Versioning, sammenligning og kombination af dokumenter

For den sidste lektion i denne Geek School-serie skal vi tale om at holde styr på versioner i Word og sammenligne og kombinere dokumenter.

SCHOOL NAVIGATION

1. Brug af skabeloner til at sikre almindelig layout og formatering
2. At holde styr på ændringer foretaget til et dokument
3. Brug af kommentarer til at angive ændringer i et dokument
4. Begrænsning og beskyttelse af dokumenter og skabeloner
5. Versioning, sammenligning og kombination af dokumenter

Versionerne i Word blev fjernet i nyere versioner af Word. I Word 2013 er den eneste måde, du kan få adgang til tidligere versioner af et dokument i Word, at åbne tidligere automatisk gemte (autosaved) versioner af dokumentet. Du kan også åbne de seneste ubesvarede dokumenter. Der er imidlertid ingen formel versioning funktion i Word. Vi vil vise dig et alternativ, som du nemt kan tilføje til Word gratis, der giver denne mulighed.

Hvis flere personer har arbejdet på forskellige kopier af den samme fil, kan du i stedet for at bruge funktionen Sporændringer på en kopi af filen sammenligne de to versioner af filen for at se forskellene. Word indeholder et sammenligningsværktøj, der gør det muligt at sammenligne to filer, så længe de har forskellige filnavne. Vi viser dig hvordan du bruger denne funktion og hvordan du læser resultaterne af sammenligningen.

Udover at sammenligne dokumenter kan du kombinere dokumenter efter sammenligning af dem. Vi vil vise dig, hvordan man sammenfletder to versioner af det samme dokument, og hvordan man let kan fusionere to forskellige dokumenter, hvis flere forfattere har arbejdet på separate dele af et dokument.

Når alle ændringer er foretaget, foretages de nødvendige sammenligninger og kombineret dokumenter, du nemt kan dele dit dokument ved hjælp af Microsoft OneDrive. Du kan også bruge OneDrive til enhver tid i samarbejdsprocessen for at give adgang til dokumentet til andre korrekturlæsere.

Hold styr på versioner af et dokument

Word plejede at have en formel versioning funktion, der gjorde det muligt at gemme forskellige versioner af et dokument i selve dokumentet. Denne funktion er gået væk, og den eneste måde, hvorpå du kan hente tidligere versioner af et dokument, er gennem funktionen Automatisk lagring eller ved at få adgang til ikke-gemte dokumenter, hvis de er tilgængelige.

Som standard gemmer Word automatisk dit dokument med bestemte intervaller. Dette er funktionen Auto-Save. For at vende tilbage til en tidligere automatisk gemt kopi af dit dokument, skal du klikke på fanen "File" og vælge et "(autosave)" element fra listen under "Versioner".

Du kan også øge eller formindske intervallet for funktionen Automatisk lagring i Word.

Hvis du har lukket dit dokument ved et uheld uden at gemme, eller du tabte strøm, og computeren uventet er slukket, kan du gendanne ubesvarede dokumenter. For at gøre dette skal du klikke på fanen "File" og klikke på knappen "Administrer versioner" på skærmen "Info". Vælg "Gendan ubesvarede dokumenter" fra rullemenuen.

Hvis der ikke var nogen ubesvarede filer, ville de blive opført i dialogboksen "Åbn", der viser.

Alternativer til lagring af versioner af et Word-dokument

Der er alternativer til at tilføje et versionssystem til Word. Den ene er et tilføjelsesprogram til Word, kaldet Gem Versions, og et andet er et plugin, der fungerer sammen med et eksternt versionsstyringsprogram kaldet Perforce.

Tilføjelsen Gem versioner giver dig mulighed for nemt at gemme nummererede versioner af et Word-dokument indefra filen.

Perforce er et versionskontrolprogram, der er gratis til rådighed for op til 20 brugere. De giver et plugin til Microsoft Office, der gør det muligt at gemme og administrere Microsoft Word, Excel, PowerPoint og Project filer i Perforce fra programmerne.

Sammenlign to versioner af samme dokument

Hvis en anmelder har glemt at bruge funktionen "Sporændringer", og du ikke låste den i dokumentet, kan du stadig sammenligne de to versioner af dokumentet og acceptere og afvise ændringer baseret på sammenligningen. Alt du behøver er dit originale dokument og det reviderede dokument. Hver fil skal have et andet navn.

