Sådan Link eller Embed et Excel-regneark i en PowerPoint-præsentation

Nogle gange vil du medtage dataene på et Excel-regneark i en Microsoft PowerPoint-præsentation. Der er et par måder at gøre dette på, afhængigt af om du vil opretholde en forbindelse med kilde Excel-arket. Lad os se.

Hvad er forskellen mellem sammenkædning og indlejring?

Du har faktisk tre muligheder for at inkludere et regneark i en PowerPoint-præsentation. Den første er ved simpelthen at kopiere disse data fra regnearket og derefter indsætte det i måldokumentet. Dette virker okay, men alt det, der virkelig gør, er at konvertere dataene til et simpelt bord i PowerPoint. Du kan bruge PowerPoints grundlæggende formateringsværktøjer til bordet på det, men du kan ikke bruge nogen af ​​Excels funktioner efter konverteringen.

Selvom det kan være nyttigt nogle gange, er dine andre to muligheder-sammenkobling og indlejring - meget mere kraftfulde, og det er det, vi skal vise dig, hvordan du gør i denne artikel. Begge er ret ens, fordi du ender med at indsætte et egentligt Excel-regneark i din målpræsentation. Det ligner et Excel-ark, og du kan bruge Excel's værktøjer til at manipulere det. Forskellen kommer i, hvordan disse to muligheder behandler deres forbindelse til det originale Excel-regneark:

• hvis du link et Excel-regneark i en præsentation, målpræsentationen og det originale Excel-ark opretholder en forbindelse. Hvis du opdaterer Excel-filen, bliver disse opdateringer automatisk reflekteret i målpræsentationen.
• hvis du indlejre et Excel-regneark i en præsentation, den forbindelse er brudt. Opdatering af det originale Excel-ark opdaterer ikke automatisk dataene i målpræsentationen.

Der er selvfølgelig fordele ved begge metoder. En fordel ved at forbinde et dokument (bortset fra at opretholde forbindelsen) er, at det holder din PowerPoint-præsentationens filstørrelse nede, fordi dataene stadig er gemt i Excel-arket og kun vises i PowerPoint. En ulempe er, at den oprindelige regnearkfil skal forblive på samme sted. Hvis det ikke gør det, skal du linke det igen. Og da det er baseret på linket til det oprindelige regneark, er det ikke så nyttigt, hvis du skal distribuere præsentationen til personer, der ikke har adgang til den pågældende placering.

Indlejring af disse data øger på den anden side størrelsen af ​​præsentationen, fordi alle de Excel-data er faktisk indlejret i PowerPoint-filen. Der er dog nogle forskellige fordele ved indlejring. Hvis du for eksempel distribuerer denne præsentation til personer, som måske ikke har adgang til det originale Excel-ark, eller hvis præsentationen skal vise Excel-arket på et bestemt tidspunkt (i stedet for at blive opdateret), indlejrer (og bryder forbindelsen til det originale ark) giver mere mening.

Så, med alt det i tankerne, lad os se på, hvordan du sammenkæder og integrerer et Excel-ark i Microsoft PowerPoint.

Sådan Link eller Embed et Excel-regneark i Microsoft PowerPoint

Sammenkædning eller indlejring af et Excel-regneark til en PowerPoint-præsentation er faktisk ret ligetil, og processen til at gøre enten er næsten identisk. Start med at åbne både Excel-regnearket og PowerPoint-præsentationen, du vil redigere på samme tid.

I Excel skal du vælge de celler, du vil linke eller integrere. Hvis du gerne vil linke eller indlejre hele regnearket, skal du klikke på boksen i øjeblikket af rækkerne og kolonnerne i øverste venstre hjørne for at vælge hele arket.

Kopier disse celler ved at trykke på CTRL + C i Windows eller Command + C i macOS. Du kan også højreklikke på en valgt celle, og vælg derefter "Kopier" på kontekstmenuen.

Skift nu til din PowerPoint-præsentation, og klik for at placere indsættelsespunktet, hvor du vil have det linkede eller indlejrede materiale til at gå. På startfanen i båndet skal du klikke på pil ned under "Indsæt" -knappen og derefter vælge kommandoen "Indsæt special" fra rullemenuen.

Dette åbner vinduet Indsæt special. Og det er her, hvor du finder den eneste funktionelle forskel i processerne for sammenkædning eller indlejring af en fil.

Hvis du vil indlejre Dit regneark skal du vælge indstillingen "Indsæt" til venstre. Hvis du vil link dit regneark skal du vælge indstillingen "Indsæt lænke" i stedet. Alvorligt, det er det. Denne proces er ellers identisk.

Uanset hvilken valgmulighed du vælger, vælger du derefter "Microsoft Excel-regnearkobjekt" i boksen til højre, og klik derefter på "OK" -knappen.

Og du vil se dit Excel-ark (eller de celler, du valgte) i din PowerPoint-præsentation.

hvis du knyttet Excel-dataene, du kan ikke redigere det direkte i PowerPoint, men du kan dobbeltklikke hvor som helst på det for at åbne den oprindelige regnearkfil. Og eventuelle opdateringer, du laver til det originale regneark, afspejles derefter i din PowerPoint-præsentation.

hvis du indlejret Excel-data, du kan redigere det direkte i PowerPoint. Dobbeltklik på hvor som helst i regnearket, og du bliver i samme PowerPoint-vindue, men PowerPoint-båndet erstattes af Excel-båndet, og du kan få adgang til alle Excel-funktionaliteterne. Det er lidt koldt.

Og når du vil stoppe med at redigere regnearket og gå tilbage til PowerPoint-kontrollerne, skal du bare klikke hvor som helst uden for regnearket.