Sådan styres vedhæftede filer i Outlook 2013
Der kommer tid, job-jagt eller deling af billeder med ældre familiemedlemmer, hvor du måske skal sende ting på gammeldags måde - som en vedhæftet fil. Hvis du emailer på arbejde, kan det være en del af dit e-mailrepertoire.
Ting ved vedhæftede filer er, at der er en slags uskreven kode med hensyn til at sende dem. For eksempel, mens du kunne sende en stor fil i en e-mail (det afhænger af, hvor meget den service eller internetudbyder du bruger vil tillade), er det ikke nødvendigvis effektivt. Tilsvarende er afsendelse af flere filer normalt bedre opnået zippet i en containerfil.
Selvfølgelig afhænger det af den slags fil, det er, det kan eller ikke kommer frem til bestemmelsesstedet. Filer som dem, der slutter i .EXE, .BAT og andre eksekverbare typer, vil ofte (normalt) blive blokeret eller strippet på grund af deres tilknytning til malware. Hvis du vil sende en fil som denne, skal du sandsynligvis vedlægge den i et .ZIP-arkiv.
At komponere en e-mail og administrere kontakter i Outlook er temmelig enkel, og mens tilføjelse og håndtering af vedhæftede filer skal være anden karakter i dag, kan mange brugere måske ikke indse, at de kunne gøre det bedre.
Tilføjelse af et bilag
For at tilføje en vedhæftet fil kan du trække en fil eller filer til en tom email-besked, og den bliver indsat som en vedhæftet fil. Eller klik på knappen "Vedhæft fil" på båndet, i Inkluder sektionen.
Du skal bladre til det sted, hvor filen du vil vedhæfte er placeret, og vælg derefter den fil eller filer, du vil medtage i din besked, og klik derefter på "Indsæt." Alternativt kan du klikke på den lille pil og vælge "Indsæt som Tekst "og din vedhæftning vil blive indsat inline, hvilket betyder, at den vises i din besked i stedet for som en separat fil.
Når den er vedhæftet, kan du se den i feltet Vedhæftet under underlinjen.
Lad os endelig sige, at du har vedhæftet din vedhæftet fil, og du indser, at det er den forkerte. Intet problem, du kan bare vælge vedhæftet fil ramte knappen "Slet" på tastaturet, eller du kan højreklikke og vælge "Fjern".
Filer er ikke det eneste, du kan vedhæfte beskeden, men du kan også vedhæfte varer og underskrifter.
Vedhæftning af andre ting
Elementer kan omfatte visitkort (.VCF-filer, diskuteret tidligere), kalendere og Outlook-elementer, som kan være noter, opgaver, kontakter og andre ting, du åbner i Outlook.
Kalendere er en anden ting, du muligvis vil dele fra tid til anden, og hvis du klikker på knappen "Vedhæft vare", kan du se, det er nemt at gøre netop det. At dele din kalender betyder ikke, at du skal dele hver enkelt vare på hver enkelt dag. Du vil måske bare dele et par dage eller en uge, som for en ferie eller familieferie.
Deling af en kalender giver dig mulighed for at vælge den faktiske kalender, datoperioden, detaljerne og andre avancerede muligheder.
Når du klikker på "OK", vil du så se, at kalenderen vil blive knyttet til e-mail-beskeden, så den kan åbnes og ses, men den vil også blive indsat i den aktuelle besked, så modtagere nemt kan se det på et overblik.
Outlook-elementer er stort set alt, hvad du kan oprette i Outlook, som derefter kan vedhæftes og sendes til andre Outlook-brugere. I det følgende skærmbillede kan du se, hvordan dette virker. Du vælger kilden og derefter derfra, vælg elementet eller elementerne (du kan vælge mere end en), du vil vedhæfte.
Bemærk, du kan bestemme, om du vil have varen at komme frem som en faktisk fysisk vedhæftning eller inline som tekst. Dette er det samme som vi tidligere diskuterede, hvor du kan "Indsæt som tekst", og det vises som en del af den fysiske besked.
Visitkort kan eller ikke være en af de ting, du bruger eller har brug for, men det er en rigtig bekvem måde at dele dine øjeblikkelige detaljer i en enkel, bekvem pakke. Hvis du vil dele dit (eller andres) visitkort, skal du blot vælge det fra menuen Vedhæft artikler, og dine kontakter vises
Vælg det kort eller de kort, du vil vedhæfte, og klik på "OK", og kortene vises som tekst og vil også blive vedhæftet som en .VCF-fil, hvilket betyder at det kan importeres til enhver adressebog, der understøtter sådanne filer.
