte din sikkerhedskopieringsfil, vælg .rwz-filen, og klik derefter på "Åbn".

Du vil bemærke, at listen over regler i dialogboksen Regler og advarsler bag den stadig åbne dialogboks "Indstillinger" fylder dine tilpassede regler. Klik på "OK" i dialogboksen "Indstillinger" for at lukke det og vende tilbage til dialogboksen "Regler og advarsler".

Hvis du har tjekket email, før du importerer dine regler, kan du køre dine regler nu på den email, du allerede har modtaget. For at gøre dette skal du klikke på "Kør regler nu" på værktøjslinjen over listen over regler i dialogboksen "Regler og advarsler".

I dialogboksen "Kør regler nu" skal du vælge de regler, du vil køre, og klikke på "Kør nu". Når reglerne er kørt, skal du klikke på "Luk" og derefter klikke "OK" i dialogboksen "Regler og advarsler" for at lukke det. Nu vil dine regler køre automatisk, kontrollere de e-mails, du modtager, og udføre de handlinger, du har angivet, alle bag kulisserne.

BEMÆRK: Nogle regler fungerer muligvis ikke på andre computere, hvis der findes specifikke mapper, personer mv, der anvendes i reglerne, der er oprettet på den oprindelige computer, men er ikke tilgængelige på de andre computere..