Sådan reduceres størrelsen af et Microsoft Word-dokument
Word-dokumenter kan få enorme, usædvanligt lange, komplekse dokumenter med masser af indlejrede billeder, skrifttyper og andre objekter. Men det ser også ud til, at dokumenter kan vokse ud af hånden for tilsyneladende ingen grund overhovedet. Hvis du beskæftiger dig med et stort dokument, her er nogle ting, du kan forsøge at reducere filstørrelsen.
Når du har et Word-dokument, der er lidt for stort, vil det første du prøver at komprimere billederne i det. Dette skyldes dels, at websteder som How-To Geek har skrevet omfattende artikler, der forklarer, hvordan man gør dette, og dels fordi billeder altid ser ud til at støde på størrelsen på et Word-dokument uden fornuft. Du skal stadig gå videre og følge de tips, vi skrev i den artikel, fordi hvis du har billeder, hjælper de dig.
Men hvis du ikke har billeder, eller du har fulgt disse tips og har brug for at reducere filstørrelsen mere, har vi fået dig dækket. Vi har mange tips til at dele, så vi har brudt dem ned i ting, der helt sikkert vil hjælpe med til at reducere størrelsen af et Word-dokument, ting der kan hjælpe, og nogle ofte foreslåede tips, som du ikke bør forstyrre.
Lad os komme igang.
Tips, der vil bidrage til at reducere et dokuments størrelse
Ikke alle tip du finder vil være nyttigt for dig. Nogle gange skyldes det, at de ikke gælder for din situation (hvis du ikke har nogen billeder, så kan tips om komprimering af billeder ikke bruges), men nogle gange er tipsene bare forkerte. Vi har testet alle tipene i dette afsnit, så vi ved, at de arbejder.
Konverter dit dokument til DOCX-formatet
Microsoft udgav DOCX-formatet i Office 2007, så hvis du stadig bruger .doc-format, er det tid til at konvertere. Den nyere .docx-filtype fungerer i det væsentlige som en ZIP-fil ved at komprimere indholdet af dokumentet, så det er bare at konvertere en .doc-fil til .docx-formatet, hvilket gør dit dokument mindre. (Dette gælder også for andre Office-formater som Excel (.xls til .xslx), PowerPoint (.ppt til .pptx) og Visio (.vsd til .vsdx) forresten.)
Hvis du vil konvertere din .doc-fil, skal du åbne den i Word og klikke på File> Info> Convert.
Klik på "OK" på den prompt, der vises, klik på "Gem" knappen, og Word konverterer dit dokument til .docx. Word gør denne konvertering ved at oprette en helt ny version af dokumentet i det nye format, så du har stadig din gamle .doc-version tilgængelig.
Vi testede dette med en prøveeksempel på 20 sider .doc-filer, der indeholdt seks billeder, forskellige tabeller og formateringsmærker. Den originale .doc-fil var 6,001KB, men den konverterede .docx-fil blev kun vejet ind på 721KB. Det er 12% af den oprindelige størrelse. Intet andet, vi foreslår nedenfor, vil gøre mere for at reducere din filstørrelse, så hvis du har .doc filer, du kan konvertere til .docx, kan dit arbejde blive gjort.
Indsæt dine billeder i stedet for at kopiere og indsætte dem
Når du kopierer og indsætter et billede i dit dokument, gør Word visse forudsætninger for, hvordan man håndterer det. En af disse forudsætninger er, at du ønsker, at det indsatte billede skal være et BMP-format, hvilket er en stor filtype, eller nogle gange PNG, som stadig er ret stor. Et simpelt alternativ er at indsætte dit billede i et redigeringsprogram i stedet, gem det som et mindre format som JPG, og brug derefter Indsæt> Billede for at indsætte billedet i dit dokument i stedet.
Indsætte det lille skærmbillede nedenfor direkte ind i et ellers tomt Word-dokument, der gjorde, at dokumentets størrelse hoppede fra 22 kB til 548 kB.
Indsætte dette skærmbillede i Paint, gem det som en JPG, og indsæt derefter JPG i et tomt dokument, hvilket fik dokumentet til at hoppe til kun 331 KB. Det er lidt over 40% mindre. Endnu bedre, ved at bruge GIF-formatet resulterede i et dokument, der var over 60% mindre. Skaleret op, det er forskellen mellem et 10 MB dokument og 4 MB dokument.
Selvfølgelig kan du ikke altid komme væk med dette. Nogle gange skal du bruge den bedre billedkvalitet, som formater som BMP og PNG kan tilbyde. Men hvis det er et lille billede, eller du ikke har brug for super høj kvalitet, kan du bruge et lettere vægtformat og indsætte billedet.
