Begrænsning og beskyttelse af dokumenter og skabeloner

Begrænsning og beskyttelse af et dokument sikrer, at du er den ultimative myndighed over dens fremskridt.

SCHOOL NAVIGATION

1. Brug af skabeloner til at sikre almindelig layout og formatering
2. At holde styr på ændringer foretaget til et dokument
3. Brug af kommentarer til at angive ændringer i et dokument
4. Begrænsning og beskyttelse af dokumenter og skabeloner
5. Versioning, sammenligning og kombination af dokumenter

Selv om du måske vil have andre korrekturlæsere til at foreslå ændringer og kommentere et dokument, kan der være tidspunkter, hvor du vil begrænse dem fra at redigere og ændre formateringen.

Du kan også tvinge alle ændringer til at spore eller begrænse korrekturlæsere til kun at kommentere. Hele punktet med dette er at sikre, at dit dokument ikke kan ændres på en sådan måde, at det ikke overholder din vision eller stil.

I denne lektion viser vi dig, hvordan du begrænser formateringen og redigeringstyperne, som andre korrekturlæsere kan udføre på dit dokument. Når dit dokument er tæt på den endelige tilstand, kan du markere det som endeligt for at undgå uønskede ændringer.

Du kan også begrænse adgangen til dit dokument til kun at omfatte dit hold af korrekturlæsere. Vi viser dig, hvordan du kan passwordbeskytte dit dokument. Derefter kan du kun fortælle dit team adgangskoden, og ingen andre vil kunne åbne dokumentet.

Vi starter med at introducere dig for at begrænse formatering i et dokument.

Begræns formatering i et dokument

Når du distribuerer et dokument til andre til at gennemgå, kan du ikke have, at de ændrer formateringen af ​​dokumentet. Word giver dig mulighed for at begrænse alle eller nogle af temaerne og stilarterne, samt tillader anmeldere at ændre nogle af temaerne og stilarterne. For at gøre dette skal du klikke på "Begræns redigering" i afsnittet "Beskyt" på fanen "Review".

Ruten "Begræns redigering" vises til højre for hovedteksten. Vælg "Begræns formatering til et udvalg af stilarter" i afsnittet "Formateringsrestriktioner", og klik på linket "Indstillinger ..."..

I dialogboksen "Formateringsbegrænsninger" er alle stilarter i feltet "Kontrollerede stilarter tilladt", som standard valgt. For kun at vælge bestemte stilarter, der skal bruges i dokumentet, kan du bruge knappen "Ingen" til at afvælge alle stilarterne og derefter vælge de, du vil tillade. Du kan også bruge Words anbefalede minimumstilstande til at tillade ved at klikke på "Anbefalet minimum". Vælg yderligere begrænsninger i afsnittet "Formatering" i bunden af ​​dialogboksen, hvis du ønsker det, og klik på "OK", når du er færdig.

Følgende dialogboks viser, om du vil fjerne stilarter, der ikke er tilladt. Vi anbefaler, at du ikke gør det. Det kan vise sig, at du vil bruge disse stilarter i dokumentet i fremtiden. Andre korrekturlæsere kan ikke ændre dem eller anvende dem.

Klik på "Nej" for at beholde de stilarter, der ikke er tilladt i dit dokument.

Inden disse begrænsninger kan anvendes, skal du begynde at håndhæve beskyttelsen. Vi vil diskutere dette efter at vise dig, hvordan du begrænser redigering.

Begræns redigering i et dokument

Ud over at begrænse formateringen til korrekturlæsere af et dokument, kan du også begrænse den type redigering, der kan udføres, på et dokument. I afkrydsningsfeltet "Begræns redigering" skal du markere afkrydsningsfeltet "Tillad kun denne type redigering i dokumentet" og vælge en valgmulighed på rullelisten for at angive den type redigering, du vil tillade i dit dokument. Du kan tillade andre korrekturlæsere kun at følge ændringer, skrive kommentarer eller udfylde formularer. Du kan endda begrænse dokumentet således, at andre mennesker kun kan læse det og ikke foretage ændringer.

Du kan spørge, hvad forskellen er mellem at begrænse redigering til kun sporede ændringer og holde "Track Changes" låst på som beskrevet i lektion 2. Der er faktisk ingen forskel; funktionaliteten er den samme. Du kan bruge, hvilken metode der er lettere for dig.

Du kan angive undtagelser fra den begrænsede formatering og redigering, eller personer, der har lov til at redigere dokumentet frit. Klik på linket "Flere brugere ..." i afsnittet "Undtagelser (valgfrit)" i vinduet "Begræns redigering"..

I dialogboksen "Tilføj brugere" kan du tilføje brugere fra den aktuelle computer, fra et domæne, hvor den nuværende computer er en del, eller ved at indtaste en persons e-mail-adresse. Adskil alle brugere og e-mailadresser med et semikolon og klik på "OK", når de er færdige.

De personer, du har tilføjet i dialogboksen "Tilføj brugere", vises i afsnittet "Personer" i afsnittet "Undtagelser (valgfrit)" i vinduet "Begræns redigering". Vælg hele eller dele af det dokument, som du vil have en person til at kunne redigere, og vælg derefter afkrydsningsfeltet for den pågældende person i feltet "Personer"..

Nu hvor du har begrænset formatering og redigering til dokumentet som ønsket, skal du fortælle, at Word begynder at håndhæve beskyttelsen, så den får virkning. Klik på "Ja, Start Enforcing Protection" i afsnittet "Begynd håndhævelse" i vinduet "Begræns redigering".

Kontroller, at "Password" er valgt, skal du indtaste en adgangskode to gange og klikke på "OK".

Bemærk, at et kodeord ikke er nødvendigt og ikke beskytter dokumentet fuldt ud (dokumentet er ikke krypteret). Det hjælper blot med at forhindre folk i at deaktivere formatering og redigering begrænsninger.

Hvis du vælger "User authentication", vil du sandsynligvis se følgende fejl:

"Din maskine er ikke konfigureret til Information Rights Management (IRM). For at konfigurere IRM skal du logge ind på Office, åbne en eksisterende IRM-beskyttet besked eller et dokument eller kontakte din helpdesk. "

Vi anbefaler at bruge en adgangskode. Det er meget enklere.

Når begrænsningerne er blevet håndhævet, viser vinduet "Begræns rediger" den relevante tekst, der gør det muligt for anmelderen kun at udføre de tilladte redigerings- og formateringsopgaver.