Sådan bruges Excel AutoRecover og AutoBackup funktioner

Det er altid en frygtelig tragedie, når nogen mister noget vigtigt, de arbejder på, fordi de ikke gemte deres dokument korrekt. Dette sker oftere, end du tror på Excel- og Word-brugere!

Heldigvis har Microsoft tilføjet en masse funktioner i de sidste par versioner, der reducerer chancerne for at miste data på grund af nedbrud, strømbrud, utilsigtede sletninger osv. En funktion kaldes AutoRecover og den anden, mindre almindeligt kendte funktion, hedder AutoBackup.

I denne artikel snakker jeg om, hvordan du konfigurerer begge muligheder, så dine data er så sikre som muligt. Jeg vil også gerne nævne, at de seneste versioner af Office giver dig mulighed for at gemme dokumenter direkte til OneDrive, hvilket er en god mulighed at overveje, fordi du stadig kan få adgang til dit arbejde, selvom harddisken fejler.

Excel AutoRecover

Auto Recover-funktionen er slået til som standard, og gemmer dit dokument automatisk til et midlertidigt sted efter et angivet tidsinterval. For at se AutoRecover indstillingerne skal du klikke på Fil og så Muligheder.

Klik på Gemme i menuen til venstre, og du får vist indstillingen AutoRecover under Gem arbejdsbøger.

Som standard gemmes AutoRecover-oplysninger hvert 10. minut. Udover intervallet skal Excel være i tomgang i 30 sekunder, før dataene gemmes. De gemte oplysninger gemmes også i AutoRecover fil placering opført her. Så hvordan virker det? Lad os sige, at du har et regneark som det nedenstående, og du har det gemt.

Lad os nu sige, at jeg tilføjer følgende data til Excel-regnearket og venter ca. 10 minutter uden at gemme mit dokument. Da AutoRecover-intervallet er indstillet i 10 minutter, skal du vente mindst så længe for de data, der skal gemmes.

I mit tilfælde simulerede jeg et Excel-crash ved at åbne task manager og dræbe Excel-processen. Derefter genåbnede jeg Excel og så straks en valgmulighed kaldet Vis gendannede filer.

Hvis du klikker på det, vil det hente en liste over Excel-filer, der kan hentes. I mit tilfælde havde den den oprindelige fil, som havde data i bare A1 og A2, og den havde også den automatisk genoprettede fil, som indeholdt de data, jeg ikke havde gemt på disken.

Ved at klikke på et af elementerne i listen åbnes en anden forekomst af Excel, der viser dataene i den pågældende fil. Samlet set er dette en rigtig nyttig funktion til de tidspunkter, hvor du ikke gemte alt dit arbejde, men Excel slutter uventet.

Den største ulempe ved denne funktion er, at AutoRecover-dataene gemmes på samme harddisk som din fil, så hvis der sker noget på din harddisk, vil alt blive væk. Du kan ændre placeringen i indstillingerne ovenfor til en separat harddisk eller endda til en netværksplacering, som jeg stærkt anbefaler.

Bemærk, at AutoRecover-oplysningerne også slettes automatisk ved hjælp af Excel under følgende omstændigheder:

1. Du gemmer filen manuelt eller ved hjælp af Fil - Gem som.
2. Du lukker filen eller afslutter Excel (om du gemmer filen eller ej)
3. Du slukker for AutoRecover helt eller bare for projektmappen

Så dybest set, når du gemmer filen, slipper den af ​​AutoRecover data. Hvis du manuelt afslutter Excel og vælger ikke at gemme dataene, vil den slette AutoRecover-dataene. Husk bare, når du bruger denne funktion. Hvis du er en tung Excel-bruger, foreslår jeg at indstille AutoRecover-intervallet til noget som 2 eller 3 minutter i stedet for 10.

Automatisk backup

En anden funktion, som ikke mange mennesker virkelig ved om det, er AutoBackup. For at bruge det skal du først gå og gemme din fil for at komme til Gemme dialog boks. Hvis du allerede har gemt Excel-dokument, skal du gå til Fil og så Gem som og vælg en placering. Når du gør dette, vil det medbringe det Gem som dialogen.

Klik på dialogen i dialogboksen Værktøj knappen, der er til venstre for Gemme knap. Du kan se et par muligheder, hvoraf den ene er Generelle indstillinger. Når du klikker på det, vises et lille vindue med nogle flere muligheder.

Gå videre og tjek Opret altid backup boks. Klik på OK og nu, når du gemmer filen, oprettes også en Excel-backupfil med en .XLK-udvidelse. Bemærk at første gang du gør dette, vil filerne være nøjagtigt ens. Hvis du foretager redigeringer til den oprindelige fil og derefter gemmer den igen, vil backupfilen forblive den samme (de originale data). Den tredje gang du gemmer det, bliver backupfilen opdateret med oplysninger op til den anden gem.

Grundlæggende er backupfilen altid en version bag den nuværende version. Så hvis du lavede en masse ændringer, gemte du din fil og ønskede at gå tilbage til den version, der ikke havde disse ændringer, du kunne bare åbne backupfilen.

Filen gemmes på samme sted som den oprindelige fil, og der synes ikke at være en måde at ændre det på. Denne funktion giver ikke meget sikkerhed til dit dokument, men det er godt under visse omstændigheder.

Hvis du aktiverer disse sikkerhedskopierings- og gendannelsesfunktioner i Excel, vil du forhåbentlig spare dig for at miste vigtige data. Det er altid en god mulighed at bruge cloud-opbevaring (som OneDrive) som et ekstra sikkerhedsnet, hvis computeren katastrofalt fejler. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kommentere. god fornøjelse!