Mens du gemmer dit billede, skal du redigere
Når du redigerer et billede i Word, gemmes det alle dine billedredigeringer som en del af dokumentet. Det betyder, at hvis du beskærer et billede i dit dokument, beholder Word det fulde originale billede. Skift et billede til sort / hvid, og Word beholder stadig det originale fuldfarvede billede.
Dette øger størrelsen af dit dokument unødigt, så når du har foretaget ændringer af dine billeder, og du er sikker på, at du ikke behøver at vende tilbage til disse billeder, kan du have Word kasseret redigeringsdataene.
Men det er bedre end at fjerne unødvendige data fra dit dokument, der ikke indeholder de unødvendige data i dit dokument. Enhver redigering, du kan lave, selv enkle som beskæring eller tilføjelse af en pil, udføres bedst i en billedredaktør, før du indsætter billedet i dokumentet.
Komprimer alle dine billeder på én gang
Ja, vi sagde i starten, at denne artikel handlede om Andet måder at reducere din filstørrelse på, men de fleste artikler om dette emne fortæller dig, hvordan du komprimerer dine billeder en ad gangen (herunder vores artikel), og her på How-To Geek handler det om at finde bedre måder at gøre ting på.
Klik på Filer> Gem som> Flere indstillinger. (Du kan have "Gem en kopi" i stedet for "Gem som", hvis du har OneDrive med AutoSave tændt.)
Dette åbner dialogboksen "Gem som", hvor du får adgang til nogle ekstra muligheder. Klik på Værktøjer> Komprimer billeder.
Dette åbner panelet "Komprimer billeder", hvor du kan bestemme hvilken kompression du vil anvende på alle dine billeder på én gang.
Alternativet "Anvend kun til dette billede" er gråtonet, fordi dette er et værktøj til alt eller ingenting - alle dine billeder vil have disse valgmuligheder, når du gemmer dokumentet, eller ingen af dem vil. Så hvis du vil vælge forskellige muligheder for forskellige billeder, fungerer dette ikke for dig. Men hvis du søger at komprimere alle dine billeder på én gang, er dette muligheden for at bruge.
Vælg dine valg, klik på "OK", og gem derefter den nye version af dit dokument med alle de komprimerede billeder.
Stop indlejring af skrifttyper i dit dokument
Medmindre du bruger en usædvanlig skrifttype fra en galakse langt langt væk, er det næsten sikkert, at enhver, med hvem du deler dit dokument, vil kunne læse det ved hjælp af deres kopi af Word (eller et gratis alternativ som Libre Office). Så hvorfor vil du spilde plads i din fil ved at indlejre skrifttyperne? Stop dette ved at gå til Filer> Valg> Gem og sluk for "Indlejre skrifttyper i filen".
Du tror måske, at dette ikke ville gøre meget forskel, men du ville have det galt. Hvis du har indstillet skrifttypeindlejring, og hvis funktionen "Ikke indlejret fælles system skrifttyper" er slået fra, er forskellen i filstørrelse næsten 2 MB. Selv med "ikke indlejre almindelige system skrifttyper" tændt (hvilket betyder, skrifttyper som Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman osv. Ikke medfølger), er filen stadig næsten 1,3 MB større.
Så ja, stop indlejring af skrifttyper i dit dokument.
Stop indlejring af andre filer, hvis du kan
Vi har for nylig vist dig, hvordan du integrerer eller linker et Excel-regneark i et Word-dokument (og du kan også gøre det med andre filer, f.eks. PowerPoint-præsentationer eller Visio-diagrammer). Hvis du kan linke til regnearket i stedet for at indlejre det, gemmer du det meste af størrelsen af Excel-filen. Du gemmer ikke alt det, fordi det sammenkædede regneark stadig vil tilføje en vis størrelse, men dit dokument bliver meget mindre med et link end en fuld integrering. Selvfølgelig er der ulemper ved at forbinde såvel som fordele, så sørg for at læse artiklen for at forstå dem, før du gør det her.
Stop Gemme en miniature for dokumentet
Tilbage på dagen giver Word dig mulighed for at gemme et miniaturebillede af dokumentet, så Windows kunne vise dig et eksempel i File Explorer. Disse dage kan File Explorer gøre det alene og behøver ikke hjælp fra Word, men indstillingen findes stadig i dit dokument. I vores 721 KB testdokument, ved at aktivere denne indstilling øges filstørrelsen til 3247 KB. Det er 4,5 gange størrelsen af den oprindelige fil - for ingenting. Du finder denne indstilling i Filer> Info> Egenskaber> Avancerede egenskaber.
