Glem de gimmicks Her er den bedste måde at organisere din Gmail-indbakke på
Email indbakke gimmicks holde popping op. Første Google introducerede prioriteret indbakke, og nu bruger den kategori faner. Dropbox købte postkasse, som gør din indbakke til mere af en opgaveliste. Microsofts Outlook.com har en Sweep-funktion, der automatisk renser din indbakke.
Alle disse er forsøg på at styre din e-mail-indbakke til dig. Disse gimmicks er aldrig så kloge som du selv er, så du kan gøre din email meget smartere ved at tage en mere aktiv rolle.
Vi bruger Gmail her, men principperne skal være ens for enhver e-mail-klient.
Brug en klassisk indbakke
For det første vil vi slippe af med den uanset gimmicky indbakke, som Gmail bruger i dag. Disse indbakke får aldrig kategorierne og prioriteringen helt rigtigt. De tvinger dig til at gennemgå al din email for at sikre, at du ikke går glip af noget og opfordrer dig til at fortsætte med at få spammy ubrugelige e-mails ved at feje dem under tæppet.
Hvis du vil bruge en mere klassisk indbakke i Gmail, skal du klikke på tandhjulsikonet og vælge Indstillinger. Klik over til fanen Indbakke, klik på boksen Indbakke type, og vælg Unread først. Alle fanerne og prioritetsindstillingerne forsvinder.
Afmeld af e-mail, du bekymrer dig ikke om
Med kategorikategorier og prioriteringer, der er deaktiveret, vil hele din e-mail blive sorteret i en stor bunke. Alle de ubrugelige sociale netværksmeddelelsesemails og nyhedsbreve, du ikke bryr dig om, vil være i din indbakke sammen med dine aktuelle vigtige e-mails.
Dette er godt - i stedet for bare fejende e-mails, du ikke vil se under tæppet, bør du stoppe dem fra at komme helt.
Overvej hvilken type e-mails du ikke vil se. Almindelige typer af ubrugelige e-mails omfatter Facebook og Google+ notifikationer, salgsfremmende e-mails og nyhedsbreve, som du muligvis har meldt dig tilmeldt. Når en e-mail, du ikke vil se, ankommer, skal du åbne den og bruge afmeldingslinket - du finder dem i bunden af e-mailen - for at afmelde e-mailen og forhindre, at den kommer frem i fremtiden..
(Bemærk at du ikke skal bruge afmeldingslinket, hvis en e-mail faktisk er spam, da spammeren vil tage dette som et tegn, at nogen læser e-mailen og sender endnu mere spam. Klik på Spam-knappen, hvis det er en rigtig spam-email og klik på Afmeld abonnement, hvis det er en legitim organisation.)
Sikker på, at afskrive er faktisk lidt mere arbejde, men det gør din email meget mere håndterbar på lang sigt. Når en email, du ikke er ligeglad med, ankommer, skal du bruge afmeldingslinket og forhindre, at fremtidige e-mails kommer frem.
Send ubrugelige e-mails Du kan ikke afmelde fra til papirkurven
I henhold til amerikansk lovgivning (specifikt CAN-SPAM Act) er det faktisk ulovligt for et firma ikke at give et abonnementslink i deres e-mails, så du kan afvige fra fremtidige e-mails. Men nogle virksomheder har heller ikke fået notatet eller er ligeglad. I stedet for at forfølge retssager for at komme ud af deres e-maillister, kan du simpelthen oprette et filter, der sender alle fremtidige e-mails fra dem til dit papirkurv, hvor du ikke behøver at se dem.
Når du beskæftiger dig med en sådan email i Gmail, skal du åbne den, klikke på linket Mere og vælge Filter meddelelser som disse. Indstil dit filter for at blokere e-mailsne. For eksempel, hvis du aldrig bekymrer dig om at modtage andre e-mails fra den pågældende afsender, kan du filtrere ud fra deres e-mail-adresse. Brug dit filter til at sende alle sådanne e-mails til papirkurven.
