Sådan skiftes og tilpasses samtalevisning i Outlook

Tilbage i Outlook 2010 introducerede Microsoft Samtalevisning, som virker som Gmail-konversationstræning. Det er tændt som standard i nyere versioner Outlook, men ikke hvis du opgraderede fra en ældre version, hvor den blev slukket. Så hvis du ikke vidste, at det var der, var det måske tid til at kigge.

Hvad er samtalevisningen?

Selv om Microsoft snakkede op for Conversation View, da de introducerede det, var de fleste uden for virksomhedens it-afdelinger og læsere af højkvalitets tech-websites nok ikke klar over det. Når var det sidste gang du søgte efter og læste artiklen "nye funktioner" på en app, du bruger?

Dette er synd, fordi Conversation View er en praktisk funktion, som mange mennesker ønskede efter at have set samtale i Google's nye Gmail, som debuterede i 2004/5. Sådan var kravet om, at alle i øjeblikket talte om, hvordan man bruger kolonnen "Samtale" til at gruppere e-mails i Outlook 2003, selvom det kun hentede mails i samme mappe. Så nogle indviklede løsninger blev udformet ved hjælp af dynamiske søgemapper, men det var alt sammen lidt groft i forhold til AJAX-drevne lethed i Gmail.

Microsoft fik på sagen og tilføjede en ordentlig samtalevisning, der trækker e-mails fra alle mapper, da de rullede ud i Outlook 2010. Det kan forekomme lidt sent, da deres tidligere version kom ud 3 år tidligere (Outlook 2007), men man kan kun antage at det tog produktguiderne hos Microsoft et stykke tid for at indse, hvor populært Gmails threaded conversation-visning var, hvilket tidspunkt det var for sent at tilføje det til 2007. Uanset, Outlook 2010 fik det, og det var en anstændig indsats, der har fungeret godt i alle iterationer siden.

Siden Outlook 2013 er den blevet tændt som standard, men i mange virksomheder er den stadig slukket som standard af IT-afdelingen. Hvis du slukker den i din gamle version af Outlook, bliver den også slukket, når du opgraderer til en ny version. En af vores geeks slog den af ​​for fem år siden i Outlook 2013, og det er stadig væk nu, at de er på Outlook 2019. Det er også slået til i Outlook webappen, så det er mere velegnet der, men for Masser af mennesker, Outlook-klienten er deres vigtigste e-mail-app.

Lad os tage et kig på, hvordan du aktiverer Conversation View igen, og hvilke tilpasningsmuligheder du har. Bedre sent end aldrig!

Sådan skifter du samtalevisning til og fra

Du kan tænde og slukke samtalevisningen via et simpelt skifte, så hvis du prøver det og ikke kan lide det, er det nemt at slukke for det. For at tænde for det, skal du aktivere visningen Vis som samtaler.

Outlook viser en bekræftelsesmeddelelse, der giver dig mulighed for at tænde visningen i hver mappe ("Alle postkasser") eller bare den aktuelle mappe ("Denne mappe").

Prøv at tænde "Denne mappe", som giver dig mulighed for at se, om du kan lide det, før du tænder den overalt. Hvis du vil slukke for Conversation View helt, skal du slukke for Vis> Vis som samtaleindstillinger igen.

Hvad viser samtalevisning?

Conversation View arrangerer dine meddelelser i en tråd i kronologisk rækkefølge, med den nyeste meddelelse øverst. Disse er oprindeligt gemt under den øverste besked, med en trekant til venstre for at angive, at der er en tråd nedenfor.

Ved at klikke på trekanten udvides tråden og viser e-mailsne.

Den allerbedste besked er samtaleoverskriften, og det er ikke en besked. I stedet indeholder den navnet på den person, der startede samtalen og emnet. Hvis du klikker på det, vil du ikke se noget i læsepanelet.

Hvis du klikker på en af ​​meddelelserne under overskriften, vises Outlook som standard i Outlook. Nye meddelelser tilføjes automatisk øverst i samtalen under overskriften og vises med fed skriftisk for at angive, at de ikke er blevet læst endnu.

En samtale med en ny besked sendes automatisk øverst i mappen, så de seneste samtaler er altid øverst.

Dette viser også en af ​​de stærkeste funktioner i Conversation View, nemlig at det henter e-mail fra hvor som helst i Outlook og viser det på et enkelt sted med navnet på den mappe, der indeholder den mail, der fremhæves. I denne samtale er der mails i den aktuelle mappe, indbakken og også mappen Sendte elementer. Hvis vi skulle anvende samtalevisningen til indbakken, ville vi se den nøjagtige samme samtale.

Hvordan tilpasser du konversationsvisningen

Under indstillingen Vis> Vis som samtaler er indstillingen Konversationsindstillinger. Klik på dette for at vise samtaleindstillingerne.

Indstillingerne er:

• Vis meddelelser fra andre mapper: Viser meddelelser i samtalen, uanset hvilken mappe de er i. Hvis dette er slukket, vil du kun se samtalebeskederne i den mappe, du aktuelt ser.
• Vis afsendere over emnet: Viser afsenderens navn øverst i samtalen, snarere end motivet, når det er i kompakt tilstand (standardvisningen for mapper i Outlook). Skærmbillederne nedenfor viser, hvornår indstillingen er tændt og slukket.

• Udvid altid den valgte samtale: Viser den aktuelt valgte samtale i udvidet tilstand hele tiden, selvom du forlader mappen og kommer tilbage til den. Hvis du vil have en bestemt samtale altid vises i udvidet tilstand i hver mappe, der indeholder en af ​​mails i samtalen, skal du aktivere denne indstilling i hver enkelt mappe.
• Brug klassisk indrykket visning: Viser meddelelserne i et skrånende indryk, med jo ældre meddelelsen er, desto større er indrykket. Dette er en mappeindstilling, der gælder for hver samtale i mappen.

Der er en yderligere tilpasningsindstilling, som du kan finde i Filer> Indstillinger. Vælg kategorien "Mail" til venstre og rul derefter ned til "Andet" for at finde "Udvid ikke automatisk samtaler, når du bruger tastaturet til at ændre meddelelser" indstilling.

Som standard er denne indstilling slukket, så når du bruger op- og nedpile på tastaturet til at navigere gennem en mappe, udvides samtaler automatisk, når du vælger dem. Hvis du slår denne indstilling til, vil samtaler forblive kontraheret, når de vælges ved hjælp af tastaturet, og du kan bruge piletasterne VENSTRE og HØJRE til manuelt at udvide og indgå dem. Dette er især nyttigt, hvis du er den slags person, der foretrækker at bruge tastaturet, når det er muligt.

Det er samtalevisningen, Microsofts forsøg på at gå i gang med samtaler. Vi synes det er ret godt, med nok tilpasninger til at appellere til forskellige brugere, men ikke så meget, det er det svært at bruge. Og hvis det ikke passer dig, kan du slukke det igen ved at slukke for Vis> Vis som samtaler igen.