Begynder Sådan oprettes, administreres og tildeles kategorier i Outlook 2013
Outlook 2013 giver dig mulighed for at tildele kategorier til ting og tilpasse de nævnte kategorier. Ting om kategorier er, at de er universelle på tværs af Outlook, og kan du tildele hver kategori til en tastaturkombination. Så du kan kategorisere e-mail, kalenderbegivenheder og noter med et par hurtige tastetryk.
I løbet af de sidste par måneder har vi talt meget om Outlook 2013 og dens forskellige dele. Vi har talt om at mestre dets vigtigste funktioner, såsom hvordan du komponerer og sender email samt oprettelse og administration af kontakter og endda at importere dine Gmail-kontakter. Vi har også dækket Outlook's andre ting, ligesom hvordan du kan oprette opgavelister for at holde dig godt, på opgave. Og selvfølgelig er der den helt vigtige kalender, som er afgørende for alle, der ønsker at holde en tidsplan effektivt.
Hvad det hele betyder er, at du kan gøre en hel del med det for at hjælpe dig bedre med at styre dig travlt arbejde og endda privatliv. Før vi lukker vores kig på Outlook 2013, følte vi dog, at vi kun kort skulle dække to resterende aspekter, som vi føler os værd at påpege: kategorier og søgning.
Om disse kategorier
For at tilpasse dine kategorier skal du klikke på knappen "Kategoriser" og derefter vælge "Alle kategorier ..." i rullemenuen. Ved hjælp af denne dialog kan du oprette nye kategorier, slette gamle, omdøbe, ændre farver og tildele genvejstaster.
Bemærk i det følgende skærmbillede, hvordan vi har tildelt "CTRL + F2" til den blå kategori.
Nu kan du for eksempel anvende kategorier til alt hvad du vil have. Tag vores dumme eksempel nedenfor, vi har vores opgave at "live la vida loca" og vi har markeret det med personlige (lilla) og uopsættelige (røde) kategorier.
Husk dette meget hjælpsomme tip: Når du har tildelt genvejstaster til dine kategorier, og du har begået dine kategorier til hukommelse, kan de gøre hurtig arbejde ud af at organisere post, aftaler og andre Outlook-emner.
For eksempel er her en e-mailoverskrift fra en meddelelse i vores indbakke, vi har markeret den med Arbejdskategorien. Fra nu af, hvis vi skal søge efter denne specifikke besked, kan vi bruge kategorier til at filtrere uafhængige meddelelser.
Vær også opmærksom på, at du hurtigt kan markere opgaver, e-mails og andre Outlook-emner hurtigt med en standardkategori, som i det følgende skærmbillede. Her har vi markeret flere opgaver som URGENT blot ved at klikke på den lille boks i kolonnen CATEGORIES.
Det er klart, at kategorierne kan være meget nyttige, og de er en stort set ubearbejdet funktion i Outlook. Lær at bruge dem effektivt, og du vil være i stand til at holde alle dine ting organiseret i deres relaterede kategoriområder.
Enkel søgning i Outlook
Lad os pakke dette op ved kort at tale om at søge efter varer i Outlook. Vi mener dette hovedsagelig gælder for post, men søgningen udvides i hele ansøgningen. Når du klikker på søgefeltet, f.eks. I indbakken (eller en anden postmappe), ændres båndet for at give dig en overflod af søgeværktøjer.
Hvorfor er alle disse ting her? Simpelthen, jo flere måder du kan søge efter en besked, desto bedre er dine chancer for at finde det. Se her i det følgende skærmbillede, vi klikker på "Emne" -knappen, og vi kan udfylde det rigtige rum med det, vi ønsker at emnet skal indeholde. I dette tilfælde ønsker vi at finde emner vedrørende "Arbejde".
Bemærk, at resultaterne der vises, er faktisk Opgaver, som viser, hvordan Outlook returnerer søgeresultater fra alt, hvad det gemmer.
Hvis du maksimerer dine søgefærdigheder i Outlook, interesserer du dig, kan du hurtigt skære igennem rotten ved at tage lidt tid og prøve søgebåndets valgmuligheder. Husk, at hvis dine resultater er for brede og varierede, kan du altid forfine dit anvendelsesområde ved hjælp af passende anvendte Scope-værktøjer.
Endelig, hvis du føler behovet for magt og ultimativ kontrol over du søger, kan du prøve at bruge Advanced Find-formularen, der findes ved at klikke på knappen "Søg værktøjer" i afsnittet Valg.
Brug af Advanced Find-formularen er langtfra den bedste, no-nonsense måde at søge på Outlook, men uanset hvilken metode du bruger, er vi sikker på at du vil finde ud af, hvordan du finder dine ting på ingen tid.
Søgeindstillinger
Outlook arbejder med Windows Search, som vi skrev en hel serie om lidt tilbage. Disse indstillinger påvirker, hvordan elementer søges både i Windows og i Outlook.
Bemærk, hvis du klikker på "Indekseringsindstillinger ...", åbner du kontrolpanelet Indekseringsindstillinger, hvor du kan justere, hvordan eller om Outlook er indekseret af Windows Search indekseren. Resten af disse muligheder handler primært om søgeresultater, f.eks. Hvordan de vises og hvor resultaterne vises.
Kategorier og søgning er to uhærdede funktioner, du kan føje til dit Outlook-repertoire, hvilket vil gøre vores Office-oplevelse ret pænt. Hvis du bruger Outlook i vid udstrækning, og du får en masse email, opretter mange kalenderaftaler eller genererer lange opgavelister, kan du ikke kun organisere dem, men også have mulighed for at søge efter noget, især hvis du ved det hvad du leder efter er uvurderlig.