Arkiver automatisk e-mails, du ikke vil se
Nogle e-mails er vigtige at have, men du vil måske ikke se dem alligevel. For eksempel kan online-butikker sende dig et bekræftelsesbevis hver gang du køber noget fra dem. Det er godt at have sådanne kvitteringer, bare hvis du har brug for dem, men hvis du ofte køber produkter og aldrig vil se sådanne e-mails, kan du forhindre dem i at nå din indbakke i første omgang.
Dette gælder for mange forskellige typer email - for eksempel sender PayPal dig en "Vi overfører penge til din bank" email hver gang du trækker penge. Du kan have brug for denne email til dine optegnelser, men du kan ikke se det i din indbakke.
Hvis du automatisk arkiverer sådanne e-mails, når de kommer ind, kan du sætte denne proces på autopilot. Bare åbn en sådan email, klik på knappen Mere i Gmail, og vælg Filtrer meddelelser som disse. Indstil dit filter til at omfatte de e-mails, du vil fange - sandsynligvis baseret på emnet, hvis det altid er det samme. Fortæl Gmail at automatisk arkivere e-mails og markere dem som læst, så de ikke vil genere dig.
Du kan også have Gmail automatisk anvende en etiket på dem, f.eks. "Automatisk arkiveret" eller en mere specifik etiket. Dette giver dig mulighed for hurtigt at finde e-mails i fremtiden, hvis du rent faktisk har brug for dem.
Opsætning af automatiske etiketter
Hvis du har fulgt denne proces, skulle du have været i stand til at skære ned på mængden af indkommende e-mails. Nu hjælper vi dig med at sortere de e-mails, du er interesseret i.
Denne del er valgfri, men det kan hjælpe, hvis du modtager en masse email - især til forskellige formål. Du kan f.eks. Have kombineret flere Gmail-konti i en indbakke og få alle dine personlige og arbejdsmails på samme sted.
Prøv at oprette filtre, der automatisk sorterer din indkommende e-mail i bestemte etiketter. For eksempel kan du få e-mails fra din bank automatisk at få en "Bank" -mærke. Du kunne have personlige e-mails få en "personlig" etiket og arbejdsmails får en "Work" -mærke. Kvitteringer for købte produkter kunne få en "Kvitteringer" -mærke. Der er ikke behov for at gøre denne del manuelt - bare konfigurere Gmail, så det automatisk sorterer din e-mail i kategorier for dig.
Farvekode alle disse etiketter, og du kan få din e-mail-klient automatisk at kategorisere dine e-mails og vise dig et overblik, hvor de er fra. Hvis du vil farvekode en etiket i Gmail, skal du klikke på dens farveboks i venstre rude og vælge en ny farve.
Med et sådant mærkesystem kan du endda have Gmail-appen på Android, og e-mail-anmeldere på andre platforme giver dig kun besked, når der kommer nye meddelelser i vigtige etiketter, hvilket forhindrer overload af meddelelser.
Hvis der er visse e-mails, du vil blive fremhævet - måske e-mails fra din chef eller ægtefælle - kan du oprette et filter for automatisk at stjerne beskeder fra den afsender, når de ankommer. Du kan vælge en "Starred first" indbakke type i dine Gmail indbakke indstillinger, så sådanne vigtige e-mails vil automatisk stige til toppen af din indbakke. Dette ville ske netop i overensstemmelse med, hvordan du konfigurerer Gmail - du behøver ikke at kæmpe med indbakkeprioritetssystemet og forsøge at lære Gmail, hvad der er vigtigt.
Dette er ikke en set-it-and-forget-it-proces. Visst, efter at du har afmeldt e-mail eller oprettet et filter, vil din e-mail-klient fortsætte med at handle på alle indkommende e-mails - men der vil altid være nye typer af e-mails, der ankommer. Du skal træffe foranstaltninger for at afmelde og filtrere dem korrekt, for at forhindre, at din e-mail-indbakke bliver uorganiseret igen.
Email gimmicks forsøger at automatisere denne proces - de forsøger automatisk at skjule e-mails, du ikke vil se, fremhæve, hvad der er vigtigt, og kategorisere din email til dig. Men med lidt mere up-front arbejde kan du indstille din e-mail-indbakke til at arbejde præcis, hvordan du vil have det, hvilket eliminerer behovet for alle disse gimmicks.
