Sådan bruges AutoText og Quick Parts i MS Word
For flere af de tidligere iterationer af Word har Microsoft haft en AutoText-funktion, der gør det muligt for brugerne at opfange et stykke tekst og derefter bruge det igen og igen i andre dele af deres dokumenter eller endda i andre dokumenter.
Microsoft har tilføjet den funktion ved at inkludere noget, den kalder, Quick Parts, som i det væsentlige stadig er AutoText, men giver brugerne lidt mere fleksibilitet.
Hvis du vil se, hvordan AutoText fungerer med Quick Parts, skal du skrive nogle tekst i et testdokument. i dette eksempel vil en adresse blive brugt:
Marker derefter teksten, og klik derefter på Indsæt faneblad på hovedbåndet, og klik derefter på Hurtige dele ikon:
Du skal få denne rullemenu:
Vælge Gem valg til hurtig delgalleri, du skal få en pop op, der ser sådan ud:
I de fleste tilfælde kan du gå med standardindstillingerne, men hvis du ønsker det, kan du ændre dem, så de passer til dine formål, og klik derefter på Okay knap.
Bemærk: Navnet på den hurtige del du opretter, som standard til den første linje i din tekst.
For at se resultaterne af din indsats skal du flytte til en anden del af dit dokument og derefter klikke igen på Hurtige dele ikonet, bør du se teksten du fangede i et lille vindue:
Klikker på Hurtige dele vindue med din tekst i det får din tekst til at blive indsat i dokumentet i den aktuelle position.
Der er en endnu hurtigere måde at få din Quick Parts-tekst til i dit dokument; flytte til et tomt sted og begynde at skrive den samme tekst, du har gemt som Quick Parts-teksten, skal du få en lille popup, der viser dig, at Word erkender, at du forsøger at skrive i din Quick Parts-tekst.
I dette tilfælde er alt, hvad du skal gøre, at trykke på Gå ind nøgle og ord vil udfylde resten af Quick Parts-teksten for dig.
Bemærk: Du kan også skrive kun et par af de første tegn i din Quick Parts-tekst, og tryk derefter på F3-tasten, og Word vil indsætte Quick Parts-teksten, som du mener, du vil have.
Dette er den hurtige del af Quick Parts, ved at klikke på et enkelt ikon, ser du straks teksten, du har taget, og kan indsætte den med et enkelt klik eller indsætte det automatisk, når det genkender, hvad du forsøger at skrive.
Word har stadig den gamle AutoText-funktion; at bruge det, følg den samme vej som du gjorde med Hurtige dele, kun når du får den Opret ny byggesten popup i stedet for at gå med standard Quick Parts under Gallery, vælg i stedet Autotekst:
Så, for at bruge det, skal du klikke igen på knappen Hurtige dele ikon, så i stedet for at vælge en af tekstbokse til Hurtige dele, klik i stedet hvor det står Autotekst, du skal se en rullemenu, der ser sådan ud:
Når du klikker på, hvor du ser din gemte tekst, får teksten gemt til at blive indsat i dit dokument lige som med Hurtige dele.
De to andre indsætningsvalg fra Hurtige dele menuen er Dokumentejendom og Mark:
Dokumentejendom giver dig mulighed for at indsætte tekst med en foruddefineret overskrift i dit dokument; For at se, hvordan dette virker, klik på det, og vælg derefter en af de tilgængelige titler fra pop op-menuen.
I dette eksempel vælger vi Selskab. Efter at have valgt det, får vi dette ind i vores dokument:
Det venter på os at skrive navnet på vores firma, når vi gør det, ser det sådan ud:
Når du klikker et andet sted i vores dokument, får det det til at ligne almindelig tekst. Men næste gang vi skal skrive i navnet på vores firma, kan vi i stedet klikke på Hurtige dele ikon, vælg Dokumentejendom, og så Selskab fra rullemenuen, og firmaets navn vil blive indsat i dokumentet.
Den anden mulighed, Mark… bruges til at indsætte foruddefinerede Word-elementer i dit dokument; Hvis du f.eks. vil have den aktuelle tid indsat i dit dokument, vil du klikke på Hurtige dele, vælg derefter Mark… vælg derefter Tid fra kategorivinduet.
Den aktuelle tid indsættes derefter i dit dokument.
Endelig skal du slette Quick Parts-tekstindtastninger ved at klikke på Hurtige dele ikon og derefter højreklik i vinduet, der indeholder den tekst, du ønsker at slette, og klik derefter på, hvor det står Organiser og Slet:
Klik derefter på Slet knappen nederst i menuen Organiser og Slet popup.
Hurtige dele og AutoText er mest nyttige, når du finder dig selv genindtastning lidt tekst igen og igen, især hvis det er besværligt at skrive, som lange tal eller svært at stave navn eller steder.
