Sådan testes læsbarheden af din skrivning i Microsoft Word eller Outlook
Microsoft Word og Outlook har længe haft mulighed for at se "læsbarhedsstatistik" for hvad du skriver, så du ved, hvor enkelt eller komplekst du skriver. Dette kan medvirke til at sikre, at din skrivning er læselig nok til dit målgruppe.
I ældre versioner af Word var funktionen blot et klik væk på statuslinjen. I versioner, der begynder med 2013, skal du aktivere funktionen først, og derefter få adgang til den ved at køre en stave- og grammatikkontrol.
Kontrol af stavning og grammatik i Word og Outlook sker i Proofing Panel, og tilbyder en ret solid måde til korrekturdokumenter. Der er nogle bedre grammatikinspektioner til Office derude, men selvom du har aktiveret dem, skal du stadig aktivere den indbyggede grammatikkontrol for at kunne bruge læsbarhedsstatistikken. Om det er det værd, er det virkelig op til dig. Og hvis du ikke har noget imod at have grammatisk kontrol aktiv, men bare foretrækker ikke at blive distraheret af de skarpe understreger, mens du arbejder, kan du altid slukke for stave- og grammatikkontrol, mens du skriver.
Sådan aktiveres læsbarhedsstatistik
For at få adgang til læsbarhedsstatistikker i Word skal du først aktivere funktionen. I Word skal du klikke på fanen Filer og derefter klikke på Indstillinger. Vælg fanen Proofing i vinduet Valg. Aktivér både afkrydsningsfelterne "Kontroller grammatik med stavning" og "Vis læsbarhedsstatistik". Klik på OK, når du er færdig.
Processen er ens i Outlook. Klik på fanen Filer, og klik derefter på Indstillinger. Vælg fanen Mail i vinduet Valg og klik derefter på knappen "Stavekontrol og autokorrektion".
Vælg fanen Proofing i vinduet Redigeringsindstillinger. Aktivér både afkrydsningsfelterne "Kontroller grammatik med stavning" og "Vis læsbarhedsstatistik", og klik derefter på OK.
Bemærk, at i både Word og Outlook kan du fravælge mulighederne for at kontrollere stave- og grammatikfejl, mens du skriver, hvis du finder det distraherende.
Sådan ses læsbarhedsstatistik
Nu, hvor du har aktiveret læsestatistik, er det nemt at kontrollere læsbarhedsresultatet for et dokument eller et udvalg af tekst. Alt du skal gøre er at drive en stave- og grammatikkontrol. Du kan vælge specifik tekst for at kontrollere, eller sørg for, at intet er valgt for at kontrollere hele dokumentet. Start en stave- og grammatikkontrol ved at trykke på F7 eller ved at klikke på Proofing-knappen i statuslinjen nederst i vinduet.
Kør gennem stave- og grammatikkontrollen, og når du er færdig, vises vinduet Læsbarhedsstatistik.
Vinduet viser dig nogle grundlæggende statistikker som ord og tegn tæller sammen med nogle gennemsnit som sætninger pr. Afsnit. I afsnittet Læsbarhed kan du se to point: Flesch Reading Ease og Flesch-Kincaid Grade Level. Begge resultater er baseret på formler, der tegner sig for gennemsnitlig sætningslængde (ASL) og gennemsnitlige stavelser pr. Ord (ASW).
- Flesch Reading Ease. Denne score bedømmer læsbarheden af din tekst på en 100-punkts skala, hvor højere score er lettere at læse. Scores fra 0-60 betragtes typisk som college eller college graduate niveau og ret vanskeligt at læse. Scores fra 60-80 betragtes som rimeligt lette at læse og skrive på almindeligt engelsk. De fleste professionelle dokumenter falder ind under denne rækkevidde. Højere score end 80 anses for at være let at læse for børn.
- Flesch-Kincaid Grade Level. Disse scoringer belyser læsbarheden af tekst baseret på amerikanske skolekvalitetsniveauer. En score på 4,0 betyder for eksempel at skrive, der kan forstås af en fjerde grader. De fleste professionelle dokumenter falder et sted i området 7,0-11,0.
Og hvis du kan lide at kende matematikken bag ting, er den formel, der bruges til at bestemme Flesch Reading Ease-score,:
206.835 - (1.015 x ASL) - (84,6 x ASW)
Formlen anvendt til bestemmelse af Flesch-Kincaid Grade Level score er:
(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59
Og det er det! Det er en simpel funktion til at aktivere og bruge, og mens du måske ikke vil basere alt, hvad du skriver om læsbarhedsscorer, kan de stadig være et praktisk værktøj til at sikre, at du rammer den rigtige målgruppe med din skrivning.