Deling af kontakter som visitkort er en rigtig hurtig og bekvem måde at forsyne andre med kontaktoplysninger, eller at importere kontaktoplysninger fra en anden uden at skulle indtaste det i din adressebog for hånden.
Håndtering Vedhæftede filer
Selvfølgelig med e-mail er der altid mulighed for at modtage såvel som give. Så hvad gør du når en besked med vedhæftede filer kommer i din indbakke? Normalt er det ret ligetil, som i det følgende billede. Du ser, at vores testmeddelelse er ankommet med et vedlagt billede.
Hvis vi blot klikker på vedhæftet fil, ser du, at valgmulighederne vises i Ribbon call Attachment Tools. Herfra kan du handle på det. Bemærk også, at hvis du modtager flere filer, kan du gemme alle dine vedhæftede filer på en gang, og hvis du er i tvivl om, hvorvidt det er klogt at åbne vedhæftet fil overhovedet, så kan du fjerne det, selvom det nok er klogere at blot slette beskeden, hvis du er i tvivl.
Du kan også højreklikke på en vedhæftet fil i en besked, og du kan bruge den resulterende rullemenu til at tage de samme handlinger som fundet på båndet.
Ved håndtering af vedhæftede filer er der mange muligheder. Vedhæftede filer kan være farlige, da enhver, der har brugt e-mail i de sidste tyve år, kan attestere. Nederst, åben ikke noget, der ikke er fra nogen, du ikke kender eller stoler på, og brug altid en virus / malware scanner på din computer.
Håndtering af flere filer eller store filer som vedhæftede filer
Vi talte lidt om, hvordan man håndterer et eller måske et par vedhæftede filer, men hvad hvis du vil vedhæfte dusinvis eller endda hundredvis af filer? Eller hvad hvis du vil vedhæfte en stor fil?
At sende store vedhæftede filer er lidt uklart, især hvis nogen får en masse email i processen. Problemet med at sende store filer via e-mail er ikke så meget, uanset om e-mail-serveren tillader vedhæftede filer over bestemte størrelser. For det meste vil du sandsynligvis ikke sende en fil meget større end en megabyte eller to, eller i det mindste bør du ikke.
Ikke desto mindre vil der være de tidspunkter, hvor du skal sende noget, der er lidt uhåndterligt. Hvis du bruger en webmail tjeneste som Yahoo, Gmail eller Microsoft, så har de størrelsesgrænser (henholdsvis 25MB, 25MB, 20MB), ligesom din internetudbyder, f.eks. Comcast, Time Warner, AT & T osv. Vil også (normalt omkring 10 Mb).
I de fleste tilfælde, når filerne er for store eller mange, udsætter vi os for at bruge en skygtjeneste, der er rigelige og giver nok ledig plads til at sende det store flertal af filer. Oftere end ikke blot at uploade dine filer til et cloud-drev og derefter dele det, er hurtigere og mere pålideligt end e-mail. Vi har en praktisk måde at forklare, hvordan du sender store filer via e-mail, hvis du gerne vil vide mere.
Hvad angår afsendelse af flere filer, bør du ikke have et problem, forudsat at det er et par, men når du begynder at vedhæfte snesevis af billeder eller dokumenter, kan tingene blive lidt akavede. Igen overveje at bruge en sky service. Uanset at vi foreslår, at du helt sikkert zip flere filer, før du sender dem ud. Windows har indbygget support til zip-filer, så du behøver ikke bekymre dig om, at din modtager ikke kan åbne den.
Se venligst denne artikel, som forklarer alt, hvad du behøver at vide om zip-filer.
Dette virker som et ret godt sted at afslutte vores diskussion af vedhæftede filer. De er ikke et kompliceret emne, men uanset om du bruger Outlook eller Gmail eller en anden e-mail, kan det være nødvendigt at bruge nogle få ekstra trin uden at vedhæfte dem..
Med hensyn til nu har vi dækket de mest grundlæggende dele af Outlook's e-mail-magt - kontakter, adressering, komponering - som alle er ret enkle ting. Nu med vedhæftede filer har du en ret velafrundet viden om de enkle ting.
Nu er det tid til at træde op i vores spil. Da du bruger Outlook og opsamler email, skal du lære at administrere det ved hjælp af værktøjer som Quick Steps og regler, som vi vil tale om i en kommende funktion. I mellemtiden, og som altid opfordrer vi dig til at give os din feedback i vores diskussionsforum.
