Hvorfor har du brug for formler og funktioner?

Denne How-To Geek School-klasse er beregnet til folk, der bruger Excel, eller forsøger at bruge Excel, men er skræmt af begrebet formler og funktioner. Målet er at gøre dig til en Excel-pro eller i det mindste en kompetent amatør på blot nogle få lektioner.

SCHOOL NAVIGATION

1. Hvorfor har du brug for formler og funktioner?
2. Definere og oprette en formel
3. Relativ og Absolut Cell Reference og Formatering
4. Nyttige funktioner, du bør lære at vide
5. Opslag, diagrammer, statistikker og drejeborde

Bemærk: for de uindviede er dette den allerførste lektion i den første serie for How-To Geek School. Vi vil køre en ny lektion hver hverdag, mandag til fredag, fra nu til vi har dækket hvert emne. Så hold dig indstillet til mere, og vi vil udforme en formel meddelelse om, hvordan det virker i næste uge.

Hvad er Excel, og hvorfor har vi brug for det?

Hvis du er en kontoradministrator, bruger du sandsynligvis Excel. Dito, hvis du er en sælger. Hvis du er finansanalytiker, selvfølgelig, du brug for Excel. For disse og mange andre erhverv er arbejdet med regneark et vigtigt redskab i den daglige rutine.

Personer, der er matematikguider, vil sandsynligvis straks tage til Excel og bruge det som en naturlig forlængelse af deres beregningsprocesser. De fleste af resten af ​​os ... har sandsynligvis brug for hjælp i den afdeling.

Hvis du ikke har lagt mærke til i algebra klassen i gymnasiet, skal du ikke bekymre dig! Alt du skal gøre er at lære nogle grundlæggende kendskab til formler og funktioner fra denne How-To Geek School-serie og anvende dem på dit arbejde.

Hvis du ikke ved, om du har brug for Microsoft Excel, har du sikkert ikke vist, hvad den kan gøre. Når du ved det, kan du finde måder at bruge det på i dit arbejde for at gøre komplicerede og kedelige opgaver nemmere.

Microsoft Excel er mere end blot et program for at indtaste navne og numre. For eksempel, hvis du blot vil oplyse navnene på elever i din klasse, så kan du bare lave et Word-dokument. Ord er fint til at skrive essays og lave lister, men at lave beregninger, har du brug for Excels formler og funktioner.

En kort rundvisning af Excel-grænsefladen

Før vi dykker ind, lad os bare kort gennemgå Excel-grænsefladen. Du kan allerede kender alle disse ting, men det gør aldrig ondt at gennemgå.

Når du åbner et tomt Excel-regneark, er det kendt som en "workbook" eller "book", og hvert regneark i en bog er kendt som et "regneark" eller "ark".

Toppen af ​​appen domineres af "båndet" (grå), som er opdelt i "faner" (rødt), som derefter yderligere opdeles i "sektioner" (blå).

Nedenfor er båndet "navneskuffen", som lader dig omdøbe "celler" og så til højre for det er et område, der giver dig mulighed for at lave dine vigtige "formler." Hvis du svæver over hvert ikon, kan du se Formålet med hver knap, men det, vi er mest bekymrede over, er det brede område, hvor vores formler og funktioner vil blive vist.

Endelig er regnearket arrangeret i "kolonner" (betegnet med bogstaver) og "rækker" (angivet med tal). Hver placering er en "celle", og en gruppe af celler er kendt som et "interval". Hvis du har flere ark i en bog, kan du hurtigt vende dem gennem fanerne under arket. Nedenfor kan du i den grå statuslinje justere dine sidevisninger og zoomniveau.

Det er det, ret simpelt, og bare et kort overblik over nogle af de terminologier, du vil støde på i denne HTG-skoleserie.

Hvad er en funktion?

En funktion er en beregning eller operation, der returnerer et resultat. Indgangene i en funktion kaldes "argumenter".

Alle funktioner begynder med et lige-tegn [=]. På den måde kan Excel ikke behandle argumenterne som tekst. For eksempel er = AVERAGE (2,4) en funktion, men AVERAGE (2,4) er kun en tekststreng. Uden et lige-tegn vil Excel ikke beregne et resultat. Argumenterne i denne funktion er 2 og 4.

Bemærk, at Excel bruger store bogstaver til listefunktioner, men du kan bruge små eller store bogstaver, når du skriver dem.

I Excel kan "Funktionsbiblioteket" findes på fanen "Formler".

Der er 13 kategorier af funktioner, hvoraf nogle er:

• Matematisk: AVERAGE () - beregner gennemsnittet af en række tal.
• Dato og klokkeslæt: DATEVALUE () - konverterer en tekststreng som "30. november 2013" til et nummer, så du kan bruge dette nummer i andre dato- og klokkeslætfunktioner. Du kan ikke lave matematik med datoer, medmindre du konverterer dem til tal først. Vi forklarer dette i detaljer i lektion 4.
• Tekst: LEN () - returnerer længden af ​​en streng. For eksempel = LEN ("Excel") er 5.
• Logisk: IF () - IF () -funktionen er skrevet som = IF (, derefter A, ellers B). Så hvis "test" er sandt, så er resultatet A; hvis "test" ikke er sandt, så B.
• Opslag og reference: Disse er nødvendige for at søge værdier andre steder i regnearket. For eksempel ser VLOOKUP i en tabel af værdier for at finde en celle.