Sluk afkrydsningsfeltet "Gem miniaturer for alle Word-dokumenter" og klik på "OK".
Navnet på denne valgmulighed er lidt vildledende, fordi det kun er et dokument, der er åbent, selvom det er åbent, selvom det står "alle Word-dokumenter." Hvis dette er slået til som standard, når du opretter et dokument, så Du skal slukke den i Normal.dotx-skabelonen, og Microsoft har givet gode instruktioner til at gøre dette, hvis du ikke er sikker på hvordan.
Du kan også slukke denne indstilling i dialogboksen "Gem som", hvor den kaldes den lidt mere korrekte "Gem miniaturebillede".
Fjern personlige og skjulte oplysninger fra dit dokument
Ikke alene er personlige oplysninger tilføjet størrelsen af dit dokument, men det kan også give dine læsere oplysninger, du ikke vil have, at de har. Der kan også være oplysninger, der er blevet formateret som skjult, og hvis du ikke behøver denne skjulte tekst i dokumentet, hvorfor ikke slippe af med det?
Fjern disse unødvendige oplysninger fra dit dokument ved at gå til Filer> Info> Søg efter problemer og derefter klikke på knappen "Inspicer dokument".
Sørg for at "Dokumentegenskaber og personlige oplysninger" er tændt, og klik derefter på "Inspicer." Når inspektøren er færdig med at køre, skal du klikke på "Fjern alle" i afsnittet "Dokumentegenskaber og personlige oplysninger"..
Denne handling reducerede vores testfilstørrelse med 7 KB, så ikke et enormt beløb. Det er dog god praksis at fjerne personlige oplysninger fra dine filer, så du bør nok gøre det alligevel. Vær advaret om, at du ikke kan gendanne disse data efter at have fjernet den, så sørg for at du er glad for at den skal gå, inden du fjerner den. Du kan gøre det samme for indstillingerne "Invisible Content" og "Hidden Text", men det vil kun gøre din fil mindre, hvis du har skjult indhold.
Sluk AutoRecover (hvis du tør)
En af Words fantastiske funktioner - faktisk en af de store funktioner i hver Office-app - er AutoRecover. Denne funktion gør regelmæssig sikkerhedskopiering af din fil, mens du arbejder, så hvis Word går i stykker eller computeren genstarter uventet (f.eks. Når Windows opretter en systemopdatering natten over), vises du automatisk genoprettede versioner af åbne dokumenter næste gang du starter Ord. Selvfølgelig tilføjer alle disse versioner til størrelsen af din fil, så hvis du slukker for AutoRecover, bliver din fil mindre.
Gå til Filer> Indstillinger> Gem og sluk for "Gem AutoRecover-oplysninger hver [x minutter]" mulighed.
Dette vil ikke gøre en øjeblikkelig forskel, men det vil stoppe, at nye AutoRecover-versioner tilføjes til filen, mens du arbejder på den.
Bare vær advaret om, at du ikke længere har AutoRecover versioner, så hvis Word crashes eller lukkes uventet, vil du miste alt dit arbejde siden sidste gang du gemte det.
Kopier alt til et helt nyt dokument
Når du arbejder på et dokument, gemmer Word forskellige ting i baggrunden for at hjælpe dig. Vi har vist, hvordan du slukker dem, hvor det er muligt, og hvordan du sletter de data, som Word samler, men der vil sandsynligvis stadig være ting i dit dokument, du ikke har brug for. Hvis du finder dig udsat for denne form for dokumentstørrelse, kan du oprette et nyt dokument og derefter kopiere alt over til det.
Start med at oprette et nyt blankt dokument. Vælg alt indhold i dit nuværende dokument ved at trykke på Ctrl + A. I det nye dokument skal du trykke på Ctrl + V for at indsætte alt. Dette kopierer al din tekst, sektioner, formatering, sidelayout muligheder, side nummerering-alt hvad du behøver.
Dit nye dokument vil ikke have nogen af de tidligere baggrundsbesparelser, AutoRecover-oplysninger eller tidligere versioner, og dette bør reducere filstørrelsen.
Husk, at dette vil kopiere over alle redigeringsdata i dine billeder, så du vil måske fjerne det fra originaldokumentet før du kopierer alt over til dit nye dokument. Hvis du ikke gør det, er det ikke noget stort. Du kan stadig fjerne det fra dit nye dokument.
Vi kan ikke fortælle dig, hvor meget dette vil spare, fordi det kunne være alt fra et par kilobytes til mange megabyte, men det er altid værd at gøre, hvis du vil fjerne så meget fedt som muligt fra dit dokument.
