Indbakkehåndtering og etiketter

I dagens lektion skal vi hjælpe dig med at forstå, hvordan du bedre kan kategorisere din indbakke og organisere dine meddelelser med etiketter og nogle foruddefinerede men konfigurerbare faner.

SCHOOL NAVIGATION

1. Lære at kende Gmail
2. Den mobile app, komponere mail og samtaler
3. Indbakkehåndtering og etiketter
4. Postfiltre og stjernesystemet
5. Vedhæftede filer, signaturer og sikkerhed
6. Invitationer og Vacation Responders
7. Brug Gmail som en opgaveliste
8. Flere konti, tastaturgenveje og fjernbetjening
9. Brug din Gmail-konto til at få adgang til andre konti
10. Power Tips og Gmail Labs

Når din Gmail-konto får noget damp, og du begynder at modtage en masse meddelelser, vil du gerne lære at tæmme strømmen til mere håndterbare vandløb. Gmails filtre giver dig mulighed for at administrere dine indgående e-mail-meddelelser, hvilket hjælper dig med at holde din mindre vigtige e-mail ud af din måde og filtreret til en etiket. Før du begynder at lære om filtre i lektion 4, skal du lære at oprette og mærke Gmail, som svarer til mapper, og det er det, vi vil tale om i dag.

For det første skal vi tale om Gmails automatiske faner, Prioriterede indbakke og alle de indstillinger, de indeholder.

Kategoriser din indbakke automatisk ved hjælp af konfigurerbare faner

Gmail tilbyder nu faneblade, automatiske kategorier til din indbakke. Denne funktion bryder din indbakke til "Primær", "Social", "Kampagner", "Opdateringer" og "Forums." Hvis du deltager i mange onlinetjenester, kan denne funktion være praktisk.

I princippet kan meddelelser modtaget for bestemte typer af websteder eller et bestemt indhold indsamles i forskellige dele af din indbakke. Dette kan resultere i en mindre rodet indbakke.

Vælg hvilke faner der er synlige i din indbakke

Disse faner kan konfigureres, så du kan vælge, hvilke faner du vil have tilgængelig i din indbakke. Hvis du vil ændre hvilke faner der er synlige, skal du klikke på plus-ikonet til højre for fanerne.

Dialogboksen "Vælg faner til aktivering" viser. Marker afkrydsningsfelterne for de faner, du vil have tilgængelig i din indbakke.

BEMÆRK: Hvis du skjuler en fane, vises meddelelser fra den pågældende kategori i stedet for "Primær". Teksten på fanerne kan heller ikke ændres, og du kan ikke tilføje brugerdefinerede faner. Brug brugerdefinerede etiketter i stedet (diskuteret i næste afsnit) for yderligere at kategorisere dine meddelelser.

Du kan også vælge hvilke faner der skal vises i din indbakke på fanen "Indbakke" på skærmen "Indstillinger" i afsnittet "Kategorier"..

Organiser dine meddelelser ved hjælp af indbakkeformater og indstillinger

Indbakke stilarter giver dig mulighed for at organisere din Gmail-indbakke på den måde, der passer dig bedst. Du kan organisere din indbakke ved hjælp af de konfigurerbare faner, som tidligere nævnt i denne lektion, eller i sektioner som "Ulæst," "Starred" og "Vigtigt".

Skift din indbakke type

Hvis du vil skifte til en anden indbakkeformat, skal du åbne skærmen "Indstillinger" og klikke på fanen "Indbakke".

I afsnittet "Indbakke type" skal du vælge den type indbakke, du vil bruge fra rullemenuen.

Hver type indbakke har sine egne indstillinger. Når du har valgt "Indbakke type", vises indstillingerne for den pågældende type under "Indbakke type" valg. Lav dine ændringer til indstillingerne og klik på "Gem ændringer".

Du kan også hurtigt ændre nogle af indstillingerne for indbakke stil lige i din indbakke ved at klikke på pil ned, der er placeret helt til højre for hver sektionsoverskrift.

Gmail Hjælp indeholder beskrivelser af indboksetyperne. Du er velkommen til at eksperimentere med de forskellige indbakkeformater for at se, hvad der virker bedst for dig. Du kan altid skifte tilbage til standard, hvis du skifter mening.

Du kan også hurtigt ændre stilen på din indbakke ved at flytte musen hen over "Indbakke" etiketten og klikke på pil ned, der vises. Vælg den ønskede indbakkeformat fra rullemenuen "Indbakke type". Bemærk at flytte musen over hver stil giver en kort beskrivelse af hver type.

