Opret en rapport i MS Access 2003 ved hjælp af rapportguiden

Microsoft Access bruges i mange virksomheder til at gemme og få adgang til oplysninger. Du kan også oprette en simpel rapport nemt ved hjælp af rapportguiden.

Åbn din adgangsdatabase, og klik på Rapporter under feltet Objekter på venstre side. Klik på knappen Ny på øverste værktøjslinje for at starte en ny rapport.

I vinduet Ny rapport vælg Rapportguiden og nedenfor, der vælger fra rullemenuen, hvilken forespørgsel eller tabel du vil indsamle data for at oprette rapporten. I dette tilfælde vil jeg oprette en rapport om Tech_Companys kunder. Når du har valgt de korrekte data, klik på OK.

Denne næste del af guiden giver dig mulighed for at vælge de forskellige felter fra tabellen eller forespørgslen, du valgte. Dette er fantastisk, når du kun vil oprette en rapport baseret på specifikke data i en tabel. Fremhæv oplysningerne i de tilgængelige felter, og tryk på pileknappen for at flytte den til de markerede felter. Her valgte jeg kundernes Fornavn, Efternavn, By og Telefonnummer. På dette tidspunkt kan du vælge Afslut, men lad os bruge en smule mere funktionalitet af guiden, klik på Næste.

I dette vindue kan du vælge at tilføje gruppering til forskellige dele af dine data. Fordi jeg demonstrerer en enkel rapport (yderligere vejledninger om brugerdefineret rapportskrivning kommer snart), skal du bare klikke på Næste.

Her vælger du, hvilken rækkefølge dataene vil blive vist i rapporten. Dette er en tilpasning, du bliver nødt til at træffe beslutning om baseret på, hvordan du ønsker at præsentere dataene. Her vælger jeg at sortere efternavn for hver kunde i stigende rækkefølge.

Her vælger du rapportens layout. Endnu en gang afhængigt af, hvordan du ønsker at præsentere dataene, bestemmer layoutet. Til denne rapport vælger jeg Layout = Tabular, Orientation = Portræt, og jeg finder det normalt bedst at kontrollere afkrydsningsfeltet "Juster feltbredden, så alle felter passer på en side. Dette sikrer, at alle relevante data er på hver side og ikke spredt på flere sider. Klik på Næste.

Næste vælger du stilen eller udseendet af rapporten. Brug igen din bedste kreative dom. For denne rapport vælger jeg Fed. Klik på Næste.

Du er næsten færdig! Vælg et navn til din rapport. Hvis dette skal være en rapport, du planlægger at gemme og køre fra tid til anden, skal du sørge for at bruge en god navngivningskonvention, så du og andre databasebrugere nemt kan finde rapporten og køre den. Når du har navngivet din rapport, skal du klikke på Udfør.

Du vil nu se resultaterne af den rapport, du oprettede. Herfra kan du udskrive rapporten, gå tilbage og lave designændringer, eller måske tilføje yderligere tabeller eller felter. Hvis du er tilfreds med, hvordan rapporten ser ud, så gem den og du vil så kunne trække den op, når du har brug for den.

Hvis du ikke er bekendt med adgang overhovedet, vil jeg anbefale at gå til køreplanen for at få adgang til 2003-træning.