Sådan oprettes en drop-down liste i Google Sheets

Hvis du arbejder med andre på en delt Google Sheets-fil, kan nogle gange indtaste uventede data eller noget, der bryder en formel. En måde at sikre, at alle indtaster de data, du ønsker, er at give dem dem i en rullegardinliste for validering.

Sådan oprettes en drop-down liste

En rulleliste er en fantastisk måde at sikre, at de data, folk indtaster i din formular, ansøgning eller regneark, er præcis, hvad du forventer. Det giver også en meget hurtigere måde for folk at indtaste dataene, da de vælger fra en forudkonfigureret liste, du giver.

Den første ting du skal gøre er at åbne din Google Sheets-fil og vælg den eller de celle (r), som du vil bruge en rulleliste til.

Derefter skal du åbne menuen "Data" og vælge kommandoen "Data validering".

Fra rullemenuen Kriterier vælges enten "Liste fra et område" eller "Liste over elementer".

Liste fra et område: En liste over værdier, der er valgt fra andre celler i samme eller et andet ark. Hvis du f.eks. Vil bruge værdierne i cellerne B1-B9 på ark 2, skal du skrive Ark2 B1:! B9 for at få de data, der findes i dem, vises i rullelisten eller ved at vælge en af cellerne fra dit ark direkte.
Liste over emner: En liste over forudbestemte dataposter. Dette kan enten være tekst eller tal, og du indtaster hver værdi selv, adskiller dem med kommaer (og ingen mellemrum). Denne indstilling tillader ikke dig at indsætte data direkte fra andre celler.

Her bruger vi alternativet "List of Items" og giver flere numeriske valg.

Når du har indtastet de data, du vil have vist i en rulleliste, skal du sørge for at få vist "Vis drop-down list in cell" -opsætning, ellers vil værdierne ikke blive vist i de valgte celler.

Du kan også vælge, hvad der sker, når nogen forsøger at indtaste en værdi, der ikke er på listen. Indstillingen "Vis advarsel" giver dem mulighed for at indtaste de ugyldige data, men markerer den i arket (vi vil se på, hvordan i bare en smule). Indstillingen "Afvis indgang" forhindrer dem i at indtaste noget, der ikke er på din liste.

Og endelig kan du aktivere "Show validation help text" mulighed for at give folk en vis indikation af, hvad de kan vælge i cellerne. Når du har valgt indstillingen, skal du indtaste de ønskede instruktioner.

Gå videre og klik på "Gem", når du er færdig.

Sådan bruges din nye drop-down liste

Når du er færdig, kan enhver, der bruger arket, klikke på rullemenuen i disse celler og vælge en værdi fra listen.

Hvis du har valgt "Show validation help text" valgmulighed, vises den tekst, når nogen vælger en af de validerede celler.

Hvis nogen indtaster en værdi, der ikke matcher noget på listen, og du har valgt "Vis advarsel", er de ugyldige data markeret i cellen.

Hovering musen over det viser hvorfor det er markeret.

Hvis du i stedet har indstillingen "Afvis indgang" valgt, vil folk få en advarsel som denne, når de forsøger at indtaste noget, der ikke er på din liste.

Hvis du har brug for at fjerne eller ændre nogen af emnerne fra din rulleliste, skal du gå tilbage til Data> Data Validation for at redigere elementer fra de lister, du har oprettet. Fjernelsen af listen helt er lige så nem som at klikke på knappen "Fjern validering" nederst.