Postfiltre og stjernesystemet

Dagens Geek School-lektion vil udvide vores diskussion af etiketter i Gmail for at inkludere filtre og derefter gå videre til sporing af vigtige e-mails med stjerner.

SCHOOL NAVIGATION

1. Lære at kende Gmail
2. Den mobile app, komponere mail og samtaler
3. Indbakkehåndtering og etiketter
4. Postfiltre og stjernesystemet
5. Vedhæftede filer, signaturer og sikkerhed
6. Invitationer og Vacation Responders
7. Brug Gmail som en opgaveliste
8. Flere konti, tastaturgenveje og fjernbetjening
9. Brug din Gmail-konto til at få adgang til andre konti
10. Power Tips og Gmail Labs

Etiketter er gode, men de kan bruges meget mere effektivt ved at inkorporere filtre, så meddelelser, der kommer til at opfylde bestemte kriterier, har automatisk en etiket eller etiketter anvendt. Dette hjælper meget med organisationen og kan i høj grad reducere indbakken kaos.

Opret et nyt filter ved hjælp af søgefeltet

For at oprette et nyt filter skal vi angive søgemuligheder i boksen "Søg" og oprette et filter fra søgningen. For at gøre dette skal du klikke på pil ned i boksen "Søg".

Indtast dine søgekriterier i søgefeltet. Du kan vælge at søge efter meddelelser fra en bestemt person eller et helt domæne (@ example.com), med bestemte ord i emnet, samt andre betingelser.

For at oprette et filter baseret på denne søgning, klik på linket "Opret filter med denne søgning".

Filterindstillingerne vises. Marker afkrydsningsfelterne, der angiver, hvad du vil gøre med meddelelser, der matcher søgekriterierne.

For eksempel valgte vi altid at markere meddelelser, der kommer fra den angivne e-mail-adresse med "HTG School" -mærket og altid markere disse meddelelser som "vigtige". Vi besluttede også at anvende filteret på alle eksisterende e-mails fra denne person.

BEMÆRK: Hvis du vil have dine etiketter som mapper, kan du vælge "Spring over indbakken (arkiver den)" for automatisk at flytte e-mails til etiketter, når de ankommer. Dette holder dine e-mails mere organiseret, selvom du risikerer at mangle en vigtig besked, fordi den ikke vises automatisk i din indbakke.

Når du har angivet dine filterkriterier, skal du klikke på "Opret filter".

BEMÆRK: Når du vælger at videresende en besked som en handling i et filter, påvirkes kun nye meddelelser. Eventuelle eksisterende meddelelser, som filtret gælder for, vil ikke blive videresendt.

En meddelelse viser, at dit filter blev oprettet. Bemærk i det screenshot, alle meddelelser fra den pågældende person er mærket med "HTG School" -mærket.

Meddelelserne blev også markeret som vigtige automatisk (tagikens ikoner til venstre for afsenderne er udfyldt med gul).

Opret et nyt filter ved hjælp af skærmen Indstillinger

Du kan også oprette et filter i "Indstillinger".

Få adgang til skærmen "Indstillinger" som tidligere beskrevet, og klik på linket "Filtre" øverst.

Klik på linket "Opret et nyt filter".

Angiv dine søge- og filterkriterier på samme måde som nævnt i den foregående metode, og klik på "Opret filter" i dialogboksen Filteroptioner.

I stedet for at ende op igen i din indbakke, vender du tilbage til skærmen "Filters", og dit nye filter er angivet. Du kan redigere, slette eller vælge den, der skal eksporteres (eksporterende filtre vil blive diskuteret senere i denne lektion).

Klik på "Indbakke" -mærket for at vende tilbage til din indbakke.

Brug en specifik besked til at oprette et nyt filter

Du kan også oprette et filter baseret på en eksisterende meddelelse. For at gøre dette skal du vælge en besked i din meddelelsesliste eller på en etiket.

Klik på "Mere" handlingsknappen og vælg "Filter meddelelser som disse" i rullemenuen.