Organiser og kategoriser dine meddelelser ved hjælp af etiketter

Vi introducerede dig kort til etiketter i lektion 1 i denne serie. Etiketter giver dig mulighed for at organisere dine e-mail-meddelelser i kategorier. De ligner på mapper, men i modsætning til mapper kan du anvende mere end en etiket på en enkelt besked.

BEMÆRK: Gmail understøtter maksimalt 5000 etiketter, herunder underetiketter. Hvis du overskrider denne grænse, kan du opleve, at din Gmail-oplevelse er langsommere, og du kan opleve fejl. Fjern de etiketter, som du måske ikke længere bruger. Sletning af etiketter sletter ikke meddelelser.

Opret en ny etiket

Du kan oprette dine egne brugerdefinerede etiketter for at holde din indbakke organiseret og endda flytte meddelelser ud af indbakken i dine etiketter (optræder som mapper). Vi viser dig, hvordan du opretter en etiket, der er anbragt under en anden etiket, som en undermappe i en mappe.

For at oprette en ny brugerdefineret etiket, der bliver hovedmappen, skal du klikke på "Mere" i listen over etiketter på venstre side af hoved Gmail-skærmen.

Når listen udvides, skal du klikke på linket "Opret ny etiket".

Indtast et navn på etiketten i dialogboksen "Angiv et nyt etiketnavn" i dialogboksen "Ny etiket". Klik på "Opret" for at afslutte oprettelsen af ​​den nye etiket.

BEMÆRK: Fordi dette er forældreetiketten, der indeholder underetiketten, vil vi ikke nest denne etiket.

For at oprette en underetiket under parenteletiketten, du lige har oprettet, skal du klikke på "Opret ny etiket" igen.

I dialogboksen "Ny etiket" skal du indtaste navnet på den underetiket, du vil oprette, i redigeringsboksen "Angiv et nyt etiketnavn". Marker afkrydsningsfeltet "Nestetiket under", vælg den overordnede etiket, du lige har oprettet på rullelisten, og klik på "Opret".

Du kan også oprette en nested etiket ved at indtaste parentesetiketten efterfulgt af et skråstreg (/) og derefter indtaste det indlejrede etiketnavn - alt i redigeringsfeltet "... nyt etiketnavn". For eksempel kunne vi skrive "Personlige / Venner" i redigeringsboksen og ikke markere afkrydsningsfeltet "Nest label under".

BEMÆRK: Modermærket skal allerede eksistere for at oprette en indlejret etiket under den. Du kan ikke oprette begge etiketter på samme tid. I vores eksempel skal vi først oprette den "Personlige" etiket, før du opretter den indlejrede "Friends" -label.

Den indlejrede etiket ligner følgende eksempel.

Den nye modermærke med den nestede etiket er også tilføjet til listen over etiketter, der er tilgængelige på "Labels" -knappen, samt listen over etiketter, der er tilgængelige på handlingsknappen "Flyt til".

Anvend etiketter til meddelelser

Der er to måder at anvende etiketter på meddelelser på. Du kan anvende etiketter på meddelelser, mens du forlader meddelelserne i din indbakke. Du kan også flytte meddelelser til etiketter, som du ville flytte dem til mapper. Vi vil vise dig begge metoder.

Anvend etiketter til meddelelser, mens du forlader dem i din indbakke.

Denne metode giver dig mulighed for nemt at anvende flere etiketter på en enkelt besked.

Hvis du vil anvende en etiket på en besked, mens du holder beskeden i din indbakke, skal du markere afkrydsningsfeltet til venstre for beskeden for at vælge det (eller åbne meddelelsen). Klik derefter på knappen "Etiketter" og vælg en eller flere etiketter i rullemenuen.

Husk, at du kan anvende mere end en etiket på en besked. Menuen "Etiketter" går ikke væk, når du vælger dine etiketter, så du kan vælge flere etiketter på én gang.

Hvis du vil anvende de valgte etiketter på meddelelserne, skal du klikke på "Anvend" nederst i menuen.

Mærkerne vises derefter til venstre for meddelelsens emnelinje.

Hvis du har en lang liste med etiketter, kan du begynde at skrive en etiketts navn efter at have klikket på "Labels" -knappen for at finde etiketten på listen.

