Begynder Sådan oprettes, administreres og deles kalendere i Outlook 2013
Medmindre du lever et ansvar uden ansvar, stiger solen sandsynligvis og afregnes på din daglige kalender. Hvis du ikke ved, hvad der foregår dagligt, kan du hurtigt finde dig selv gået tabt i en labyrint af ubesvarede aftaler og overraskelsesmøder.
Lad os tale om Outlook's kalendere, fordi uden for e-mail (måske endnu mere til tider), at være organiseret og produktiv afhænger evnen til at styre begivenheder og få ting færdige. En af de ting, Outlook gør med great aplomb, måske bedre end de fleste andre applikationer, er kalenderen. Outlook's kalenderfunktioner er næstsidste når det drejer sig om at oprette, ændre og dele begivenheder.
Denne artikel vil primært fokusere på de enkle ting. Vi viser dig, hvordan du opretter og styrer dine kalendere, tilføjer aftaler, møder og deler dem også med andre i din adressebog for nemt samarbejde. Når vi er færdige, viser vi, hvordan ud over Outlook er det grundlæggende som e-mail eller kontakter og adressebøger, kan du indarbejde kalenderen i dit travle liv og forbedre dit hjem eller mindre kontor.
Kalender Basics
Når du bruger Outlook, har du sine kalenderfunktioner til din rådighed. Selvom du ikke har en e-mail-konto oprettet, kan du stadig bruge Outlook til resten af dens funktioner. Kalenderen fungerer dog bedst, hvis du kan udnytte sine samarbejdsfunktioner, så ved at bruge en e-mail-konto sikrer du, at du kan sende mødeindbydelser og modtage deltagerbeskeder.
Uanset, her er din grundlæggende daglige kalender, dvs. standardkalenderen, der er knyttet til din standard Outlook-profil. Dette er den månedlige visning, men du kan bruge funktionerne på fanen Arranger for at ændre visningen.
For eksempel er nedenstående arbejdsuge-visning (versus hele ugesvisningen). Det er meget enkelt, med vejret (du kan indstille det til din by) og en søgefelt. Hvis du har møder eller aftaler, kan du se dem her, og du kan springe til forrige eller følgende uge ved at klikke på henholdsvis "Tidligere Aftale" eller "Næste Aftale" knapper langs kanten af kanten.
Lad os gå lidt videre og fokusere på, hvordan du ændrer kalenderens arrangement for bedre at passe til dine specifikke eller særlige behov.
Flekserer din kalenders muskel
Du kan gøre lidt for at ændre din kalenders arrangement og udseende. Hvis du tjekker fanen Vis under, ser du et helt udvalg af stilarter, som du kan ansætte til en kalender, der passer til dine organisatoriske behov.
Tjek den følgende kalender. Vi har lavet nogle mindre ændringer i udseendet. For en kan du ændre farven, hvilket er en subtil men fin touch.
Fanen Vis giver dig mulighed for at tilføje flere andre visninger for at fremhæve den tilstand, du befinder dig i. For eksempel er der en opgavebjælke, som lader dig tilføje kalendere, personer og opgaver til højre kolonne (se ovenfor). Denne værktøjslinje kan tilpasses til den tilstand, du befinder dig i, så selvom du har opgaver og kalender aktiveret, som i ovenstående skærmbillede, skal du aktivere To til igen, hvis du skifter til din indbakke. -Den Bar.
Det er en god ide at spille rundt med fanen Vis i hver tilstand, fordi de ikke alle vil være nøjagtigt ens. For eksempel er læsepanelet ikke meget brugt i kalendervisningen, men det er helt sikkert en god tilføjelse til din indbakke.
På samme måde kan du tjekke en daglig kalendervisning med den daglige opgavevisning aktiveret. Du kan se her din daglige kalender med dine påfølgende opgaver nedenfor.
Vi vil snakke meget mere om opgaver i en kommende artikel, men lad os nu fokusere på alt, hvad du måske vil vide om aftaler og møder.
Tilføjelse af aftaler og møder
Lad os se på at opstille aftaler og møder. I det følgende eksempel organiserer vi et pizza parti. Emnet er selvfølgelig karakteren af udnævnelsen, og mens en pizza part ikke nødvendigvis er en "aftale", får du ideen. Du kan derefter tilføje andre specifikationer som hvor pizza partiet finder sted, og dets start og slut tid.
