Sådan oprettes og styres kontakter i Outlook 2013

Outlook er ikke meget nyttigt, hvis du ikke har kontakter. Sikker på, du kan indtaste e-mail-adresser, mens du går, men det er tidskrævende og fejlagtigt. Det er bedre at have dine kontakter allerede i Outlook, så du kan dash off en hurtig besked på blot et par klik.

I en nylig artikel diskuterede vi, hvordan du kommer i gang med at bruge Outlook, og i dag ønsker vi at udvide det til at omfatte at arbejde med kontakter. Dine kontakter vil være centrum for din Outlook-oplevelse, dem, som du svarer til, og hvordan du bruger programmet.

Som du måske forventer, kan du gøre en masse kontaktstyring med Outlook, og hvis du har en adressebog oprettet, inden du begynder at bruge den, er det meget fornuftigt..

Oprettelse af en adressebog

For at begynde at administrere dine kontakter er det første, du vil gøre, at åbne folketilstanden, så du kan komme ned til arbejde. Der er mange måder at tilføje kontakter til din adressebog på. I starten vil du sandsynligvis importere din adressebog fra en anden kilde som din webmail eller andet e-mail-program.

Bemærk, for hver e-mail-konto, du har, skal du have en adressebog. I denne særlige situation har vi en lokal adressebog til vores lokale Outlook-datafil, og vi har en anden tilknyttet vores email-konto.

Lad os i hvert fald dække det grundlæggende, så hvis du ikke har en adressebog, der skal importeres, kan du begynde at føje kontakter manuelt. I det følgende skærmbillede ser vi en del af vores nye adressebog, som er helt tom, for nu.

For at starte, skal du blot klikke på knappen "Ny kontakt", og det åbner et nyt kontaktvindue. Den første ting, der kan springe ud på dig, er lige så travlt det ser ud, men frygter ikke, hvis du ser forbi de mange funktioner på båndet, vil du se, at det er en smuk standard, der er i gang med kontaktformularen.

Lad os skære til jagten, og lav en kontakt for How-To Geek ved at udfylde de relevante værdier. Du kan også tilføje et billede, hvilket er unødvendigt, men stadig et godt strejf til den kedelige, kedelige adressebog.

Når du er færdig med at indtaste din kontaktperson eller kontaktpersoner, vil du enten klikke på "Gem og Luk" eller du kan klikke "Gem & Ny" for at generere en anden kontakt. Lad os gøre det. Vi har valg mellem at skabe en helt ny kontakt eller en ny kontakt til det samme firma.

I dette tilfælde vælger vi sidstnævnte for at spare tid på at skrive, hvorefter vi klikker på "Gem & Luk" for at afsløre vores nye adressebogsposter.

Ikke dårligt, vi har allerede to kontakter, vi kan e-maile, men mand er det tidskrævende. Det ville være meget lettere, hvis vi kunne flytte kontaktoplysninger fra en anden kilde til Outlook.

Hvis du bruger en webmail tjeneste eller en anden, er dine kontakter sandsynligvis der og skal importeres til Outlook. Hvis du vil indtaste hver kontakt en efter en, så er du helt sikkert velkommen til at gøre det, men vi anbefaler at importere din hovedkontaktliste, uanset om det er fra Thunderbird eller Gmail eller en anden e-mail-tjeneste.

Importere og eksportere Kontakt Records

Uanset om du bruger Gmail eller Yahoo Mail!, Eller hvis du har en e-mail-konto fra 1997, som du har omhyggeligt opbevaret og vedligeholdt kontakter og alle, kan det være, at du måske har brug for at sætte kontakter i dine Outlook-kontakter en masse.

For at gøre dette kan du eksportere kontakter fra en anden kilde og derefter importere dem til Outlook. Normalt opnås dette nemt ved blot at få adgang til indstillingerne eller mulighederne fra din e-mail-konto eller klient og derefter vælge alternativet eksportkontakter.

Normalt så er alt du skal gøre, så importere dem til Outlook. Dette er en ret simpel proces, og det vil være ens i de fleste e-mail-applikationer. Vi anbefaler at du læser vores artikel, der forklarer, hvordan du eksporterer og importerer kontakter til Outlook, og omvendt.

vCard? Hvad er et vCard??