Hvordan kunne du bruge denne sidste? Nå, for at få dagen i ugen i tekst fra en datafunktion. Du kan bruge VLOOKUP til at scanne et bord for at gøre dette nummer til noget lettere at forstå, som "onsdag".

Der er også særlige funktioner til økonomi, ingeniørarbejde og statistik, der er opført særskilt på menuen "Flere funktioner".

Hvad er en formel?

En formel er kombination af "operatører", "operands" og "funktioner".

F.eks. Tilføjer funktionen = SUM en liste over tal (det er så almindeligt anvendt, der er angivet på den første menu i Excel, forkortet af det græske bogstav Sigma (Σ), som er den notation, som matematikere bruger til at summere en serie ).

Du bruger en formel som at lave en beregning manuelt. For eksempel kan du sætte dit familiebudget i en formel som denne:

Resterende kontant = (4 * ugentlig løn) - pant - mad - forsyningsselskaber

Operatørerne multipliceres [*] og trækker [-]. Operanderne er værdierne "ugentlig løn", "pant", "mad" og "forsyningsvirksomheder". Resultatet er "resterende penge".

Navne og adresser

Værdierne for "mad" og de andre operander er navne, du definerer i Excel. Uden et "navn" skal du bruge "adressen".

Adressen til en celle er skrevet ved hjælp af kolonne-notation. Rækkerne gives tal og kolonnerne, bogstaverne. Den første celle i regnearket er A1. Når du er nået til slutningen af ​​alfabetet, er rækkerne nummereret AA, AB, BA, BB og så videre.

Formler kan være mere komplicerede end familiebudgeteksemplet. I gymnasiet lærte du, at området for en cirkel er radius gange pi kvadrat eller πr².

I Excel kan du skrive dette ved hjælp af formlen = PI () * radius ^ 2.

Her er PI () den fungere der returnerer nummer 3.14 og "radius" er et "navn", vi har givet til en celle, der indeholder radiusen; "operatørerne" er eksponenten (^) og multiplikatoren (*).

Ordre og præcedens

Parenteser bruges til at angive rækkefølgen og forrang i beregninger.

Området af en cirkel kan vi også skrive πrr men ikke (πr)², så du skal forstå ordre og forrang for at få det rigtige svar. Eksponenter evalueres før multiplikation, så parenteser er ikke nødvendige i dette tilfælde. Funktionen kvadrerer radius først og multiplicerer den med Pi.

Hvis du ville fjerne enhver mulig tvivl, kunne du være eksplicit og skrive = Pi * (radius ^ 2).

Vi vil udforske rækkefølge og forrang yderligere i lektion 2.

Kommer op næste ...

For resten af ​​denne serie vil vi koncentrere os om fire hovedområder:

Lektion 2: Definere og oprette formler

For at komme i gang er det første emne at undersøge, hvordan man opretter formler og forstår de grundlæggende regler:

• Sådan oprettes en formel
• Beregningsoperatører
• Ordre og forrang
• Demonstrere, hvordan en funktion anvendes inden for en formel

Lektion 3: Cellreference og formatering

I denne lektion diskuteres de tre typer cellehenvisninger (relative, absolutte og blandede), formatering, hvordan man flytter eller kopierer og formel og cirkulære referencer.

Antag at du har en formel i celle B1, der siger = A1 * 2. Hvis du kopierer denne formel til celle B2 (en celle til højre), ændres cellehenvisningen også.

Den nye formel siger B1 * 2. Du kan bruge dollarskiltet ($) til at forankre cellehenvisningen, så at kopiere det ikke ændres, hvor det peger (ikke rolig, vi dækker dette lidt).

Lektion 4: Nyttige funktioner, du bør lære at vide

Denne lektion forklarer nogle af de mest almindeligt anvendte funktioner, og hvordan vi kan anvende dem i nyttige beregninger og hvordan man kan "nest" funktioner.

At nestes en funktion betyder at sætte en funktion inde i en anden. For eksempel, hvis du vil vide hvilken dag i dag er, skriv = WEEKDAY (NU ()).

NU () giver dagens dato og WEEKDAY () gør det til et tal fra 1 til 7. NU () er "indlejret" inden for WEEKDAY ().

Lektion 5: Avancerede funktioner: Hvis, Nested-If og Lookups

Hvis du vil oprette komplekse modeller eller algoritmer, skal du vide, hvordan du kombinerer logik- og opslagsfunktioner, herunder IF og indlejrede IF-udsagn og opslag, herunder VLOOKUP og HLOOKUP.

Et eksempel på opkaldsfunktionen ville være = COLUMN (). Dette giver kolonnenummeret af en cellehenvisning, fx A = COLUMN (A1).

Vi dækker også kort pivottabeller. Et drejebord bruges til at udtrække betydning fra data. For eksempel kan du tage en liste over salg og gruppere dem efter region eller sælger for at give dig summen for hver.