Flyt e-mails automatisk til mapper i Outlook ved hjælp af regler
I dette indlæg tager vi et kig på, hvordan du kan styre din Outlook-e-mail bedre ved at få indgående post automatisk flyttet til separate mapper. Hvis du får en masse email hver dag, kan det spare tid.
I stedet for at skulle bruge en time en gang om ugen til at flytte e-mails fra indbakken til dine kategoriserede mapper, vil e-mail-regler hjælpe med at automatisere din indbakkeorganisation. Dette ligner meget på at bruge etiketter og filtre i Gmail.
E-mail-regler kan virke komplicerede, og de kan være, hvis du virkelig vil udføre en sofistikeret sortering, men hvis du simpelthen vil flytte arbejdsemails til Work-mappen automatisk, så er det et stykke kage.
For at regler kan være nyttige, skal du først oprette nogle mapper under din indbakke for at kategorisere din e-mail, f.eks. Projekter, arbejde, familie osv..
Du kan oprette mapper ved at højreklikke på Indbakke eller enhver mappe og valg Ny mappe. Følgende procedure virker på Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 og Office 365.
Konfigurer Outlook Regler
For at komme i gang skal du åbne Outlook, klikke på Fil fanebladet og du vil se Administrer regler og advarsler knappen mod bunden.
Hovedvinduet Regler og advarsler vises, og du kan som standard se en regel allerede oprettet, afhængigt af din version af Outlook.
Herfra vil du klikke på Ny regel knappen for at komme i gang med din første Outlook-e-mail-regel. Regelguiden dialogen vil dukke op, og det vil vise dig nogle almindelige regelskabeloner.
Disse er de mest almindelige og sandsynligvis alt hvad du nogensinde har brug for. Den mest almindelige regel er den første nævnt "Flyt meddelelser fra en person til en mappe”. Gå videre og vælg det, og klik derefter på Næste.
Du vil bemærke den nederste listefelt, der hedder "Trin 2:" forbliver nederst med nogle understreget tekst. I virkeligheden skal alle jer gøre for at opsætte reglen, klik på hyperlinks for folk eller offentlig gruppe og specificeret at vælge e-mail-adressen, og hvor du vil have disse e-mails til at gå.
Så kan du klikke på Afslut og du er færdig. Men hvis du vil gøre reglen mere kompliceret, så klikker du på Næste vil give dig en masse flere muligheder:
Når du tjekker forskellige forhold i den øverste listefelt, vil regelbeskrivelsen nederst også blive populeret med flere hyperlinks. Du kan endda oprette regler, der søger bestemte ord i e-mail-koden og derefter udføre handlinger på disse e-mails.
Din næste opgave er at klikke på hvert hyperlink og vælge de tilknyttede værdier som e-mail-adresser, mapper osv. I vores eksempel ovenfor vil du klikke på folk eller offentlig gruppe og vælg en e-mail-adresse.
Klik derefter på ordet specificeret og bliv til den mappe, du vil have, at e-mailen skal flyttes til eller klik på Ny og der oprettes en ny mappe under den aktuelt fremhævede mappe.
Nu ser du bunddelen opdateret med de faktiske værdier for din regel.
Når du klikker på Næste, kan du indstille flere handlinger for reglen. Du kan normalt forlade dette alene, hvis det er en simpel regel, men hvis du også vil udføre andre handlinger som en lyd, videresend e-mailen, lav en kopi af den, udskriv e-mailen, start et andet program, kør et script osv. , så kan du gøre alt det på denne skærm.
Klik Næste Når du er færdig, og du bliver bragt til Undtagelser dialog, hvor du kan vælge hvilke betingelser du ikke ønsker at have denne regel behandlet til. Medmindre du har nogle unikke tilfælde, kan du lade det være tomt, hvilket er standard.
Klik på Næste, og vi har endelig nået slutningen af regelguiden! Giv reglen et navn som "Flyt venner e-mail", så du ved hvad det gør, når du kigger på det senere.
Så hvis du har e-mails allerede i din indbakke, der matcher din nye regel, skal du markere boksen til "Kør denne regel på meddelelser allerede i indbakken”. Du kan forlade alt andet som standard og klikke Afslut!
Nu kan du oprette regler for folk, nyhedsbreve, bank- / kreditkortopgørelser og alt andet du kan tænke på for at begynde at administrere din Outlook-email mere effektivt! god fornøjelse!