Bemærk, at feltet "Fra" i dialogboksen "Filter" bliver automatisk udfyldt. Indtast eventuelle andre filterkriterier, og klik på "Opret filter med denne søgning".

Angiv dine filterkriterier ved at vælge filterindstillinger i den næste dialog som beskrevet tidligere.

BEMÆRK: Du kan bruge denne metode til at konfigurere filtre til automatisk at slette uønskede e-mails, når du modtager dem.

Anvend det samme filter til mange afsendere

Du kan bruge et filter til at håndtere beskeder fra en række forskellige e-mailadresser. For eksempel kan vi angive at mærke meddelelser fra flere personer med "HTG School" -mærket. For at gøre dette skal du åbne dialogboksen Søgeindstillinger ved hjælp af pil ned i boksen "Søg".

Tilføj hver e-mail-adresse i feltet Fra, adskilt med ordet "ELLER", og klik på "Opret filter med denne søgning".

Hvis du vil anvende den samme etiket på meddelelser fra en af ​​disse e-mail-adresser, skal du markere afkrydsningsfeltet "Anvend etiketten" og vælge den ønskede etiket fra popuplisten. Anvend andre handlinger for dette filter og klik på "Opret filter".

BEMÆRK: Husk at markere afkrydsningsfeltet "Anvend også filter til matchende samtaler", hvis du vil anvende dette filter på meddelelser, du allerede har modtaget fra disse to e-mailadresser.

Eksporter og importer filtre

Nu hvor du har lært, hvordan du konfigurerer filtre, har du sikkert lavet nogle meget nyttige filtre, som du måske vil bruge i andre Gmail-konti. Du kan eksportere filtre fra en konto og importere dem til en anden.

Eksporter et filter

For at eksportere et filter skal du først få adgang til skærmen "Filtre" på skærmen "Indstillinger" (ved hjælp af gearknappen "Indstillinger"). Vælg derefter det filter, du vil eksportere i listen, og klik på "Eksporter".

BEMÆRK: Du kan vælge flere filtre, der skal eksporteres på én gang.

I dialogboksen "Gem som" skal du navigere, hvor du vil gemme filteret. Filteret gemmes som en XML-fil med et standardnavn, som du kan ændre, hvis du vil, bare sørg for at forlade udvidelsen som .xml og klik på "Gem".

Nu har du en fil, du kan sikkerhedskopiere, overføre til en anden computer, dele med en ven eller importere til en anden Gmail-konto.

Importer et filter

Hvis du vil importere et filter til din Gmail-konto, skal du åbne "Filtrene" på skærmen "Indstillinger" og klikke på linket "Import filtre"..

Klik på "Vælg fil" under "Importfiltre".

BEMÆRK: Hvis du skifter mening om at importere filteret, skal du klikke på linket "Annuller import".

I dialogboksen "Åbn" skal du navigere til det sted, hvor du har gemt dit eksporterede filter. Vælg filen og klik på "Åbn".

Filnavnet er angivet ved siden af ​​"Vælg fil" -knappen. Klik på "Åbn fil" for at åbne filen og importere filtre i den.

En meddelelse vises under "Søg" feltet, mens filterfilen åbnes. Det kan tage et stykke tid, afhængigt af hvor mange filtre der er i filen.

Alle filtre i den valgte fil er angivet under "Import Filters." Vælg de filtre, du vil importere. Hvis du vil anvende de importerede filtre til eksisterende e-mail-meddelelser (ligesom du ville, når du opretter et nyt filter), skal du markere afkrydsningsfeltet "Anvend nye filtre til eksisterende mail" og klikke på "Opret filtre".

En dialogboks viser fremskridt i forbindelse med oprettelsen af ​​filteret. Du kan annullere oprettelsen af ​​filtre ved at klikke på "Stop".

Når filtre er oprettet, vises de i din liste på skærmen "Filters".