Du har måske hørt vCards (Virtual Card File eller .VCF), måske har du endda modtaget en eller brug en. vCards, er et standard elektronisk visitkortformat, som du kan udveksle med andre, f.eks. via en e-mail signatur eller vedhæftet fil.

Uanset om der er flere måder, du kan håndtere vCards i Outlook. Det mest sandsynlige scenario er, hvor du måske skal importere en kontakt fra eller eksportere til et vCard. How-To Geek har en komplet beskrivelse af denne proces, som hurtigt vil bringe dig hurtigere på det.

Nogle gange kan du have mange vCards gemt i en enkelt vCard-fil. Hvis du forsøger at konvertere denne fil, importeres kun det første vCard i filen. For at overvinde denne begrænsning skal du først konvertere til en .CSV-fil og derefter importere den til Outlook. Vi anbefaler, at du læser denne artikel for en komplet beskrivelse af denne proces.

Endelig kan du eksportere alle dine kontakter til individuelle vCards eller et enkelt master vCard, som beskrevet i det foregående afsnit. Endnu en gang har vi en god lille tutorial om hvordan du gør dette, så du bør være hurtigere på hvordan du får vCards ind og ud af Outlook med relativ lethed.

Opret og administrer kontaktgrupper

Lad os diskutere grupper nu, da vi hurtigt kan slå en besked til en udvalgt gruppe af sjæle, forsikrer dig om, at du ikke glemmer at inkludere nogen og sparer dig for at skrive hvert navn i feltet Til:.

For at oprette en kontaktgruppe skal du klikke på "Ny kontaktgruppe" på båndet.

Når du er åben, skal du først beslutte, hvad du vil ringe til din gruppe (her hedder vi vores "CES 2015") og klikker derefter på "Tilføj medlemmer" og vælg "Fra Outlook-kontakter." Du kan også oprette en ny kontakt på flyve eller vælg en anden adressebog, f.eks. hvis du ville medtage folk fra din virksomheds mappe.

Fra listen vælger vi vores gruppemedlemmer. Husk, at du kan vælge medlemmer ved at holde "CTRL" og venstre-klikke på hvert medlem. Uanset om du vil tilføje nye medlemmer, skal du vælge navn eller navne og klikke på knappen "Medlemmer ->", som vil tilføje dem til gruppen.

Når du er færdig, klik på "OK".

Du bliver returneret til gruppeledningsskærmen, hvor du kan gennemgå medlemmerne af din nye gruppe og foretage andre ændringer. Du kan f.eks. Videresende gruppen som en Vcard- eller Outlook-kontakt, tilføje noter om gruppen, e-mail hele gruppen eller oprette et møde med kun de gruppemedlemmer.

I vores tilfælde vil vi bare klikke på "Gem & Luk" for at oprette gruppen officielt og vende tilbage til hovedvinduet i Outlook. Vi ser nu vores nye gruppe i vores kontaktliste, betegnet med gruppeikon. Til højre kan du se gruppens medlem, og der er ikoner til at udføre handlinger. I dette eksempel er kun e-mail-ikonet tilgængeligt, samt "Rediger" -knappen.

Du skal bemærke, at den hurtigste måde at sende en email til en gruppe på er at skrive navnet i feltet Til: så kunne vi skrive "CES 2015", og Outlook ville vide at sende meddelelsen til alle i den gruppe.

Personvalg

Hvis du klikker på "File -> Options", kan du konfigurere Outlook på flere måder i flere forskellige kategorier.

Her er dine folk muligheder. I modsætning til andre kategorier i Outlook-indstillingerne er People-mulighederne få og ret nemt at sortere ud.

De muligheder, du finder her, giver dig mulighed for at bestemme, hvordan navne skal arkiveres, om der skal vises et ekstra indeks og for at vise online status og fotografier.

Håndtering af Outlook-kontakter er ret simpelt, men som du har set, kan du gøre meget mere for dem for at holde dem ordentligt vedligeholdt. Det giver meget mere for at afrunde din Outlook-oplevelse, hvis du har mere information i dine kontakter end blot et navn og en e-mail-adresse.

Når det er sagt, hvis du stadig er delvist i at bruge noget som Gmail som din primære e-mailudbyder, kan du stadig bruge Outlook til at hjælpe dig med at administrere dine kontakter, mens du holder dem synkroniseret med din Gmail-konto.