Begynder Sådan oprettes og styres opgaver i Outlook 2013
Hvis du er en af de personer, der har en whiteboard eller notesblok med en evigt udviklende opgaveliste, eller dit skrivebord og skærme er prydet med Post-its® minde dig om vigtige begivenheder, så dette artiklen for dig.
Outlook giver dig mulighed for at lave to-do lister bestående af opgaver, som du kan gøre alle mulige ting, såsom indstilling af forfaldsdatoer, påmindelser, kategorier og mere. Hele punktet er at skabe en mere aktiv slags opgaveliste, som du kan interagere med og vil holde dig ærlig.
Arbejder i opgaverne Vis
Vi har for nylig diskuteret de forskellige vanskeligheder i Outlook 2013, så hvis du er ny på det, anbefaler vi at du læser vores introduktion.
Ellers skal du åbne Outlook op til Tasks-visningen og kigge rundt. Ved første øjekast vil du bemærke, at den er temmelig tom og uklar. Det skyldes, at vi endnu ikke har brug for at fylde det med de mange ting, vi skal gøre og ærinder at køre.
Lad os gå igennem og vise dig hvordan du bruger Opgaver som en proffs og yderligere organisere dit liv med Outlook. Med lidt tid og arbejde har du et omfattende sæt opgaver, som du kan oprette for at minde dig om, hvornår de er forfalden, eller du kan endda tildele dem til en anden person!
Tilføjelse af opgaver
For at starte, vil du gerne tilføje opgaver. Du vil bemærke, at der er den velkendte mappepanel langs venstre side. Du kan tilføje nye mapper til denne visning, effektivt og derefter organisere dine opgaver i kategorier. Du kan endda oprette en ny mappegruppe, så du igen kan adskille dine opgaver mellem dit faglige og personlige liv, hvis det er nødvendigt.
For at starte, vil du bemærke, at der er et opgaveramme gruppeopkald Mine opgaver og to underopgavemapper: To-Do List og Opgaver. Hvis vi højreklikker på den øverste mappe, kan vi oprette en "Ny mappegruppe", som vi navngiver Arbejdsopgaver.
Du kan tilføje en hurtig opgave ved at klikke på "Klik her for at tilføje en ny opgave" eller du kan klikke på "Ny opgave" på hjemmebåndet. Tjek følgende untitled-opgave, som du kan anvende en række muligheder for, vise opgaven, dens detaljer, samt administrere den.
Lad os udfylde vores opgave lidt med nogle grundlæggende detaljer og derefter klikke på "Gem & Luk". Du kan vælge din startdato, slutdato (hvis relevant), status, prioritet og færdiggørelsesprocent. Du kan også tjekke "Påmindelse" boksen og have Outlook fortælle dig, hvornår din opgave er på vej.
Visning, ændring og opdatering af opgaver
Når vi har lavet nogle opgaver, kan vi se dem, der er angivet i vores Opgaver-visning. Du kan gøre nogle grundlæggende tinkering her, såsom at ændre forfaldsdato eller tildele en kategori, men hvis du virkelig vil se og redigere, skal du dobbeltklikke for at åbne den.
Her er vores opgave igen. Vi kan ændre det som status eller prioritet, eller vi kan klikke på knappen "Detaljer".
Hvis der er andre detaljer i forbindelse med opgaven, kan du udfylde dem her. Selvom dette måske ikke er relevant for de fleste, hvis du beskæftiger dig med uafhængige entreprenører eller konsulenter, så er dette et godt sted at holde øje med, hvor meget de koster dig ca..
Der er et par andre ting, vi kan nævne, før vi går videre til tilbagevenden. Mens du nætter om i opgavegrænsefladen, tager du et øjeblik at bemærke, at du kan slette eller videresende opgaven, hvis du beslutter, at det ikke er værd at forfølge, eller du har brug for input fra en anden på den.
Du kan også styre opgaven, f.eks. Markere den komplet, tildele den og sende en statusrapport. Vi vil snakke mere om det inden for kort tid. Lad os i øjeblikket tjekke, hvordan du konfigurerer tilbagevendende opgaver.
Arbejde med tilbagevendende opgaver
Oprettelse af en tilbagevendende opgave er den samme som oprettelse af en tilbagevendende aftale eller et tilbagevendende møde. Dialogen, du ser, når du klikker på knappen "Tilbagevenden", vil sandsynligvis se temmelig kendt ud.
Så her er vores "snak om arbejde ting" opgave, tilbagevendende hver uge onsdag, uden ende i syne. Bemærk også, at selvom du ikke fuldfører opgaven på det tidspunkt, hvor opgaven genvinder, vil en anden stadig blive genereret.
Du kan tilsidesætte dette ved at vælge indstillingen "regenerere ny opgave", som i stedet for automatisk tilbagevendende på x dag ikke vil genoprette opgaven, indtil den nuværende er markeret komplet.
Tildele en opgave til en anden
Vi har vores "snak om arbejde ting!" Opgave alt oprettet, nu er vi bare nødt til at bonde det ud på en anden! Klik på knappen "Tildel opgave" i afsnittet Administrer opgave i båndet.