Hold styr på vigtige e-mails ved hjælp af stjernesystemet

Gmail's stjernesystem giver dig mulighed for at markere dine vigtigste e-mails, så du nemt kan finde dem senere. Som standard er stjernemarkerede meddelelser mærket med en gul stjerne, men du kan tilføje andre farver og typer af stjerner.

Stjerner vises til venstre for afsenderens navn i din indbakke.

Tilføj en stjerne til en besked

Hvis du vil tilføje en stjerne til en besked i din indbakke, skal du klikke på stjerneikonet ved siden af ​​afsenderens navn som vist ovenfor.

Du kan også tilføje en stjerne til en besked, mens den er åben. For at gøre dette skal du klikke på stjerneikonet i øverste højre hjørne af meddelelsen til højre for datoen. I samtaler vil det være til højre for den første besked øverst i samtalen.

For at tilføje en stjerne til en meddelelse, du komponerer, skal du klikke på pilen "Flere muligheder" i nederste højre hjørne af vinduet "Komponér"..

Flyt musen over "Label" og vælg derefter "Add star" fra undermenuen.

I din "Sendt mail" -mærke er den besked, du sendte, stjerne.

Brug flere stjernedesigner på dine meddelelser

Gmail giver dig mulighed for at bruge flere farver og typer af "stjerner" til at differentiere meddelelser fra hinanden.

Denne funktion er nyttig, hvis du vil markere flere meddelelser med varierende vigtighedsniveauer. Du kan f.eks. Bruge en lilla stjerne til meddelelser, du vil læse igen, og et rødt udråbstegn for meddelelser, du skal følge op på.

Klik på knappen "Indstillinger" og vælg "Indstillinger" i rullemenuen. På fanen "Generelt" skal du rulle ned til "Stjerner" sektionen. Træk ikoner fra afsnittet "Ikke i brug" til afsnittet "Til brug" for at tilføje forskellige typer stjerner. Hvis du har mere end én type stjerne i brug, klikker stjernekliket ved siden af ​​en e-mail-meddelelse igennem alle de stjerner, der er i brug. Hvis du stjæler en besked, mens den er åben, anvendes kun den første stjernetype.

Find stjernede meddelelser

For at se alle dine stjernemarkerede meddelelser skal du klikke på "Starred" -mærket på venstre side af hoved Gmail-vinduet. Du kan også søge efter stjernede beskeder ved at skrive "er: stjernede" i "Søg" boksen.

Find meddelelser med en bestemt type stjerne

Hvis du har brugt flere forskellige typer stjerner til at markere dine meddelelser, kan du søge efter en bestemt type stjerne. For at gøre dette skal du søge ved hjælp af "har:" med stjernens navn (fx "har: red-bang").

For at finde ud af navnet på en bestemt stjerne, få adgang til fanen "Generelt" på skærmen "Indstillinger" og svæv musen over den ønskede stjernetype. Navnet på stjernen vises i en pop-up.

Der er også en liste over stjernenavne i Hjælp til avanceret søgning i Gmail Hjælp.

Gem stjernemeddelelser ud af det primære faneblad

Hvis du organiserer din indbakke ved hjælp af de konfigurerbare faner, der er nævnt tidligere i denne lektion, er også meddelelser fra andre faner, der er markeret med en stjerne, inkluderet i fanen "Primær". Hvis du ikke vil se stjernemarkerede meddelelser fra de andre faner på fanen "Primær", kan du slukke for det.

Klik på ikonet "+" til højre for fanerne.

Marker afkrydsningsfeltet "Inkluder stjernemarkeret i primært" i dialogboksen "Vælg faner til aktivering", og klik på "Gem".

Kommer op næste ...

Vi er her nu i slutningen af ​​lektionen 4, men allerede er du godt på vej til at være Gmail pro! På bare fire korte dage kender du lige så meget som du skal vide for virkelig at gøre din indbakke skinn, og meddelelser vil nu automatisk finde vej til deres udpegede etiketter uden at fylde din indbakke.

.