Hvad BCC er, og hvorfor du er en frygtelig person, hvis du ikke bruger den
Få faciliteter i den moderne digitale workflow er så vidt tilgængelige, men så vidt ignoreret (eller helt misbrugt) som e-mail-BCC-funktionen. Hvis du er skyldig i at misbruge eller forsømme sin magt (og der er en god chance for at du er), er det tid til at omvende dig og i færd med at skære ned på spam og beskytte privatlivet for dine venner og familie.
Hvad er BCC og hvor kom det fra?
Der er tre adresseslots i hver e-mail-klient: TO, CC og BCC, som står for henholdsvis "[levere] til", "carbon copy" og "blind carbon copy". Disse betegnelser er et holdover fra verden, der gik forud for elektronisk post: fysiske breve og notater.
I midten af århundredes forretningsmemoer kunne der f.eks. Være en TO-slot til den primære modtager, en CC-slot for personer, der måtte være med på kommunikationen, men som ikke var de primære modtagere og en tredje plads, BCC, for enkeltpersoner, der måtte være med i kommunikationen også, men af hvilken som helst grund ville deres identitet blive tilbageholdt fra de notater, der blev sendt til modtagerne i TO- og CC-adressespalterne.
Ved fremkomsten af elektronisk post blev de samme konventioner, der blev brugt i papirpost og -notater, kopieret, både af fortrolighed og fordi de var nyttige, selvom meddelelsen ikke længere var fysisk kopieret og leveret.
Hvis disse konventioner eksisterede i årtier før fremkomsten af e-mail og har eksisteret i det mellemliggende halvtreds århundrede eller så, hvor opstår der så problemerne? Der er to former for misbrug af BCC: passiv aggressiv blind carbon copying (den ondsindede form af problemer) og forsømmelse at bruge blind-carbon kopiering for at beskytte privatlivets fred (problemer der opstår som følge af uvidenhed). Lad os tage et kig på, hvordan og hvorfor at undgå hver.
Sig nej til passiv-aggressiv blinde carbon kopiering
Den værste brug af den blinde carbon kopi er at passivt aggressivt ensnare en kollega. Denne form for BCC-misbrug afgrøder, når medarbejdere anvender BCC-funktionen som en måde at indirekte tatle på deres kolleger, sutte op til deres chef eller på anden måde engagere sig i dysfunktionelle arbejdspladser.
Billede med EF-tegneserier.
En medarbejder kan for eksempel placere deres chef som BCC-adressaten på en e-mail, som de sender til en anden medarbejder, så deres chef ser, at de kommunikerer med den anden medarbejder, eller at den anden medarbejder ikke opfylder nogen form for forpligtelse eller deadline. Denne form for hemmelig-ekornekommunikation er generelt frygtet på arbejdspladsen, og vi er ikke ved at give udtryk for nogen form for adfærd, der opdrætter et småligt og passivt aggressivt arbejdsmiljø.
Vores eneste råd om sagen er: Stop det.
Medmindre din HR afdeling eller din chef udtrykkeligt kommer til dig og instruerer dig til at BCC din kommunikation, bør du undgå praksis.
Hvis folk uden for primærkommunikationen skal holdes i løkken, selv højere ups, er den bedste praksis at inkludere dem som CC-adressater og at underrette TO-adressaterne om, hvem der var medtaget og af hvilken grund.
Dette skaber ikke kun en mere moden dialog på arbejdspladsen, det hjælper dig også med at undgå en særlig pinlig begivenhed: Hvis din chef eller en anden BCC-modtager bruger funktionen "Answer-all", frigør de sig effektivt og afslører, at de har haft adgang til indholdet af den tidligere email. Prøv at forklare, at den ene til kollegaen, du var sammenfaldende ved vandkøleren.
Heldigvis er antallet af personer, der ondskabsfuldt bruger BCC-funktionen, lille, hvilket fører os til dem, der udgør størstedelen af misbrug: den uvidende.
Venner Gør ikke Carbon Copy Friends
Hvis de fleste mennesker ikke er ondskabsfuldt ved hjælp af BCC-funktionen som en del af en psykologisk krigskampagne mod deres kolleger, hvornår forlader det os? Det efterlader os med millioner af mennesker, der uheldigvis forsømmer at selv bruge BCC-funktionen i første omgang.
Billede med tilladelse fra Denver Public Library, Western History Collection.
Hvorfor er BCC-funktionen så vigtig? Det giver dig mulighed for at sende en e-mail til nogen uden at den person ser alle andre, der modtager e-mailen, og effektivt sikrer deres private oplysninger. Her er et eksempel e-mail fremad, slettet fra vores egne email arkiver:
Hver blå uskarphed i det privatlivsbegrænsede billede ovenfor er en e-mail-adresse. Ikke kun var der over 40 emailadresser på listen over fremmende modtagere, vi var med i, men der er to sæt tilbageblivende blokke i den fremsendte email (se ovenfor), der indeholder henholdsvis 13 og 8 emailadresser. Det betyder, at der er over 60 emailadresser i hele emnet.
