Sådan reduceres størrelsen på din Outlook-datafil
Outlook-datafiler kan blive meget store over tid, især hvis du får mange vedhæftede filer. Selvom du sletter gamle beskeder, reduceres størrelsen af din Outlook-datafil ikke i overensstemmelse hermed.
Dine Outlook-datafiler (.pst og .ost-filer) indeholder alle dine e-mails (i alle dine mapper, herunder sendte e-mails), kontakter, kalenderaftaler, opgaver og noter samt deres tilknyttede filvedhæftninger. Når du sender og modtager flere e-mails og vedhæftede filer, tilføjer flere aftaler til din kalender og opretter flere opgaver og noter, kan dine Outlook-datafiler nemt vokse til flere gigabyte i størrelse. Mine er en gigabyte, men det er stadig temmelig stort.
Selvom du tømmer mappen Deleted Items, eller hvis den automatisk tømmes, når du lukker Outlook, frigives det plads, der er optaget i datafilen, ikke. Du kan dog genvinde den plads ved komprimering din Outlook-datafil. Sådan gør du det.
Trin 1: Undersøg dine konti og slet det, du ikke behøver
Før du går gennem komprimeringsprocessen, vil du gerne gennemgå Outlook og slette alt, hvad du ikke behøver. Vi anbefaler, at du kontrollerer, hvor store dine forskellige mapper er, så du ved, hvilke genstande der frigør det største rum. Husk, du kan også slette kalender, opgaver og noterelementer ud over e-mails. For at kontrollere størrelserne på dine mapper skal du vælge indbakken (eller en anden mappe) i den konto (Outlook-datafil), du vil komprimere, og klikke på fanen "Fil".
Klik på "Værktøjer" på skærmbilledet bagstage, og vælg "Mailbox Cleanup" i rullemenuen.
Klik på "View Mailbox Size" i dialogboksen Mailbox Cleanup.
Dialogboksen Mappestørrelse viser størrelsen af hver mappe på den aktuelt valgte konto. Rul gennem og se, hvilke mapper der er større, hvor du måske vil slette elementer. Klik på "Luk", når du er færdig.
For at se størrelsen på mappen Deleted Items skal du klikke på "Se størrelser for slettede elementer".
Vores mappe Deleted Items er ikke stor, men vi skal alligevel tømme det, før vi komprimerer vores datafil. Klik på "Luk".
Du vender tilbage til dialogboksen Postkasseoprydning. Hvis du vil slette flere elementer fra din konto, skal du klikke på "Luk" for at vende tilbage til din konto. Vælg eventuelle e-mails, kalender, opgaver og noter, du ikke vil have, og tryk på Slet. Du kan også trykke på Skift + Slet for permanent at slette de markerede elementer ved at omgå mappen Slette elementer.
Trin to: Tøm mappen Slette emner
Du vil også gerne tømme papirkurven eller mappen "Slette emner", inden du fortsætter. Hvis der stadig er elementer i mappen Deleted Items, kan du tømme mappen på to måder. En måde er ved at klikke på "Tøm" i dialogboksen Postkasseoprydning, hvis den stadig er åben.
En bekræftelsesdialogboks viser, at du vil slette elementerne permanent i mappen Slette emner permanent. Klik på "Ja".
Hvis dialogboksen Opbevaring af postkasse ikke er åben, kan du også tømme mappen Slette emner direkte i din konto i postpanelet. For at gøre dette skal du først sørge for, at postpanelet er aktivt. Tryk på Ctrl + 1 for at åbne postpanelet, hvis det ikke er tilfældet. Højreklik derefter på mappen Deleted Items i den konto, du vil komprimere, og vælg "Empty Folder" i pop op-menuen. Den samme bekræftelsesdialogboks vist ovenstående viser.
Trin tre: Komprimer din Outlook Data File
Nu hvor du har slettet elementer, som du ikke vil have og tømt mappen Deleted Items, er det på tide at komprimere din Outlook-datafil. Klik på fanen "File" igen i hovedvinduet i Outlook. Kontrollér derefter, at skærmen Kontooplysninger er aktiv. Hvis ikke, klik på "Info" i listen over emner til venstre. Klik på "Kontoindstillinger" og vælg derefter "Kontoindstillinger" i rullemenuen.
Klik på fanen "Datafiler" i dialogboksen Kontoindstillinger.
Vælg den Outlook-datafil, du vil komprimere i listen, og klik derefter på "Indstillinger".
Hvis den aktuelt valgte konto er en POP3-konto (.pst-fil), vises følgende dialogboks. Klik på "Kompakt nu".
Ellers, hvis den valgte konto er en IMAP-konto (.ost-fil), vises følgende dialogboks. Klik på "Kompakt nu".
Følgende dialogboks vises, mens Outlook-datafilen komprimeres.
Når komprimeringsprocessen er færdig, returneres du til dialogboksen Outlook-datafil (eller Outlook Data File Settings). Klik på "OK" eller "Annuller" for at lukke det.
Klik på "Luk" i dialogboksen Kontoindstillinger.
Vores Outlook-datafil gik fra ca. 951 MB til ca. 845 MB, så vi fik lidt over 100 MB diskplads. Jo større din datafil, jo mere plads får du sikkert tilbage.
Komprimering af dine Outlook-datafiler hjælper ikke kun dig med at spare diskplads, men kan også forbedre udførelsen af Outlook. En stor Outlook-datafil kan få Outlook til at tage længere tid at starte, arbejde med og lukke. Så periodisk komprimering af din Outlook-datafil er en smart ting at gøre.