Som en bonus har vi også set denne kopi / pasta til et nyt dokumenttrick, løse mærkelige fejl i Word-dokumenter, der var svære at spore ellers.
Tips det Magt Hjælp Reducer et dokumentets størrelse
Nogle tips virker som om de ville hjælpe, men vi kunne ikke få et positivt resultat med dem. Vi siger ikke, at de ikke hjælper med at reducere din filstørrelse, men det ser ud til, at du har brug for et bestemt sæt forhold for at få nogen gavn af dem. Vi anbefaler stærkt at prøve tipsene fra det forrige afsnit først og derefter give dem en chance, hvis du har brug for det.
Sluk baggrundsbesparelser
Jo mere kompliceret et dokument, og jo længere det har været siden du gemte det, jo længere tid kan det tage at gemme, når du klikker på "Gem" -knappen. For at hjælpe med at komme rundt om dette, har Word en indstilling i Filer> Indstillinger> Avanceret navngivet "Tillad baggrundsbesparelser."
Denne indstilling er aktiveret som standard og gemmer dokumentet i baggrunden, mens du arbejder på det. Tanken er, at når du klikker på "Gem", bliver der færre ændringer, der skal gemmes, og det sparer meget hurtigere. Dette er stort set en tilbagesendelse til de dage, hvor Word overtog en forholdsmæssigt større mængde systemressourcer, og på moderne systemer er det sandsynligvis ikke nødvendigt, især hvis du ikke redigerer meget lange eller komplicerede dokumenter.
Juryen er ude om, hvorvidt dette gør forskel på filstørrelsen. Hvis et dokument, der er åbent med denne indstilling, forlades, ændrede ikke størrelsen af vores testdokument (mens der blev slået AutoRecover tændt gjorde øg filstørrelsen). At foretage ændringer i løbet af en periode på ca. 30 minutter forårsagede heller ikke, at dokumentstørrelsen ændrede sig markant, uanset om "Tillad baggrundsbesparelser" var tændt eller slukket. Det var heller ikke at ændre det, hvor hurtigt dokumentet blev gemt.
Kort sagt: denne er op til dig. Hvis du slår den af, reducerer du ikke din filstørrelse, så lad den være på, for alt det, som Word gør for at gemme dine dokumenter automatisk, er en god ting.
Konverter til RTF og derefter konvertere tilbage til DOCX
RTF står for Rich Text Format, og det er en åben standard for dokumenter, der giver en smule mere formatering end almindelig tekst, men ikke alle klokker og fløjter i DOCX. Ideen om at konvertere en DOCX til RTF er, at den fjerner al den ekstra formatering og eventuelle skjulte data, så når du gemmer din RTF tilbage som en DOCX-fil, bliver filstørrelsen mindre.
Konvertere vores 20 sider, 721 KB test dokument til RTF ændrede filstørrelsen til 19,5 MB (så brug ikke RTF, hvis du vil have en lille fil). Konvertere det tilbage til DOCX resulterede i en fil, der var 714 KB. Det er en 7 KB sparer mindre end 1% - og fordi RTF ikke kunne håndtere nogle af de enkle tabelformatering, vi brugte, måtte vi omformulere .... der bragte størrelsen tilbage til 721 KB.
Dette ser ikke ud som om det vil have mange fordele for dit dokument, især når den moderne DOCX har så mange formateringsfunktioner, at RTF ikke kan håndtere.
Konverter til HTML og derefter konvertere tilbage til DOCX
Dette er den samme idé som at konvertere til RTF, bortset fra at HTML er et webformat. Vores konverteringstest viste næsten ens resultater med at bruge RTF.
Vi forsøgte dette på vores 721 KB DOCX-fil, og det konverterede det til en 383 KB HTML-fil. Konvertere det tilbage til DOCX resulterede i en 714 KB fil. Det er en besparelse på 1%, men det blev rod i formateringen, især overskrifterne, og disse skulle blive omdannet.
Udpak dokumentet og komprimer det
Et DOCX-dokument er en komprimeret fil, som et arkiv, du laver med 7-Xip eller WinRar. Det betyder at du kan åbne det med et af disse værktøjer og se hele indholdet. Et tip du måske kan se er at udtrække alle filerne fra din DOCX, tilføje dem til et komprimeret arkiv og derefter omdøbe det arkiv til en DOCX filudvidelse. Hej presto, du har et Word-dokument, der er blevet komprimeret! I teorien lyder det plausibelt, men ved hjælp af både 7-Zip og WinRar og forskellige arkivformater fandt vi, at hver gang vi forsøgte at åbne .docx-filen, vi havde oprettet, fortalte Word os, at filen var beskadiget.