Dette åbner opgaven som en e-mail, som du derefter kan adressere til andre. I dette tilfælde vil vi bare tildele opgaven at snakke om arbejdsartikler til en anden, så vi sender det til dem.
Hvis du vil skrive adressen i feltet "Til", kan du, eller du kan plukke det heldige navn fra din adressebog. Har du ikke en adressebog oprettet? Læs om, hvordan du opretter og styrer kontakter, herunder hvordan du importerer dine kontakter fra Gmail lige ind i Outlook.
Denne modtager vil få en e-mail og derefter vælge "Accept" eller "Decline." Vi ønsker ikke at gøre chefen ked af det, så vi vil bare gå videre og acceptere opgaven. Desuden er det ikke en dårlig idé at tale om arbejde ting!
Endelig, hvis de kræfter, der ønsker at kende fremskridtene (eller manglen deraf) på din nuværende tildelte opgave. Du kan sende dem en statusrapport.
Samlet set er den gennemsnitlige hjemme-Outlook-bruger mere tilbøjelig til at bruge opgaver som et middel til at få ærinder udført eller tikkende opgaver hjemmefra, men det er nyttigt at kende hele udbuddet af dine opgavefremmende evner. Lad os gå videre til resten af hjemmebåndet og tale om hvad du kan gøre for at styre opgaven derfra.
Administrerende opgaver og sortering efter visning
I løbet af din uge vil nogle opgaver blive gjort, og nogle vil ikke. Dem, du fuldender, kan du markere som komplet og glemme. Men dem, du ikke kommer til, bliver nødt til at blive forvaltet på en eller anden måde, eller du vil bare have en stadig voksende liste over opblæsede opgaver.
Der er et par måder at håndtere dem på. Lad os se på dette område af båndet og derefter vise dig, hvordan du får mest ud af disse værktøjer.
Ved at klikke på knappen "Fjern fra liste" markeres den som komplet og fjerner den fra listen. Hvis Outlook oplever et problem, f.eks. Hvis opgaven er tilbagevendende, eller hvis den er ufuldstændig, vil den spørge dig, hvad du vil gøre ved det.
Du kan også arbejde direkte med de opgaver, du ser på din opgaveliste. Tjek følgende skærmbillede for flere detaljer. Du ser, at du blot kan klikke på flagikonet for at markere det som komplet, eller du kan højreklikke for at se dine opfølgningsmuligheder.
Du ses her i næste skærmbillede, at vores opgave "sidder omkring fodbold med fødderne op" skyldes i morgen, men vi har også markeret den til opfølgning næste uge også. Oprettelse af en opfølgningsopgave duplikerer det grundlæggende for den tid, der bedst passer dig, for at muligvis fuldføre det. I dette tilfælde kunne vi markere morgendagens opgave som komplet eller fjerne det, men den dobbelte opgave ville stadig være på grund af næste uge.
Bemærk, at du kan følge opgaver fra et af fem forudindstillede intervaller, eller du kan oprette en brugerdefineret opfølgning.
Endelig kan ændring af dit syn hjælpe med at skære igennem en stor opgave. Hvis det ikke vises på båndet, kan du klikke på knappen "Skift visning", og du vil se disse muligheder.
Her er hvad en simpel liste kan se ud. Visningen diskriminerer ikke mellem tilstander for færdiggørelse eller kategorier eller noget andet. Det præsenterer bare alle dine fortid, nutid og fremtidige opgaver i en enkelt visning.
På den anden side, hvis vi sorterer vores syn på aktive opgaver, ser vi, at ting er indsnævret meget for os.
Husk altid at ændre din opgavevisning, så du hurtigt sorterer eller skjuler dem for maksimal produktivitetspotentiale!
Opgaver Valg
Til sidst, lad os bekendtgøre eller reacquaint os med opgave muligheder. Opgavevalgene giver dig mulighed for at ændre indstillinger og ændre deres adfærd og udseende. Du kan nå dem fra menuen Filer ved at klikke på "Indstillinger -> Opgaver".
Du kan indstille valgmuligheder for påmindelser om opgaver med forfaldsdatoer, forsinkede og afsluttede jobfarver, arbejdstimer og andre enkle tweaks. Så nu, hvis du vil have forfaldne opgaver at være lyse blå eller du vil have standard påmindelser i slutningen af dagen i stedet for at begynde, kan du foretage ændringerne her.
Som du kan se, afslører Outlook sig for at være en meget velafrundet applikation, og vi har ikke engang talt med endnu om kalender og noter endnu! Vi håber, at du kan bruge Opgaver til at revidere dine organisationsfærdigheder et par noter. De er meget nemme at sætte og tildele, og det er rart at have disse påmindelser og se alle tingene på din liste, langsomt få afkrydset.
I mellemtiden er vi interesserede i at høre fra dig. Har du et spørgsmål eller en kommentar, du gerne vil forlade med os? Indtast på vores diskussionsforum og brand væk.