Der er meget plads (teknisk ubegrænset) for at tilføje noter, instruktioner eller anvisninger til arrangementet. Det er selvfølgelig ikke meget af en fest, hvis du ikke har andre mennesker der. Så vi skal invitere nogle deltagere. Når du inviterer folk, anses det ikke længere som en aftale. I stedet ændrer Outlook det til et møde. I det følgende skærmbillede ses vi, at vores nye aftale blev afholdt møde.
Du kan indtaste navne manuelt eller klikke på knappen "Til" for at tilføje deltagere fra din adressebog. Hvis du endnu ikke har oprettet en adressebog, kan vi fortælle dig, hvordan du tilføjer og administrerer kontakter samt importerer kontakter fra andre kilder, som Gmail.
Du kan skære direkte til jagten og blot klikke på "Ny møde" fra fanebladets startside. Når du inviterer deltagere, har du mulighed for at anmode om yderligere svarindstillinger.
Hvis du beder om et svar (snarere end blot at sætte ordet ud og forlade det), vil inviterede have mulighed for at svare. Bemærk, dette virker vidunderligt med et Microsoft-produkt som en Outlook.com e-mail-konto, hvor du får svarmuligheder direkte i meddelelsen.
I Gmail kan du handle på en invitation på stort set samme måde. Men du svarer, det vil blive sendt til arrangement arrangøren og automatisk tilføjet til deres Outlook.
Nu hvor vi er klare over aftaler og møder, vil vi fortsætte med at ændre og annullere dem, fordi forandring er uundgåelig, og nogle gange falder vores bedste planer igennem.
Ændring eller annullering af møder og sporingssvar
Noget er kommet op, og vi skal flytte vores pizza fest til lørdag aften. Dette er ikke noget problem for os, men hvad med vores deltagere? Nå er deres planer helt op til dem, men Outlook gør det i det mindste let at advare dem om ændringer.
For at ændre et møde og advare dine deltagere skal du først åbne begivenheden fra din Outlook-kalender og foretage de ændringer, du har brug for. I dette tilfælde flytter vi bare mødet tilbage en dag. Bemærk, at du kan klikke på "Send opdatering", og dine inviterede vil blive opdateret om ændringen.
På dette tidspunkt, hvis nogle deltagere tidligere havde accepteret din invitation, skal de acceptere den igen.
Nu kan det være en god tid at vise, hvordan du sporer dit møde fremskridt. Klik på "Sporing" knappen, og herfra kan du se dit møde fremskridt. Lige nu har kun en inviteret accepteret, så måske er denne lørdag ikke så god tid.
Uh oh igen noget er lige kommet op, og vi skal annullere mødet. Du skal blot klikke på knappen "Annuller møde". Din invitation vil nu ændre sig, og du får en "Send Cancelation" -knap for at klikke og sende de dårlige nyheder.
Det er så let som det, dine tidligere inviterede modtager en opdateret email, og begivenheden fjernes fra din Outlook-kalender.
Begivenheder
Når dine aftaler er blevet indtastet og gemt, vises det i din kalender. Når du svæver over det, vil du se de relevante detaljer. På dette tidspunkt, hvis alt er godt, kan du forlade det og gå videre til andre ting.
Hvis du imidlertid vil ændre eller slette den, kan du åbne den ved enten at dobbeltklikke på den eller bruge den relevante handling på båndet, som her er knappen "Åbn".
Du kan også få adgang til mange af de samme båndkontroller fra højreklikkontekstmenuen.
Når dit møde eller møde er åbent, skal du notere fanebladet Indstillinger, som får dig til at påvirke nogle ændringer, f.eks. Ændring af din status (Optaget, Tentativ, Offentligt, osv.), Indstil en påmindelse, skift tidszonen og endelig indstille begivenhed som en tilbagevendende.
Tilbagevendende hændelser er almindelige, som f.eks. Et ugentligt møde eller kvartalsindkomstbegivenhed eller bare frokost med en ven, så det er godt at vide, hvordan man indstiller dem. Som du kan se fra skærmbilledet, bør det være ret nemt at træne. Du kan indstille tidspunktet for udnævnelsen, mønsteret og selvfølgelig rækkevidden eller hvor længe genoptræden vil forekomme.
Du ser i det følgende billede, vi har oprettet en tilbagevendende begivenhed hver mandag kl. 13:00, som fortsætter på ubestemt tid.
