Spar tid med brugerdefinerede søgemapper i Microsoft Outlook
Søgning i Outlook er ret nemt, men hvorfor genere at skrive de samme søgninger igen og igen, hvis du udfører dem regelmæssigt? Med tilpassede søgemapper kan du gemme de tilpassede søgninger, så du kan komme tilbage til dem med blot et klik eller to.
Og mens det er fristende at bare tænke på brugerdefinerede søgemapper som en gemt søgning, er de faktisk køligere end det. Da de automatisk opdateres, fungerer de faktisk mere som virtuelle mapper, som ligner etiketterne i Gmail, bortset fra mere kraftfulde. Vil du have en mappe, der kun viser meddelelser, der er ulæste, fra en bestemt person, og har en eller flere vedhæftede filer? Intet problem.
Lad os tage et kig på, hvordan du opsætter dem.
Opret en foruddefineret søgemappe i Outlook
Outlook har allerede en række foruddefinerede søgemapper, som du kan gøre brug af. Du kan ikke yderligere tilpasse nogen af disse, men de er værd at tage et kig på først, bare hvis de dækker dine behov.
Til at begynde med finder du dine søgemapper nederst i listen over mapper i din Outlook-datafil på venstre side af vinduet. Hver datafil har sin egen søgemappe, så hvis du bruger Outlook til at tjekke mere end en konto, kan du oprette forskellige søgemapper til hver enkelt.
Du kan ikke selv vælge den mappe "Søg mapper", indtil du har oprettet din første søgemappe. For at oprette en søgemappe skal du skifte til fanen "Mappe" på båndet og derefter klikke på knappen "Ny søge mappe".
Dette åbner vinduet Ny søgning mappe. Du kan se en masse foruddefinerede søgemapper organiseret i kategorier som Læsning, Mail fra personer og lister og Organisering af mail. De fleste af mapperne er ret selvforklarende, så vi vil ikke dække dem i detaljer - du kan bare gennemse dem.
Her opretter vi en ny søgemappe, der viser ulæst mail. Det er en super handy søgemappe, der har rundt, fordi den viser al din ulæste mail, uanset hvilken mappe den er gemt i. Klik blot på den søgemappe, du vil oprette, og tryk derefter på knappen "OK".
Ret simpelt, ikke? Lad os nu se på at oprette dine egne brugerdefinerede søgemapper, som er langt mere kraftfulde.
Opret en brugerdefineret søgemappe i Outlook
Brugerdefinerede søgemapper giver dig yderligere kriterier, som de foruddefinerede søgemapper ikke indeholder - du kan stort set søge efter et hvilket som helst felt, en Outlook-besked indeholder. Endnu vigtigere kan du oprette en brugerdefineret søgemappe, der bruger flere kriterier til at vælge meddelelser. For eksempel kan du have en eneste displaybesked fra bestemte personer, og som har bestemte ord i emnelinjen.
For at oprette en søgemappe skal du skifte til fanen "Mappe" på båndet og derefter klikke på knappen "Ny søge mappe".
I vinduet Ny søgning mappe rulle ned til bunden af listen, vælg "Opret en brugerdefineret søgemappe" og klik derefter på knappen "Vælg", der vises.
Indtast et navn til din mappe i vinduet Tilpasset søgning mappe.
Dernæst opretter du kriterierne for søgningen, så klik på knappen "Kriterier".
I vinduet Søgemappe kriterier kan du virkelig tilpasse din søgning, og du kan vælge så mange af de tilgængelige kriterier som du vil.
Fanen "Meddelelser" indeholder grundlæggende kriterier, som lader dig søge efter bestemte ord i emnet eller meddelelsesorganet, afsendere og modtagere. Du kan også begrænse søgningen til meddelelser, hvor du er den eneste person på linjen "Til" eller på linjen "Til" eller "Cc" med andre personer.
Og du kan endda angive et tidsinterval for meddelelserne baseret på, hvornår de blev modtaget, sendt, ændret osv. Så for eksempel kan du kun vise meddelelser, der blev modtaget i de sidste syv dage.
Fanen "Flere valg" giver endnu flere kriterier for at indsnævre din søgning. Du kan søge efter meddelelser i bestemte kategorier, dem, der er ulæste eller har vedhæftede filer, af betydningen af meddelelsen, dem der er markeret eller ej, og selv efter den faktiske størrelse af meddelelsen. Den sidste kan være nyttig til at finde og slette store vedhæftede filer, forresten.
Fanen "Avanceret" giver dig mulighed for at tilføje kriterier baseret på alle de felter, et Outlook-objekt kan gemme. Der er masser af dem, så vi dækker dem ikke her. Men hvis du skal søge efter noget, du ikke har fundet på de andre faner, er chancerne for, at du finder det ved at klikke på "Field" -knappen og gennemse menuerne.
Når du er færdig med at indstille alle de kriterier, du vil have på de tre faner, skal du gå videre og klikke på knappen "OK" for at vende tilbage til vinduet Tilpasset søgemappe. Der er endnu en ting, du måske vil konfigurere her, før du er færdig.
Som standard trækker den tilpassede søgning du opretter, fra alle mapperne i din Outlook-datafil. Hvis du vil begrænse det til kun bestemte mapper, skal du klikke på knappen "Gennemse".
I vinduet Vælg mapper skal du vælge de mapper, du vil medtage i søgningen, og derefter klikke på knappen "OK".
Og så tilbage i vinduet Tilpas tilpasning, fortsæt og klik på "OK" igen.
Outlook opretter den tilpassede søgemappe og tilføjer den til din mappevisning.
Når du er ved at bruge det, er funktionen Custom Search Folder ret kraftig. Her er blot nogle få eksempler på ting, du kan bruge søgemapper til:
- Beskeder til og fra din chef
- Meddelelser med uløste opfølgningsflagge efter kategori (for eksempel kan du søge efter kun de uløste elementer i den personlige kategori)
- Beskeder med stor betydning
- Beskeder til og fra en klient (Du kan endda bruge deres fulde domæne i søgefeltet og vælge at søge i alle felter)
- Beskeder med vedhæftede filer, og som er over en vis størrelse (fantastisk til at slippe af med store vedhæftede filer og reducere størrelsen på din datafil)
Og det ridser bare overfladen. Så, hvilke typer søgemapper skaber du? Lad os vide i kommentarerne!