Der kan være nogle fordele i denne ide. Vores 721 KB-fil sluttede kun som 72 KB-men vi ville ikke anbefale det, medmindre du vil bruge meget tid på at spille rundt med det for at prøve at få det til at fungere. Besparelsen skyldes måske kun, at komprimeringsprocessen har fjernet / komprimeret noget, der stopper Word fra at åbne dokumentet, men vi kan ikke være sikre.
Almindeligt foreslåede tips, der sandsynligvis ikke vil gøre nogen forskel
Der er et par forslag, der flyder rundt på internettet lyd fornuftigt, men vil ikke have meget effekt. Det er ikke at sige, at du ikke bør prøve dem, bare at du ikke bør forvente stor indflydelse på størrelsen på dit dokument.
Fjern tidligere versioner af dokumentet
Word holder tidligere versioner af dit dokument, mens du arbejder på det. Dette er AutoSave-funktionaliteten, og nogle mennesker foreslår at slette disse ved at gå til Filer> Info> Administrer dokument og fjerne eventuelle gamle versioner.
Der er dog ingen grund til at gøre dette, fordi de gamle versioner er gemt i Windows-filsystemet, ikke i dit Word-dokument. Sletning af dem vil ikke gøre dit dokument mindre. Hvis du vil fjerne tidligere versioner fra dokumentet, skal du enten kopiere indholdet til et helt nyt dokument eller gøre en fil> Gem som for at gemme til et nyt dokument, som vi foreslog tidligere.
Indsæt kun tekst, ikke formateringen
Når du vil kopiere og indsætte fra et dokument til dit nuværende dokument, kan du bruge forskellige indsætningsmuligheder.
Standardindstillingen, der bruges, hvis du klikker på knappen "Indsæt" (eller tryk på Ctrl + V), er "Keep Source Formatting." Dette kopierer ikke-standard skrifttyper og formatering som fede, kursiv osv. Men hvis du kun klikker på "Keep Text Only" i stedet, vil dette - eller så bliver teorien - reducere filstørrelsen ved at fjerne formateringen.
Vi forsøgte dette med et 20-siders dokument, der havde forskellige formateringer anvendt til tekst på hver side, og den gennemsnitlige størrelsesforskel var lige under 2 KB pr. Side. Dette magt være vigtig, hvis du har et dokument på 250+ sider, hvor det vil koste op til ca. 0,5 MB, men har du virkelig et Word-dokument på 250 sider uden formatering? Sandsynligvis ikke, fordi det ville være mest uleseligt, så du ville miste dine besparelser, når du tilføjer formateringen igen.
Eventuelle fordele ved denne metode er sandsynligvis nede på det tip, vi gav ovenfor. Kopier og indsæt hele dokumentet i et nyt dokument for at fjerne tidligere versioner, gamle redigering af ændringer osv..
Ændre størrelsen på siden
Word giver dig mulighed for at ændre sidestørrelsen ved at gå til Layout> Størrelse og skifte fra standard "Letter" -størrelsen. Der er tips, der flyder om det, hvis du vælger en mindre, men lignende størrelse som "A4", vil andre læsere ikke bemærke, og du får en lille størrelse besparelse.
Vi forsøgte dette med et 20-siders dokument ved hjælp af "Letter" -størrelse, der var 721 KB. Vi ændrede størrelsen til "A4", "A5" (som er halve størrelsen på "A4") og "B5" og vores dokument forblev en stabil 721 KB hver gang. Med andre ord gjorde det slet ingen forskel på filstørrelsen.
Stop indlejring af sproglige data
Der er en indstilling i Filer> Indstillinger> Avanceret navngivet "Embed sproglige data", og du får vist tips på forskellige steder, der fortæller dig at slukke for det. På overfladen lyder det rimeligt - ikke ekstra sproglige data øger størrelsen af et dokument?
Kort sagt, svaret er nej, hvis du bruger en moderne .docx-fil. Word håndterer de sproglige data bag kulisserne, og det optager ikke noget rum i dokumentet.
Hvis du slår denne indstilling fra, kan du gøre en mindre forskel for ældre .doc filer, men selv da kun hvis du har brugt et håndskriftværktøj, og Word har nogle "håndskriftsgenkendelse korrektion oplysninger" til at gemme. Ellers er det slet ingen forskel.
Det er vores ret omfattende liste over måder, hvorpå du kan klippe dine Word-filer ned til størrelse, men vi er altid på udkig efter nye metoder til at prøve (eller debunk). Brand væk i kommentarerne, hvis du kender en teknik, som vi har savnet, og vi vil tjekke det ud!
