Netværk Guide til Bloggere Meddelelser, der bliver bemærket (Del 6)

Den forrige del af serien handlede om e-mail og forskellige aspekter af det. Hvor længe en email skal være. Hvad en god emnelinje er. Endelig, hvad værdien af at have en professionelt udseende email adresse er.

Disse er alle gyldige elementer, men vi har endnu ikke rørt kroppen af en e-mail-besked. Og det er præcis det, vi skal gøre i dag.

Kommunikation via tekst er en ret vanskelig ting. Ord, sætninger og tegnsætning er de eneste værktøjer, du kan bruge. Du kan ikke hæve et smil midt i en sætning, du kan ikke bruge dine håndbevægelser til at fremhæve et punkt, du kan ikke bruge nogen anden form for kropssprog til at hjælpe dig med at formidle din besked.

Ord kun.

Og da der kun er ord, skaber dette mange forskellige udfordringer. For eksempel, når du kontakter nogen for første gang, er det sidste, du ønsker at lyde desperat, aggressivt, krævende eller ubehageligt på nogen måde.

I den virkelige verdens kommunikation, uanset hvad du siger, kan du simpelthen smil i slutningen af en sætning, og alt kommer til at være fint. Men på internettet - held og lykke.

Hurtig note:Dette indlæg er en del af en serie med titlen - Netværksvejledning til bloggere. Sørg for at tjekke tilbage næste uge for mere! Hvis du har gået glip af det tidligere indlæg, er her linksne:

Del 1 - Netværk for bloggere: Hvorfor er det vigtigt
Del 2 - Netværk for bloggere: Indstilling af dine mål og regler
Del 3 - Netværk for bloggere: Vælg folk klogt, du skal
Del 4 - Netværk for bloggere: Sådan henvender man sig til folk
Del 5 - Netværk for bloggere: Gør et godt første indtryk

Universelle elementer i en e-mail-besked

Først og fremmest er der altid nogle universelle elementer, som hver e-mail skal have, bare for at se seriøst ud, og ... godt, rigtigt. Nogle af disse tips kan lyde indlysende, men de er stadig meget vigtige, og det er derfor jeg inkludere dem her.

"Hej"

Til at begynde med, glem ikke at simpelthen sig hej. Dette går virkelig langt. En simpel Hej, eller Hej, med personens navn ved siden af det.

Bemærk en ting, der er ikke en “Kære hr,” eller a “Til den, som det kan vedrøre” på denne liste. Kun “Hej [navn],” eller “Hej [Navn].” Hvis du virkelig er ved at bruge “til den, som den måtte vedrøre” i begyndelsen af din email er du virkelig bedre, ikke engang at sende e-mailen overhovedet.

Introduktion

Hvis du kontakter en person for første gang, introducerer du selv, er det ofte en god idé. Del ikke dit livs historie her, “Jeg er Karol, fra newInternetOrder.com” er nok.

Hvorfor kontakter du

Nu er den vigtigste del - hvorfor kontakter du. Gør dette så kort som muligt, og som til sagen som muligt.

Hvis du kontakter bare for at sige hej, så sig blot “Jeg skriver bare for at sige hej, jeg kan virkelig godt lide din blog, skål.” Hvis du vil pitche en gæstepost til personen, så sig det på forhånd - “Jeg vil virkelig gerne offentliggøre et gæstepost på din blog. Ideen jeg har til det er _________.“

I første omgang kan det lyde som om det er for direkte, men faktisk travle individer som mennesker, der værdsætter deres tid og ikke slår rundt om bushen. Husk også, at du kun har 5 sætninger til brug i din email. Er du virkelig noget, at der er noget sted at slå rundt om bushen?

Underskrift

Endelig skal du aldrig afslutte din e-mail med “glem ikke at tjekke min blog på ______.” Der er en enklere og mere klog måde at få nogen til at besøge din blog. Først og fremmest, hvis de vil betale dig et besøg, vil de uden yderligere overbevisende. Hvis de ikke gør det, kan det ikke overbevisende ændre det.

Det eneste du skal gøre er at give en adresse. Og der er ikke noget bedre sted for din blogs URL end din signaturlinje. Sørg for, at din blogs URL er den første i din underskrift lige efter dit navn.

Her er starten på min underskrift, bare for at give dig et eksempel. Bemærk: Webadresserne konverteres som standard til live links som standard i alle e-mail-programmer.

Bare for at opsummere denne del af posten i nogle punktpunkter, er her de universelle elementer i hver e-mail:

Siger hej.
Introducere sig selv.
Grunden til at du kontakter (også den egentlige besked).
Din underskrift.

Nu er der endnu en virkelig vigtig ting, når det kommer til e-mail-kommunikation. En jeg har nævnt kort i begyndelsen af dette indlæg. Det er: Vælg din stemme omhyggeligt.