Nu kan du spørge dig selv "Så hvad? Hvad betyder det? "Det betyder flere grunde. Først og fremmest er der det simple spørgsmål om privatlivets fred og behandling af privatlivets fred for folket på din kontaktliste (hvad enten de er venner, familie eller forretningsforbindelser) med respekt. Det siger sig selv, at de mennesker, der brænder fremad og masse e-mails med snesevis af deres venner og medarbejdere, ikke tager tid til personligt at kontakte hver af de dusinvis af modtagere og spørge, om de vil have deres kontaktoplysninger delt med alle andre på adresseliste. Det er helt respektløst at dele kontaktoplysninger uden den pågældende persons tilladelse.
Det bliver endnu mere respektløst og besværligt, jo mere forskelligartede mængden af mennesker, du er e-mail, er. Hvis du sender email til ti personer i en lille civilsamfund, der allerede kender hinanden, kan problemet være meget. Hvis du er en lærer, og du sender e-mail til dusinvis (hvis ikke hundredvis) af studerende nogle supplerende materiale, deler du pludselig personlige kontaktoplysninger hos mange mennesker med mange andre mennesker, de måske ikke ønsker at dele med.
Endnu værre, hvis nogen ved et uheld rammer "Svar alle" til nogen af de e-mails, du sender ud med fuldt lastede TO- og CC-slots, hver enkelt person på den oprindelige modtagerliste modtager svaret. I bedste fald er det forholdsvis harmløst, men det er bestemt, at tiden for alle andre går i stykker, da de åbner emailen for at se, hvad der er nyt i diskussionen. I værste fald, som det er sket mange gange i virksomheder over hele verden, kan e-mailen påtage sig et eget liv, da hundredvis af medarbejdere svarer, argumenterer og ellers interagerer med e-mailen. En sådan reaktion-alle kædereaktioner kan spænde over tusindvis af e-mails og kan endda kaste flamme krige (der var en sådan flammekrig på Tandem Computers i slutningen af det 20. århundrede, der varede for flere år).
For det andet og af mere praktisk interesse for de af jer, der kunne bekymre sig mindre om god e-mail-etikette og beskytte dine venners privatliv, skaber disse slags bulk e-mails utilsigtet fine små lister over e-mail-adresser for ondsindet software og spammere til høst. Hvis din e-mail-adresse ender med en stor e-mail fremsendt rundt om den verdensomspændende verden, kan du være sikker på, at et sted langs linjen vil ende på en spamliste. Endnu værre, hvis en af de brugere, der ender med din fremsendte e-mail, der sidder i tarmene i indbakken, ender med at blive ramt af malware, der replikeres via kontaktlister og e-mailadresser, der findes i indbakken, vil du sandsynligvis ende med en ondsindet email finde vej til dig.
Brug BCC klogt
Hvis du er i den sidste lejr, vil de, der ignorerer BCC-funktionen, sandsynligvis spørge dig selv, hvad du kan gøre for at undgå privatlivets fred og sikkerhed faux pas vi skitseret ovenfor. Bare rolig, når du er klar over, hvor forfærdeligt det er at ignorere BCC-funktionen, bliver det klart, hvad du skal gøre for at vaske dig selv af dine tidligere dårlige email-adfærd.
Først og frem for alt begynder du ved at spørge dig selv "Skal jeg virkelig sende denne email til alle på min kontaktliste? Tredive af dem? Enhver af dem? "Svaret på disse spørgsmål for de fleste e-mails er: Nej. Nej du behøver ikke at sprænge en personlig e-mail eller videresende til alle i din kontaktliste.
For det andet, når du gøre find dig selv med en legitim grund til at maile en masse mennesker på én gang. Hvis du f.eks. Skifter til en ny e-mail-udbyder, eller du vil sende din nye postadresse til hundrede af dine venner og familie, er det eneste passende at lave deres adresser i BCC-slot. Dette sikrer, at alt ondskabet til masse TO / CC-emailing elimineres: e-mailadresserne på alle modtagere holdes private, der er ingen chance for en spam-bot eller et stykke malware på en modtagers computer, der henter e-mailen til en anden modtager, og hvis nogen af dem har brug for at svare på dig for at stille et spørgsmål eller sådan, vil de ikke sprænge deres spørgsmål eller kommentarer til enhver anden person.
BCC øger privatlivet, øger sikkerheden og skærer ned på indbakken, som dine venner og kollegaer skal vade igennem. Der er absolut ingen grund til at undgå at bruge det, når det gør det, er lige så enkelt som at placere adresserne i en anden adresseslot.