Funktionerne "Sammenlign" og "Kombiner" er ens, men hver har sit formål. Hvis du kun har to dokumenter, du vil sammenligne, og den ingen indeholder sporede ændringer, brug funktionen "Sammenlign". Hvis du har to eller flere dokumenter, der indeholder sporede ændringer, og du skal holde styr på, hvem der har ændret hvad og hvornår, skal du bruge funktionen "Kombiner", som senere beskrives i denne lektion.

For at sammenligne de originale og reviderede versioner af et dokument skal du klikke på "Sammenlign" i afsnittet "Sammenlign" på fanen "Review" og vælge "Sammenlign" fra rullemenuen.

BEMÆRK: Du kan ikke sammenligne to dokumenter, hvis en af ​​dem er beskyttet for sporede ændringer eller har nogen form for dokumentbeskyttelse anvendt. Fjern dokumentbeskyttelsen for at fortsætte sammenligningen af ​​dokumenterne. Se Lektion 2 for at få oplysninger om, hvordan du låser op for funktionen Sporede ændringer og Lektion 4 for at få oplysninger om fjernelse af formatering og redigering af restriktioner fra et dokument og et kodeord, der er tildelt et dokument for at åbne det.

Vælg "Original dokument" i rullelisten i dialogboksen "Sammenlign dokumenter".

Vælg det "Reviderede dokument" fra rullelisten. Under "Revideret dokument" skal du angive en etiket, der skal gælde for ændringerne, så du ved, hvem der lavede dem i "Label changes with" redigeringsfeltet. Det kan være en brugers navn eller hvad du vil.

Klik på "Mere" for at få adgang til flere muligheder.

I afsnittet "Sammenligningsindstillinger" skal du vælge de elementer, du vil sammenligne i de to dokumenter. Som standard vælges alle elementer.

BEMÆRK: Indstillingen "Indsætninger og sletninger" er altid nedtonet og altid markeret. Når du bruger "Sammenlign" eller "Kombiner", vil indstillinger og sletninger altid sammenlignes.

I afsnittet "Vis ændringer ved" vælges at sammenligne tegn for tegn ("tegnniveau") eller ord for ord ("ordniveau"). "Tegnniveau" giver dig mulighed for at se de nøjagtige ændringer, der blev foretaget. Hvis det originale dokument f.eks. Har ordet "til", og det reviderede dokument har ordet "også", som en "o" blev tilføjet, viser "Ordniveau" indstillingen dig, at "til" blev erstattet med " også. "Indstillingen" Tegnniveau "viser imidlertid, at en" o "blev tilføjet.

Som standard ændrer "Sammenlign" -funktionen ændringerne til et nyt dokument, som vist i afsnittet "Vis ændringer i". Du kan dog vælge at sætte ændringerne i "Original dokument" eller "Revideret dokument".

Klik på "OK", når du har lavet dine valg.

Sammenligningen mellem de to dokumenter er lavet, og ændringerne vises i det angivne dokument. I vores eksempel valgte vi at acceptere standard for at vise ændringerne i et nyt dokument. "Original dokument" og "Revideret dokument" vises begge i en rude til højre for "Sammenlignet dokument", der skal bruges som reference. De kan ikke redigeres.

Hvis du ikke ser ruden, der indeholder originale og reviderede dokumenter, skal du klikke på "Sammenlign" i afsnittet "Sammenlign" på fanen "Review". Vælg derefter "Vis kilde dokument" og derefter "Vis begge". Du kan også vælge at "Vis original" eller "Vis revideret", hvis du ikke vil se begge dele.

"Gennemsynsruden", som diskuteres kort i lektion 2 og mere detaljeret i lektion 3, vises også til venstre for "Sammenlignet dokument".

I "Sammenlignet dokument" kan du gennemgå de ændrede ændringer, som diskuteret i lektion 2, acceptere eller afvise hver ændring.

Gem derefter det sammenlignede dokument med et andet navn, og du vil have et dokument, der indeholder ændringer fra både originale og reviderede dokumenter.