Ligegyldigt hvad du vil skrive, desværre kan du altid gå galt og lyden aggressiv, krævende eller negativ generelt ... alt ved et uheld. Alt det tager er at bruge et forkert ord her og to andre forkerte ord der plus et udråbstegn i slutningen af en sætning, og du er skruet.

Valg af din stemme

Selvsikker, høflig, ydmyg og venlig. Det er de slags personlighedstræk, du bør præsentere. Ligegyldigt hvad din grund til at sende en email er.

Ingen vil svare på en e-mail, der kræver, eller lyder som den person, der mener, at de står højere i menneskehedens hierarki. Det er fordi det er mere end nemt at ignorere nogen online, eller slet slette dem fra din indbakke.

Den enkleste tommelfingerregel er at huske, at folk igen er ligeglad med dig. Så prøv at skrive din email på en måde, som de ikke er ligeglade med om dig, bare lidt mindre, ikke mere.

Hver af os har en anden stemme, mens de kommunikerer med andre, så der er ingen magisk-bullet-løsning. Og djævelen er i detaljer som altid. Men der er stadig nogle generelle regler, der er værd at følge:

SKRIVER I ALLE CAPS - gør det ikke. Selvom det bare er et enkelt ord.
Udråbstegn! - ikke Jeg har endnu ikke snuble over en sag, hvor et udråbstegn skal bruges i en e-mailbaseret kommunikation.
Forudsat at nogen vil få noget forkert - ikke. For eksempel en erklæring, der antager en sådan ting: “vær ikke sent.”
Brug ikke sætningen “ingen respektløshed, men” fordi i 100% af sagerne der følger er faktisk en respektløs erklæring.
Må ikke lyde som en know-it-all. Selvom du er.
Sig ikke, du er vigtig. Hvis du er vigtig, vil din modtager allerede være opmærksom på det. Hvis du ikke er vigtig at sige, at du er, vil det ikke ændre noget.
Hæv ikke. Du hedger, når du er bange for at angive din sande mening, så du forsøger at blødgøre det. Eksempel: “Jeg tror, at der er en mulighed for, at dit produkt bare kan være, hvad kunderne har brug for,” i stedet for “Dit produkt er godt.” Hvilket bringer mig til ...
Ikke ros den person, du kontakter for meget ... “Åh min Gud, din blog er så stor, og dit indhold er virkelig livsforandrende for mig.”
Og vigtigst af alt, lyver aldrig nogensinde blive fanget løgn. Hvis du skriver til en person, som du har læst deres blog i to år for eksempel, og du stadig undlader at genkende deres navn eller værre end det, misligholder deres navn, så chancerne er du lyver, min ven.

Disse er blot nogle generelle regler for onlineverdenen, og bortset fra at have dem i tankerne er der mange flere ting, du skal være forsigtige med. Hver sætning har sin egen følelse og følelsesmæssige besked. Det er nogle gange svært at bemærke, fordi du som forfatter ved, hvilke følelser der fører dig, mens du skriver beskeden, men der er ingen fortælling om den person, der læser det, får den samme følelse.

Der er to måder at sikre, at din besked lyder, ja, hvad du ville have lyst til.

Få det læst af en ven / kollega. Et nyt sæt øjne kan fortælle dig, hvad der er galt (og rigtigt) med din besked.
Brug et smart stykke software som ToneCheck.

ToneCheck er en cool app, der forbinder din Gmail konto (blandt andre muligheder), og kigger på hver besked, du skriver. ToneCheck analyserer dine e-mails og meddeler dig om alle de fragmenter, der overfører nogen form for negative budskaber.

Jeg indrømmer, at dette indlæg understreger meget på tonen i din besked selv, men det er virkelig så vigtigt. Hvis du får beskeden på din besked, er der ikke noget, du kan skrive, der vil spare dig. Hvordan du siger noget er altid vigtigere end hvad du faktisk siger.

Husk altid at analysere hver eneste besked, du skriver, enten dig selv eller med yderligere hjælp fra en anden eller en app som ToneCheck.

Årsager til, at e-mails forbliver ubemærket

Når du sender noget, og ikke får et svar, er chancerne for, at enten din emnelinje undlod at vække nogen interesse, din besked var for lang, eller stemmen var ikke behagelig.

Det er de tre mest almindelige årsager til fejl. Som du kan se, de er alle på dig.

Næste del af serien er den endelige. Den har en køreplan, så at sige, om de præcise trin, du kan tage, mens du når ud til nogen. Fra den enkleste indledende kontakt, og slutter på “kan du hjælpe mig” e-mail. At kunne sende en “kan du hjælpe mig” e-mail til nogen er det sidste trin i et online forhold med enhver blogger. Der er bare intet større end dette (det vil sige, medmindre du vil gifte dig med nogen).

Da vi taler om at bede nogen om at gøre noget ... kan jeg bede dig om at gøre noget? :) Vær ærlig, har du nogensinde undladt at kontakte nogen effektivt, fordi tonen i din besked var simpelthen forkert?