Det er vigtigt at huske, at mens møder og udnævnelser har flere vigtige forskelle, ser de stadig ud og kan ændres på samme måde, så alle de muligheder du ser til aftaler bliver de samme for møder.
Vedhæfte en fil eller et dokument til et kalenderelement
Lad os forestille os, at du har lavet en aftale, for eksempel at tage dit kæledyr til dyrlægen eller for at få din olie ændret, og i begge tilfælde har du et dokument eller billede, du vil vedhæfte det, så du ikke glemmer det.
I det følgende eksempel får vi vores olie ændret til sidst, og vi har en kupon til den. Du kan udskrive kuponen og forsøge at huske det på forhånd, eller du kan blot vedhæfte det til udnævnelsen, så når Outlook minder dig om, er kuponen lige der, så du kan udskrive det, mens du tænker på det.
For at gøre dette, vil du klikke på "Vedhæft fil" og derefter browse til den placering, hvor den er gemt. Du kan enten indsætte filen som den er, indsætte den inline som tekst, eller indsæt placeringen af filen som et hyperlink. I dette tilfælde vil vi bare vedhæfte PDF'en som det er.
Dette vil selvfølgelig være en yderst nyttig funktion, hvis du har brug for at dele dokumenter til et forretningsmøde, sende studiematerialer til studerende, eller når situationen kan kræve supplerende oplysninger.
Administrere og dele kalendere
Håndtering af kalendere giver dig mulighed for at udføre to ting. Du kan åbne kalendere fra forskellige kilder, og du kan oprette og gemme kalendergrupper.
Hvis du klikker på knappen "Åbn kalender", kan du oprette en kalender fra flere kilder, herunder fra internettet, eller du kan oprette en tom kalender. En fordel ved at oprette en tom kalender er, at du er i stand til at holde dit arbejde og hjemliv adskilt.
I det følgende skærmbillede ses, at der er oprettet flere kalendere, og vi har også oprettet en særlig gruppe til arbejde. Du kan faktisk trække begivenheder fra en kalender til en anden; Du kan se, hvordan vi har en post til et ugentligt møde i de to kalender, vi har valgt at vise.
At kunne trække begivenheder på tværs af kalendere betyder, at hvis du har brugt tid til at tilføje en aftale eller et møde, hvis du senere beslutter det for at være på en anden kalender, behøver du ikke genskabe begivenhederne.
Endelig kan du dele kalendere, som skal være temmelig selvforklarende, men det er evnen til at sende en kalender til e-mail. Vi dækkede dette kort i en tidligere artikel, det er simpelthen en anden måde at opnå det på. Her i det følgende skærmbillede ses, hvad der sker, når du bruger denne indstilling.
Du kan angive, hvilken kalender du deler, datoperioden (fra en enkelt dag til hele kalenderen), detaljeringsniveauet for at dele (enkel tilgængelighed, begrænset og fulde detaljer), og så er der et par avancerede valgmuligheder, du kan bruge.
Deling på denne måde betyder, at du hurtigt, nemt og problemfrit kan formidle dine kalenderoplysninger med andre Outlook-brugere samt integrere kalendere sendt til dig.
Kalenderindstillinger
Der er ganske få kalender muligheder at sortere igennem (men ikke helt lige så mange som med e-mail). De fleste af disse muligheder er beregnet til at konfigurere kalenderen til at arbejde mere effektivt med dine professionelle og personlige behov.
Du kan f.eks. Ændre dine arbejdstimer og arbejdsuge, tilføje helligdage, ændre tidszone, indstille standardfarven og endda vælge mellem Fahrenheit og Celsius. Arbejd dig gennem dem på din fritid og prøv, hvad der virker bedst for dig.
Kalenderfunktionerne i Outlook er førsteklasses, og hvis du arbejder i en organisation med en central Exchange-server, er du sandsynligvis bekendt med, hvordan du kan samarbejde om delte kalendere, se arrangementer og meget mere. Alt dette fungerer problemfrit inden for din egen lokale Outlook-installation for ekstra strøm og bekvemmelighed.
I hjemmet er det rart at have en kalender med så mange funktioner i samme program. Der er ikke behov for at skifte fra en e-mail-app til din kalenderapp, du kan planlægge begivenheder og hurtigt invitere deltagere med blot et par klik med museknappen og meget mere.
Men det er nok at tale fra os. Hvorfor hører vi ikke fra dig nu? Lad os kende dine tanker eller låne dine kommentarer i vores diskussionsforum.
