6 tips mod ikke at have meningsløse møder
Uanset om det var ad hoc eller en planlagt, synes de fleste møder slet ikke at hjælpe, når det kommer til at få arbejde udført. Du ville tro, at få alle, der er involveret i projektet til at sidde ned og snakke gennem de problemer, der beskæres, så brainstorming for måder at løse dem med, ville være nyttigt på den ene eller anden måde. Nå, disse fyre på WebEx siger, at møder er meningsløse. Og jeg er helt sikker på, at de fleste af jer er enige om, fordi nogen gik og lavede dette: en regnemaskine for at finde ud af, hvor mange penge der blev spildt bare ved at have møder!
Vittigheder til side, et dårligt styret møde vil tage medarbejdere væk fra, hvad de bliver betalt for at gøre, forlader telefonerne uden opsyn, e-mails ubesvarede. Og værst af alt kommer folk flest væk fra mødet med mere at gøre end opnået - store, lige hvad jeg havde brug for, flere ting at gøre. Men det er ikke at sige, at møder helt skal tages ud af arbejdspladsen. Her er nogle forslag til at hjælpe med at fremskynde tingene sammen i et møde.
1. gået i tres minutter
Det bør være en forbrydelse for møder at vare længere end en time. Heck, det skal være en synd til planlagt møder for at vare så længe. Logikken er enkel: Hvad er meningen med at tage dine medarbejdere væk fra deres arbejde, så de kan tale om hvad de laver?
(Billedkilde: Fotolia)
Hvis det kun er en rapport, kan de altid sende dig et forslag, eller få det gjort med en 23 kb e-mail vedhæftning. Hvis alt du vil, skal holdes i løkken, skal du få afdelingslederen ind på dit kontor eller tage en cuppa med ham eller hende efter arbejde, få de oplysninger, du har brug for, og slip dem tilbage i det vilde 15 minutter senere.
Ugentlige fremskridt møder kan næppe være nyttige, da de fleste arbejde har brug for længere end en uge for at komme til at forfølge, og det ville være fjollet til bare at sidde og stirre på hinanden, hvis vi ikke har noget at rapportere.
Pointen er: Møder bør øge produktiviteten og ikke forsinke processer. Lav hvert møde, og få dem til at tælle.
2. Nod-ders, holde ud
Der er mange møder, hvor der primært var en person, der talte og alle andre var enige om taleis. Hvis møder var der for at høre folk ekko støtte, kan du lige så godt lægge en optagelse af højttaleren i mødelokalet, så alle kan nikke til.
(Billedkilde: Fotolia)
For at rette op på dette har kun beslutningstagere i værelset. Og du vil have dem, der ikke er bange for at tale deres sind. Du vil have den udøvende, der vil kæmpe for din afdelings klump af budgettet derinde. Du ønsker lederen, der kan afværge ekstra og irrelevant arbejdsbyrde, der taler på dine vegne. Du vil have din modige vejleder til at fortælle din chef, "Nej, far. Vi er ikke får dig en ny bil. Holdet ønsker at gå til Bangkok i år, og vi skal drikke champagne i flyvningen! "
Pointen er: Hvis du vil sidde fast i et møde, ville det være umagen værd at have en lille mangfoldighed i de beslutninger, der blev truffet.
3. Hvad taler vi om igen?
Hvor mange gange i løbet af et møde har en af jeres kollegaer spørg din leder noget irrelevant for emnet ved hånden, og de bruger mindst en (anden) time at forsøge at finde ud af det, mens du slår sammen med din telefon og forsøger ikke at se irriteret?
Det er ikke ualmindeligt at få sin tankegang sprængt af et pludseligt spørgsmål, men hvis man ved at besvare dette spørgsmål og alle de andre spørgsmål ned på listen over dagsordenen bliver ubesvaret, vil dette påvirke produktiviteten hos de øvrige ansatte.
(Billedkilde: Fotolia)
Gør det et punkt at have a begrænset Antal dagsordninger, der skal nås gennem hvert møde, og sørg for, at den, der stole på mødet, opnår de forud fastsatte dagsordener; ikke mere, ikke mindre. Brug seksti minutters mark som impulser for at få dagsordenerne ryddet ud så hurtigt som muligt. Hvis der er andre ting at være opmærksom på, og hvis det kun er mellem Få mennesker snarere end hele holdet, som sidder inde i mødelokalet, bede dem om at tage det udenfor, før eller efter mødet.
Pointen er: Hold styr på at gøre dine møder umagen værd.
4. Idéer er billige; komme med løsninger
Intet staver en dårlig afslutning på et møde end at have deltagere, der kommer ind med et tomt sind. I dag vil tomme forslag bare ikke skære det. Bosses vil have track records. Ledere ønsker ROI. Ledere ønsker gennemførlighed. Og de vil ikke bare tændte lyspærer, de vil bevise at en ide kan og vilje arbejde. For at få det bevis, bør du først gøre din forskning.
(Billedkilde: Fotolia)
Når du ikke gør det, sker det.
Ashkin Fureit: Du ved hvad, jeg synes, vi burde prøve at skifte til en ny leverandør.Du: Hvem har du i tankerne?Ashkin Fureit: Åh, jeg kender ingen nye leverandører. Jeg troede bare, at det ville være en god ide at skifte til en ny, da denne altid er sent.
Gruppen begynder at passere bolden rundt og spilder yderligere 15 minutter, før man hopper til næste dagsorden. I det næste møde bruges den samme leverandør stadig.
Hvis Ashkin allerede havde i sine hænder kontakterne med alternative leverandører, deres citater og deres foreslåede leveringsdatoer, kunne holdet beslutte sig for, hvornår og hvilken ny leverandør der skulle tage. Dette problem ville være blevet løst på mindre end fem minutter.
Pointen er: Tag ejerskab til dine ideer og start videre. Stop med at foreslå strålende ideer bare for at vente på, at en anden skal udføre den.
5. Krystalklar kan bare klippe det
Hvor ofte kommer du ud af et møde og tænker på, at din leder havde sagt en ting, men det var ikke det du hørte? Få alt ryddet op, før du rydder ud. Hvis kommunikation er et vedvarende problem, er det en god idé at få din chef til at gentage sig selv, mens du har andre vidner i rummet.
(Billedkilde: Fotolia)
Pointen er: Klargør dit holds mål, før du alle begynder at køre på forskellige målposter.
Hvis dette ikke virker, skal du prøve det næste tip.
6. Giv mig et øjeblik
Møderminutter er gode værktøjer til at få tingene i gang, hvis du ved hvordan man gør dem rigtigt. Til at begynde med skal det have en række ting: hvad er blevet besluttet; hvad skal der gøres og hvem har ansvaret for at gøre det og fristerne for det. Det første ville sikre, at mødet rent faktisk var nyttigt for noget, det andet sikrer, at alle er blevet tildelt deres respektive roller, og den tredje letter dem sveder.
(Billedkilde: Fotolia)
Hvis du kommer ud uden at vide, hvad der lige er sket i mødelokalet, vil minutet hjælpe dig, og alle andre får dine lejer rigtigt. Ellers, hvad er møder for?
Pointen er: Ingen narrer rundt, når tingene bliver blækede.
Konklusion
Man ved bedre end at generalisere, hvorfor jeg gerne vil vide dine synspunkter på møder: arbejder de? Er de nødvendige på nutidens arbejdsplads? Har dit kontor afvist det stressende ugentlige eller månedlige ritual, der er kontormødet? Del dine tanker i kommentarfeltet nedenfor.