Anvend en etiket til en besked, og flyt den ud af din indbakke

Hvis du vil anvende en etiket på en meddelelse og flytte beskeden ud af din indbakke samtidig, skal du trække beskeden til den ønskede etiket i listen til venstre. Når du flytter musen over listen, udvides den til at vise etiketter, der muligvis kan gemmes.

Bemærk, at du kan bruge denne metode til at identificere beskeden som spam, ud over at bruge knappen "Rapport spam". Træk blot de misbrugte meddelelser i "Spam" -mærket.

Flytning af en besked til "Papirkurv" -mærket sletter meddelelsen. Dette er det samme som at vælge en besked eller åbne den og klikke på "Slet" -knappen.

Åbn en etiket

Åbning af en etiket er som at åbne en mappe. Alle meddelelser, der er knyttet til den pågældende etiket, er angivet. For at åbne en etiket skal du klikke på den ønskede etiket på listen med etiketter på venstre side af hovedskærmen i Gmail. Hvis den ønskede etiket ikke er synlig, skal du klikke på "Mere" for at få adgang til hele listen.

Alle meddelelser, der er knyttet til den pågældende etiket, vises. Bemærk søgeordet i feltet "Søg". Gmail udfylder automatisk feltet "Søg" med det relevante filter for at vise de valgte meddelelser. Vi diskuterer filtre senere i denne lektion.

Bemærk, at hvis du anvender en etiket på en meddelelse uden at flytte beskeden til den pågældende etiket (og ud af indbakken), og så åbner du etiketten, vises "Indbakke" -mærket på beskeden, hvilket angiver, at meddelelsen stadig befinder sig i indbakken.

For at gå tilbage til din indbakke, skal du klikke på "Indbakke" -mærket i listen til venstre.

Hvis du vil flytte beskeden tilbage til din indbakke, skal du blot åbne etiketmappen for at få adgang til beskeden og trække beskeden tilbage til indbakken. Bemærk, at meddelelsen stadig har etiketten påført den.

Fjern en etiket fra en meddelelse

Hvis du bestemmer dig for, at du ikke vil have en bestemt etiket, der er knyttet til en besked, kan du nemt fjerne den.

For at gøre det skal du vælge beskeden ved at bruge afkrydsningsfeltet til venstre for meddelelsen eller åbne meddelelsen. Klik på knappen "Etiketter", vælg etiketten i den rullemenu, du vil fjerne fra beskeden, og klik derefter på "Anvend".

BEMÆRK: Du kan fjerne flere etiketter fra en besked ad gangen. Vælg blot alle de etiketter, du vil fjerne i rullemenuen "Etiketter", før du klikker "Anvend".

Skift farve på en etiket

Du kan tildele farver til dine etiketter, så du nemt kan få øje på dem i din indbakke. Som standard er alle etiketter farvet med en lysegrå baggrund og mørkegrå tekst. Mærket "Personlig / Venner" i billedet nedenfor bruger standardfarven. De andre etiketter, "HTG School" og "Admin" har andre farver anvendt på dem.

Hvis du vil ændre farven på en etiket, skal du flytte musen over den ønskede etiket. Klik på pil ned til højre for etiketten for at få adgang til dens rullemenu.

Flyt musen over "Label farve" og vælg en tekst- og farvekombination ved at klikke på den.

Du kan også bruge indstillingen "Fjern farve" for at fjerne farve fra etiketten og vende tilbage til standardindstillingen.

Hvis du ikke vil have nogen af ​​de viste kombinationer, kan du vælge en brugerdefineret kombination ved at klikke på "Tilføj tilpasset farve". Vælg en "Baggrundsfarve" og en "Tekstfarve" i dialogboksen "Tilføj tilpasset farve", der viser.

Forhåndsvisning af den valgte kombination, hvor det står "Preview Label Color."

Indstil One-Click Adgang til standard og brugerdefinerede Gmail-etiketter

Du kan nemt oprette et klik med adgang til etiketter.

For at gøre dette skal du åbne en etiket, som vi diskuterede tidligere i denne lektion, og træk derefter faviconet på siden fra adresselinjen til værktøjslinjen Bogmærker. Nu kan du klikke på dette bogmærke for at få adgang til alle dine meddelelser, der er knyttet til denne etiket.

Skjul og vis etiketter i Gmail

Hvis du har en lang liste over etiketter i Gmail, vil du muligvis have visse mærker synlige, som du bruger oftere, mens du gemmer resten.

