5 effektive måder at holde dine filer under kontrol

Din computer er en digital jungle. Det er så nemt at tage en ren og ryddelig design arbejdsplads og gøre det til et stort rod. Der er for mange filer, og de er overalt. Design filer du har brug for bliver næsten umulige at finde. Så hvordan holder du dine filer ude af kontrol? Nå har du held og lykke, fordi der er 5 effektive måder at holde dine filer under kontrol.

Men først: Hvorfor går vores computer og designfiler så let ud? Af samme grund har mange mennesker rodet værelser og uorganiserede skabe og fysiske arbejdsområder. Undtagen multiplicere med 100, da det er så nemt at oprette computerdesignfiler, der ikke optager fysisk plads.

Heldigvis er det ikke så svært at holde din computer og design filer under kontrol. Tilføj en sind af sund fornuft, bland med et strejf af selvdisciplin, og gentag, gentag, gentag. Bare rolig - det lyder mere arbejde end det er. Lige lig med det at børste tænderne: Når du kommer i vanen med at gøre disse ting, vil du ikke engang mærke det. Du vil bare naturligvis holde din computer og design filer under kontrol.

Okay, uden videre, her er den 5 effektive måder at holde dine filer under kontrol.

1. Ruthlessly Slet gamle og unødvendige filer

(Billede af Mixy Lorenzo)

Denne kan virke pande-slapping indlysende, men nogle gange overses de mest sanselige trin. Glem alt produktivitetssoftware og filstrømning af arbejdsgange og enhver anden pat-on-the-back produktivitetsnonsens: simpelthen slet gamle og unødvendige filer.

Det er det samme som at rense dit værelse eller organisere dine fysiske filer. Du går gennem dine ting, og når du kigger på et emne, bestemmer du: er dette relevant for noget vigtigt? Hvis ikke, kaster du hensynsløst det væk. Det er hvordan du bliver organiseret: ved at minimere antallet af ting du har. Ingen tricks eller hemmeligheder.

Denne metode er ikke anderledes, når det kommer til dine computerdesignfiler. Når du går igennem dine filer, skal du beslutte, om hver enkelt stadig er relevant for noget vigtigt. Hvis det ikke er tilfældigt, slet det - du behøver det ikke igen, og det er bare at røre dit digitale arbejdssted. Normalt er disse filer gamle projektfiler som tidligere udkast til grafik og design og forældede website filer.

Det er rart og alt, men hvornår skal du hensynsløst slette gamle og unødvendige filer? Når alt kommer til alt, hader alle næsten alle deres rum.

Nå, ligesom du må minimere, at du skal planlægge rengøring, er dit værelse ved at tage vare på et objekt, så snart du støder på det, så skal du også beslutte, om du skal slette en fil, når du støder på det. Hvilket fører os til # 2 ...

2. Tag øjeblikkelig handling til filer, du møder

(Billede af John Britton)

Den bedste måde at undgå at planlægge sortering og rengøring af dine computerdesignfiler på er ikke at få det nødvendigt. Hver gang du støder på en fil, skal du straks træffe foranstaltninger.

Men du er uden tvivl en travl fyr eller gal. Du har ting at gøre, steder at være. Du kan ikke tabe alt, hvad du laver, og tage sig af hver fil, du møder. Så hvordan bestemmer du hvornår man skal handle? Brug 5-minutters regel: Hvis du tager øjeblikkelig handling på filen, tager det 5 minutter eller mindre, tag det så hurtigt som muligt.

Lyder det godt? Det er fordi dette er “påvirket” af David Allens populære bog GTD: Få ting færdige. I den siger han, at du kan undgå at opbygge en lang opgaveliste ved straks at tage sig af en opgave, du oplever, så længe det ikke tager mere end minutter.

Dette gælder også dine computer designfiler:

• Findes et halvt færdigt logo? Sæt det op og send det af.
• Næsten færdig med et stykke kode? Afslut det.
• Har du en gruppe af filer, er du ikke sikker på, at du har brug for mere? Gå igennem dem, beslut og slet hvis det er nødvendigt.

Så # 1 og # 2 hjælper med at holde dine filer under kontrol. Men der er et andet vigtigt element, som er ...

3. Har så få mapper som muligt

(Billede af Steve Ryan)

Opret kun et par mapper til din type arbejde, og vær så generel med kategorien som muligt. I stedet for at få niche med utallige mapper nedbrudt (såsom "vektorer" eller "photoshop" eller hvad som helst), har du bare ting som 'logoer' og 'websites'. Eller du kan have mapper til hvert projekt, og enhver type fil, der er relateret til det, går ind der.

Hvorfor gør dette? To grunde:

1. Ingen ubeslutsomhed lammelse: er filen et logo, et websted eller en del af et projekt? Bare smid det i den respektive mappe og gøres med det.
2. Anti-for-mange-filer filter: Når du ser mappen fylde op med for mange filer, vil du være mere tilbøjelig til at slette gamle og unødvendige. Ligner at se for mange ting i dit værelse, snarere end at gemme det i skuffer og andre værelser.

