Sådan tildeles et navn til et udvalg af celler i Excel

Når du opretter formler i Excel, kan du referere til celler fra en anden del af regnearket i dine formler. Men hvis du har mange formler, kan alle disse cellereferencer blive forvirrende. Der er en nem måde at fjerne forvirringen på.

Excel indeholder en funktion kaldet "Navne", der kan gøre dine formler mere læsbare og mindre forvirrende. I stedet for at referere til en celle eller en række celler, kan du tildele et navn til den celle eller rækkevidde og bruge det navn i formler. Dette vil gøre dine formler meget lettere at forstå og vedligeholde.

I nedenstående formel refererer vi en række celler (i fed skrift) fra et andet regneark, kaldet "Produktdatabase", i samme projektmappe. I dette tilfælde giver navnet på regnearket os en god ide om hvad der er indeholdt i cellerne, "A2: D7". Vi kunne dog bruge et navn på denne række celler for at gøre formlen kortere og lettere at læse.

= HVIS (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,'Produktdatabase '! A2: D7,2, FALSK))

BEMÆRK: For mere information om VLOOKUP-funktionen, der anvendes i formlen ovenfor, se vores artikel om brug af VLOOKUP i Excel. Du kan også lære at bruge funktionen "IF" og andre nyttige funktioner.

Sådan oprettes et navn til en celle eller et udvalg af celler ved hjælp af navneskuffen

Hvis du vil tildele et navn til en række celler, skal du vælge de celler, du vil navngive. Cellerne behøver ikke at være sammenhængende. For at vælge ikke-sammenhængende celler skal du bruge "Ctrl" -tasten, når du vælger dem.

Klik på musen i "Navn boksen" over mobilnettet.

Indtast et navn på celleområdet i boksen og tryk på "Enter". For eksempel kaldte vi de udvalgte celler på vores "Produktdatabase" -arket "Produkter". Der er syntaksregler, du skal overholde, når du vælger et navn. Du kan kun starte et navn med et bogstav, en understregning (_) eller en backslash (\). Resten af ​​navnet kan bestå af bogstaver, tal, perioder og understregninger. Der er yderligere syntaksregler om hvad der er gyldigt og ikke når man definerer navne.

Husk formlen fra begyndelsen af ​​denne artikel? Den indeholdt en henvisning til regnearket "Produktdatabase" i projektmappen og en række celler på det pågældende regneark. Nu, at vi skabte navnet "Produkter" for at repræsentere rækkevidde af celler på vores "Produktdatabase" regneark, kan vi bruge det navn i formlen, vist med fed skrift nedenfor.

= HVIS (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,Produkter,2, FALSK))

BEMÆRK: Når du opretter et navn ved hjælp af "Navnboks", er anvendelsesområdet for navnet som standard til arbejdsbogen. Det betyder, at navnet er tilgængeligt for at blive brugt på ethvert regneark i den aktuelle projektmappe uden at referere til et bestemt regneark. Du kan vælge at begrænse omfanget til et bestemt regneark, så regnearknavnet skal bruges, når du henviser til navnet, som i eksemplet i starten af ​​denne artikel.

Sådan redigeres navne ved hjælp af navnet manager

Excel giver et værktøj, kaldet "Name Manager", der gør det nemt at finde, redigere og slette navnene i din projektmappe. Du kan også bruge Name Manager til at oprette navne, hvis du vil angive flere detaljer om navnet. For at få adgang til navneadministratoren, klik på fanen "Formler".

I afsnittet "Definerede navne" på fanen "Formler" skal du klikke på "Navnemanager".

Dialogboksen Navnemanager vises. For at redigere et eksisterende navn skal du vælge navnet på listen og klikke på "Rediger". For eksempel vil vi redigere navnet på "Produkter".

Dialogboksen "Rediger navn" vises. Du kan også ændre navnet "Navn" og tilføje en kommentar til navnet, der giver flere detaljer om, hvad navnet repræsenterer. Du kan også ændre rækkevidden af ​​celler, som dette navn er tildelt, ved at klikke på knappen "Expand Dialog" på højre side af redigeringsboksen "Henviser til"..

BEMÆRK: Du vil se, at rullemenuen "Scope" er gråtonet. Når du redigerer et eksisterende navn, kan du ikke ændre "Scope" for det pågældende navn. Du skal vælge omfanget, når du først opretter navnet. Hvis du vil have, at omfanget skal være et specifikt regneark, snarere end hele projektmappen, kan du oprette et navn på en måde, der giver dig mulighed for at angive omfanget oprindeligt. Vi viser dig hvordan du gør det i et senere afsnit.

Som et eksempel, siger vi, at vi tilføjede et andet produkt til vores "Produktdatabase", og vi vil medtage det i celleområdet "Produkter". Når vi klikker på knappen "Expand Dialog", krymper dialogboksen "Rediger navn" ned for kun at indeholde redigeringsboksen "Henviser til". Vi vælger rækkevidde af celler direkte på regnearket "Produktdatabase", herunder rækken indeholdende det nyligt tilføjede produkt. Regnearkets navn og celleinterval indtastes automatisk i feltet "Henviser til". For at acceptere dit valg og vende tilbage til den fulde dialogboks "Rediger navn", klik på knappen "Collapse Dialog". Klik på "OK" i dialogboksen "Rediger navn" for at acceptere ændringerne til navnet.

Sådan slettes et navn ved hjælp af navnet manager

Hvis du bestemmer, at du ikke har brug for et navn længere, er det nemt at slette det. Du skal blot få adgang til dialogboksen "Name Manager", som vi diskuterede i det foregående afsnit. Vælg derefter det navn, du vil slette i listen over navne, og klik på "Slet".