Skjul en etiket

Hvis du vil skjule en etiket i Gmail, skal du klikke på den etiket, du vil skjule, i listen over etiketter under "Komponér" -knappen og trække den til linket "Mere" under listen over synlige etiketter.

BEMÆRK: "Mere" -linket bliver linket "Mindre", da du flytter etiketten til den.

Etiketten er flyttet, så den er angivet under "Kategorier", som vises, når du klikker på "Mere" for at udvide listen over etiketter. Hvis linket "Mindre" er tilgængeligt i stedet for linket "Mere", kan "Kategorier" ses ved blot at flytte musen over listen over etiketter.

Lav en skjult etiket synlig

For at gøre en skjult etiket synlig, klik på "Mere" (hvis nødvendigt) for at få vist "Kategorier" sektionen. Klik og træk den ønskede etiket fra afsnittet "Kategorier" til "Indbakke" -mærket.

Etiketten flyttes tilbage til hovedliste med etiketter, i alfabetisk rækkefølge.

Skjul forudindstillet system Gmail-etiketter som Starred, Send mail, Drafts, Spam eller Trash

De forudindstillede Gmail-etiketter kan også gemmes. For at skjule nogen af ​​disse etiketter skal du klikke på "Mere" under listen med etiketter.

Klik på "Administrer etiketter" under "Kategorier".

Skærmbilledet "Etiketter" indstillinger vises.

I afsnittet "Systemetiketter" finder du den systemlabel, du vil skjule, og klikker på skjul-linket i kolonnen "Vis i etiketliste".

BEMÆRK: Mærkaten er ikke helt skjult, men den flyttes under linket "Mere".

Adgang til etiketter indstillinger på skærmen Indstillinger

Indstillingsskærmen "Etiketter" kan også fås ved hjælp af knappen "Indstillinger". Vi vil henvise til forskellige dele af indstillingsskærmen i hele denne serie. Proceduren for adgang til "Indstillinger" vil altid være den samme.

For at få adgang til filterværktøjerne på skærmbilledet "Indstillinger" skal du klikke på knappen "Indstillinger" i øverste højre hjørne af hoved Gmail-vinduet.

Vælg derefter "Indstillinger" i rullemenuen.

På skærmen "Indstillinger" kan du få adgang til indstillinger for "Etiketter", "Filtre", "Indbakke", "Temaer" og andre dele og funktioner i Gmail.

Skjul etiketter med ulæste post automatisk i Gmail

Med muligheden for at skjule etiketter og automatisk rette meddelelser til disse etiketter ved hjælp af filtre (se næste afsnit), kan du tænke dig at fortælle, hvor hurtigt du kan se, om du har ulæste meddelelser i de skjulte etiketter. Du kan nemt vælge at vise skjulte etiketter, når der er ulæste meddelelser i dem. På denne måde savner du ikke nogen vigtige beskeder.

At konfigurere Gmail, så det gemmer etiketter, medmindre de indeholder ulæste meddelelser, får du adgang til skærmbilledet "Etiketter" med en af ​​de tidligere nævnte metoder..

For hvert system og brugerdefineret etiket, du vil have skjult, hvis det ikke indeholder ulæst mail, skal du klikke på linket "Vis hvis ulæste".

Bemærk, at i listen over "System" -mærker kan du kun skjule etiketterne "Udkast" og "Spam", hvis de ikke indeholder ulæste meddelelser. Denne funktion gælder ikke for "Kategorier" og "Cirkler".

Du kan hurtigt anvende denne indstilling på alle dine brugerdefinerede etiketter ved at klikke på pil ned ved siden af ​​"Vis i etiketliste" øverst i "Labels" sektionen og vælge "Vis alle hvis ulæste" i rullemenuen.

Kommer op næste ...

Dette bringer os til slutningen af ​​lektion 3. Du skal have en ret solid forståelse for, hvordan du holder din indbakke organiseret ved hjælp af forskellige faner, stilarter og indstillinger. Bedst af alt, du er godt på vej til at mastere din email ved hjælp af etiketter!

I den næste lektion vil vi udvide vores diskussion af etiketter til at omfatte filtre - f.eks. Hvordan man bruger filtre til automatisk at anvende etiketter, samt hvordan man tager dine eksisterende filtre og eksporterer dem til en anden Gmail-konto.

Så for at lukke tingene ud introducerer vi stjernesystemet, som hjælper dig med at holde styr på vigtige e-mails.