Undgå at blive for specifik med mappens navne og kategorier. Jo mere specifikt du navngiver en mappe, jo flere kategorier har du. Og med flere kategorier skal du bestemme, hvor den nye fil går. Chancerne er, at det ikke passer fint ind i bare en af ​​dem, så du vil vælge vilkårligt en. Så når det er på tide at organisere flere filer, tænker du tilbage til hvilken kategori du vælger med en lignende fil sidste gang. For ikke at nævne ikke klart, hvilken kategori hver fil også tilhører.

Hvorfor ikke bare bruge noget mærkningssystem? Derefter kan du helt væk med mapper, ikke? Mens det i teorien skal fungere, vil det i virkeligheden opmuntre dig til at oprette og holde alt for mange filer.

Her er hvad der vil ske:

1. Du mærker dine oprindelige filer, så det er godt, at du nemt kan finde dem senere ved at søge via tags.
2. Du bliver liberal med tags ved at oprette for mange tags, der er for specifikke - det skyldes ubesluttslammelse, fordi du ikke kunne vælge mellem to tags og besluttede at oprette en ny specifikt til den ene fil.
3. Du ender med at have for mange tags, som bliver overvældende for at finde ting med.
4. Hvad der er værre er, da du ikke følte behovet for at holde din filtælling lavt, du har nu flere filer, end hvis de var konstant synlige i en generel mappe, du kiggede på.

4. Ditch Auto-Organizing Funktioner

(Billede af Mark Sebastian)

Auto-organiserende funktioner (tænk iTunes 'auto-rename-and-sort-funktion men anvendt på alle filer) er nemesis at holde filer under kontrol. De tilskynder til liberal fil oprettelse og besparelse. Selvom det synes fint i starten, jo flere filer du har, desto mindre ved du, hvor alt er.

Hvorfor slet ikke filer, når de er gamle eller unødvendige? Den automatisk organiserende funktion vil opmuntre dig til ikke at slette. En slags Gmail-funktion, som aldrig sletter-lige-søgning. Men i modsætning til e-mail, hvor du kun har en type indhold (tekst) og dermed let at søge, er dine filer svært at søge på denne måde. Der er ingen enkel måde at søge inde i indholdet, især for visuelle og lydfiler. Så det eneste du bliver nødt til at arbejde med er filnavne og måske nogle meta beskrivelser mærket på den. Det er en opskrift på filoverbelastning.

Ved ikke at bruge nogen autoorganiserende funktioner, er du ansvarlig for hver fil, du opretter. Du vil se det og være opmærksom på det mindst en gang, så du vil være mere bevidst om hver fil på din computer. På denne måde får du en bedre følelse af, hvornår dine filer er ude af kontrol - og når du skal fjerne hensynsløst.

5. Konsolidér filer, når det er muligt

(Billede af Aldo Gonzalez)

Dette er en simpel. Hvis du kan konsolidere to eller flere filer på en eller anden måde, så har du naturligvis færre filer. Og færre filer svarer til mindre rod.

Den anden fordel ved at konsolidere filer er, at det bliver lettere at finde det, du leder efter. Dine filer bliver mere organiserede. Hvordan? Du vil naturligvis have relevant indhold alt i én fil, så du behøver ikke at jage flere filer, der vedrører det samme projekt.

Hvordan går du med at konsolidere dine filer?

• For tekst, simpelthen kopiere / indsætte relateret indhold fra flere filer til en hovedtekstfil.
• Til visuelle designs kan du kopiere / indsætte forskellige elementer og variationer i en hovedfil.

Hver større og mindre grafikapp understøtter lag og mærkning og gruppering af dem, så drage fordel af det. Det kan være variationer af et logo eller flere aspekter af et større design - alt i en grafikfil.

Tildelt, ikke alle typer af filer eller indhold kan konsolideres. Kode, for eksempel. Derfor er det ovennævnte titlen “når det er muligt” - gør det bedste du kan, og ethvert beløb, der hjælper med at reducere antallet af filer, er en nettovinst.

Hold dine filer effektivt under kontrol

Forhåbentlig var disse 5 måder ikke bare en del produktivitetsporno: ting at læse for at undgå at gøre det egentlige arbejde, der giver dig ønskede resultater i dit liv. Nej, disse blev skrevet med den hensigt at være handlingsmæssige ting, du kan begynde at anvende nu for at holde computeren og designfilerne ude af kontrol.

Ingen ønsker aktivt at organisere og styre deres computer- og designfiler. Så disse 5 måder hjælper dig med at danne vaner, der undgår at skulle gøre det. Og som med alle vaner er det vigtigste at bare begynde at gøre dem.

For at genbruge, her er de 5 effektive måder at holde dine filer under kontrol:

1. Ruthlessly slette gamle og unødvendige filer
2. Tag omgående handlinger på filer, du møder
3. Har så få mapper som muligt
4. Ditch auto-organiserende funktioner
5. Konsolidér filer, når det er muligt

Din tur: Hvilke andre måder har hjulpet dig til effektivt at holde din computer og design filer under kontrol?

Redaktørens note: Dette indlæg er skrevet af Oleg Mokhov til Hongkiat.com. Oleg Mokhov er verdens mest mobile elektroniske musiker, en web- og visuel design-entusiast, og medstifter af premium-royaltyfrie musikforretning Soundtrackster.