Klik på "OK" i bekræftelsesdialogboksen, der vises, hvis du er sikker på, at du vil slette det valgte navn. Du vender tilbage til dialogboksen "Navnemanager". Klik på "Luk" for at lukke det.

Sådan oprettes et navn ved hjælp af dialogboksen "Ny navn"

Når du opretter et nyt navn ved at vælge en eller flere celler og derefter indtaste et navn i "Navnboks", er standardomfanget af navnet hele arbejdsbogen. Så hvad gør du, hvis du vil begrænse rækkevidden af ​​et navn til blot et bestemt regneark?

Vælg de celler, som du vil tildele navnet til. Klik på fanen "Formler" og klik derefter på "Definer navn" i afsnittet "Definerede navne".

BEMÆRK: Du behøver ikke at vælge cellerne først. Du kan også vælge dem ved hjælp af knappen "Expand Dialog" senere, hvis du vil.

Dialogboksen "Nytt navn" vises. Bemærk, at det svarer meget til dialogboksen "Rediger navn", der er nævnt tidligere. Den største forskel er, at du nu kan ændre rækkevidden af ​​navnet. Sig, vi vil begrænse rækkevidden af ​​navnet til bare "faktura" regnearket. Vi ville gøre dette, hvis vi ønskede at kunne bruge det samme navn til en række celler på et andet regneark.

Først skal vi indtaste det navn, vi vil bruge, hvilket i vores tilfælde er "Produkter". Husk syntaxreglerne, når du opretter dit navn. For at begrænse rækkevidden af ​​"Produkter" -navnet til kun "Faktura" regneark, vælger vi det fra rullemenuen "Omfang".

BEMÆRK: Dialogboksen "Ny navn" kan også fås ved at klikke på "Ny" i dialogboksen "Navnemanager".

Indtast flere detaljer om navnet, hvis det ønskes, i feltet "Kommentar". Hvis du ikke valgte de celler, som du tildeler navnet på, klikker du på knappen "Udvid dialog" til højre for "Henviser til" redigeringsboksen for at vælge cellerne på samme måde som vi gjorde, da vi redigerede navnet tidligere . Klik på "OK" for at afslutte oprettelsen af ​​det nye navn.

Navnet indsættes automatisk i samme "Name Box", som vi plejede at tildele et navn til en række celler i begyndelsen af ​​denne artikel. Nu kan vi erstatte celleintervalreferencen ('Produktdatabase'! $ A $ 2: $ D: 7) med navnet (Produkter) i formlerne på fakturaarket, som vi gjorde tidligere i denne artikel.

Sådan bruges et navn til at repræsentere en konstant værdi

Du behøver ikke at henvise til celler, når du opretter et navn. Du kan bruge et navn til at repræsentere en konstant eller endog en formel. For eksempel viser nedenstående regneark den vekselkurs, der bruges til at beregne prisen i euro for de forskellige størrelser af widgets. Fordi valutakursen ændres ofte, ville det være nyttigt, hvis det var placeret på et sted, der er nemt at finde og opdatere. Da navne er nemme at redigere, som tidligere omtalt, kan vi oprette et navn til at repræsentere valutakursen og tildele en værdi til navnet.

Bemærk, at formlen indeholder en absolut cellereference til en celle indeholdende den aktuelle vekselkurs. Vi vil hellere bruge et navn, der refererer til den nuværende valutakurs, så det er lettere at ændre og formler ved hjælp af valutakursen er lettere at forstå.

For at oprette et navn, der vil blive tildelt en konstant værdi, skal du åbne dialogboksen "Nyt navn" ved at klikke på fanen "Formler" og derefter klikke på "Definer navn" i afsnittet "Definerede navne". Indtast et navn for at repræsentere den konstante værdi, f.eks. "ExchangeRate". For at tildele en værdi til dette navn skal du indtaste et lige-tegn (=) i afkrydsningsfeltet "Henviser til" efterfulgt af værdien. Der bør ikke være mellemrum mellem lige tegn og værdi. Klik på "OK" for at afslutte oprettelsen af ​​navnet.

BEMÆRK: Hvis der findes en formel, du bruger mange steder i din projektmappe, kan du indtaste denne formel i redigeringsboksen "Henviser til", så du kan blot indtaste navnet i hver celle, hvor du skal bruge formlen.

Nu kan vi bruge det nye navn i formler, hvor vi ønsker at bruge valutakursen. Når vi klikker på en celle med en formel, der indeholder en absolut cellehenvisning, bemærk resultatet er "0.00". Det skyldes, at vi fjernede valutakursen fra cellen, der henvises til. Vi erstatter den cellehenvisning med det nye navn, vi oprettede.

Fremhæv cellehenvisningen (eller en anden del af den formel, du vil erstatte med et navn), og begynd at skrive det navn, du oprettede. Når du skriver, vises eventuelle matchende navne i en popup-boks. Vælg det navn, du vil indsætte i formlen, ved at klikke på det i popup-feltet.

Navnet indsættes i formlen. Tryk på "Enter" for at acceptere ændringen og opdatere cellen.

Bemærk, at resultatet opdateres ved hjælp af den vekselkurs, der nævnes af navnet.

Navne er meget nyttige, hvis du opretter komplekse Excel-workbooks med mange formler. Når du skal distribuere dine arbejdsbøger til andre, gør brug af navne det lettere for andre såvel som dig selv at forstå dine formler.