At holde styr på ændringer foretaget til et dokument

Nu hvor du har konfigureret skabelonen til dit dokument i lektion 1, og det første udkast til dit dokument er skrevet, er det redigeringstidspunktet. Hvis du har flere personer, der samarbejder om dokumentet, kan du bruge funktionen Sporændringer i Word for at vide, hvilke ændringer der blev foretaget, og hvem lavede dem.

SCHOOL NAVIGATION

1. Brug af skabeloner til at sikre almindelig layout og formatering
2. At holde styr på ændringer foretaget til et dokument
3. Brug af kommentarer til at angive ændringer i et dokument
4. Begrænsning og beskyttelse af dokumenter og skabeloner
5. Versioning, sammenligning og kombination af dokumenter

Når du ændrer et dokument med "Track Changes" tændt, vises alle ændringer, du foretager i dokumentet, som en farvet markering, hvor hver anmelder har en anden farve.

Slettet tekst forsvinder ikke - det er krydset ud og tilføjede tekstvisninger understreget. Dette giver dig mulighed for at se alle ændringerne i dokumentet, før du gør dem permanente og vælger at acceptere eller afvise hver ændring. Vi vil vise dig, hvordan du accepterer og afviser ændringer senere i denne lektion.

I denne lektion vil vi vise dig, hvordan du aktiverer "Track Changes" -funktionen og bruger de forskellige visninger. For at sikre, at andre korrekturlæsere sporer deres ændringer, kan du låse funktionen "Track Changes" på. Når alle ændringer er foretaget, skal hver ændring revideres. Vi vil vise dig, hvordan du accepterer og afviser ændringer. Tilpas "Track Changes" funktionen ved hjælp af de mange tilgængelige muligheder.

Aktivér sporændringer

For at tænde "Track Changes" skal du klikke på knappen Review og klikke på "Spor ændringer. "

Når "Track Changes" er tændt, vises knappen med en blå baggrund.

Nu vil eventuelle ændringer i dokumentet blive vist som farvede markeringer.

Ændre Markup View og Hide Tracked Changes

Når du tænder "Spor ændringer", er der forskellige måder at se markeringen på. "All Markup" -visningen viser alle de faktiske revisioner i dit dokument, som vist ovenfor. Dette er standardvisningen for dokumenter åbnet med "Track Changes" på. Men hvis du har mange revisioner i dokumentet, kan det blive forvirrende at læse det med alle de viste revisioner.

For at forbedre læsbarheden af ​​dit dokument kan du bruge visningen "Simple Markup", som gemmer komplekse markeringer. Bemærk, at hver ændring er markeret med en lodret bjælke til venstre for teksten. Klik på denne bar for at skifte fra "All Markup" -visning til "Simple Markup" -visning.

BEMÆRK: Skift markupvisninger påvirker alle de sporede ændringer i dokumentet, ikke kun den, hvor du klikede på den lodrette bjælke.

Visningen "Simple Markup" skjuler de sporede ændringer i teksten og kollapser kommentarer (diskuteret i lektion 3) i små balloner, og de lodrette streger, der angiver sporede ændringer, vises i rødt. Klik på linjen igen for at skifte til "All Markup" -visningen og se alle ændringer i inline-sporet.

Du kan også ændre markupvisninger ved hjælp af rullemenuen "Vis til gennemgang" i afsnittet "Sporing" på fanen "Review"..

Ud over "Simple Markup" og "All Markup" visninger kan du også vælge "No Markup" for at se den endelige version af dokumentet, som om alle de ændrede ændringer blev accepteret (vi diskuterer at acceptere og afvise ændringer senere i denne lektion) eller "Original" for at se den originale version af dokumentet. Valgmulighederne "Ingen markering" og "Original" skjuler begge inline markup.

BEMÆRK: Valgmulighederne "Ingen markering" og "Original" hjælper også, når du udskriver et dokument, der har markeret ændringer i det. Hvis du skjuler de sporede ændringer, udskriver de ikke.

Vis revisioner i balloner i stedet for Inline

Som standard vises de fleste revisioner inline, med selve teksten markeret. Du kan dog vælge at vise revisionerne i balloner, som flytter de fleste revisioner til højre margen. Dette kan gøre dokumentet nemmere at læse, og ballonerne giver mere detaljerede oplysninger om nogle markeringer.

For at vise revisioner i balloner skal du klikke på fanen "Review" og derefter klikke på "Vis markering" i afsnittet "Sporing". Vælg "Balloner" og derefter "Vis revisioner i balloner" fra rullemenuen.

De fleste revisioner vises i "Markup Area" i højre margen. Enhver tilføjet tekst vises dog stadig inline.

Hvis du vil se markeringene inline igen, skal du vælge Balloner fra rullemenuen "Vis markering" igen og derefter vælge enten "Vis alle revisioner inline" eller "Vis kun kommentarer og formatering i balloner."

BEMÆRK: Det er ikke muligt at slippe af med at gemme de ændrede ændringer. Du skal acceptere eller afvise hver ændring for at fjerne dem helt, inden du distribuerer dit endelige dokument. Vi vil diskutere acceptere og afvise ændringer lidt senere i denne lektion.