Søg i Outlook Email via Afsender, Dato, Søgeord, Størrelse og Mere
Søgning via Outlook-e-mail kan vise sig at være en hård opgave, hvis du er en person som mig med flere PST-filer og titusinder af e-mails, der spænder over årtier. De fleste virksomhedsmiljøer bruger Outlook til e-mail, og mange mennesker ender med at have forretnings- og personlig e-mail gemt i Outlook.
I ældre versioner af Outlook havde du brug for tredjeparts add-ons som Xobni for hurtigt at søge din email. Heldigvis har Microsoft siden Office 2010 oprettet en brugbar søgefunktion, der rent faktisk fungerer, og lader dig hurtigt finde e-mails ved hjælp af et bredt udvalg af filtre. Du kan søge efter tekst, adresser, vedhæftede filer, afsendere osv., Og du kan filtrere efter dato, størrelse, emne, betydning og mere.
I denne artikel vil jeg vise dig, hvordan du sikrer, at alle dine e-mails er indekseret af Windows og derefter hvordan du udfører forskellige typer søgninger afhængigt af hvad du leder efter.
Bemærk, at denne artikel forudsætter, at du arbejder på Office 2010, 2013 eller 2016, da disse versioner er de bedste til søgning.
Tænd for indeksering
Før du kan udføre lynhurtige søgninger i Outlook, skal du sørge for at alle dine e-mails er blevet indekseret. For at kontrollere dette skal du gå videre og klikke i det søgefelt, du ser øverst i din e-mail-postkasse.
Når du klikker i søgefeltet, vil du se Søgeværktøjer fanen vises i båndet. Højst til højre, klik på Søgeværktøjer og klik derefter på søgeindstillinger.
Under Kilder, klik på Indekseringsindstillinger knap.
Dette bringer dig til Windows Indekseringsindstillinger skærm hvor du kan vælge og vælge de forskellige steder, du vil indeksere. Hvis du ikke kan se Microsoft Outlook i listen skal du klikke på Modificere knap.
Gå videre, tjek Microsoft Outlook og klik derefter på OK.
Windows starter indeksering af e-mails med det samme, og du kan tjekke for at se, hvornår det er gjort ved at klikke på Indeks Status under Søgeværktøjer som vist ovenfor.
Du får vist en besked, der angiver, hvor mange emner der skal indekseres, og når det er færdigt, siger det, at Outlook er færdig indeksering af alle dine varer. Lad os nu lære at søge i Outlook.
Udfører søgninger i Outlook
For at komme i gang med at søge i Outlook, klik på Indbakke eller klik på en bestemt mappe. Hvis du klikker på Indbakke, vil du bemærke, at boksen vil have Søg nuværende postkasse opført. Du kan klikke på den lille dropdown til højre og vælge fra andre muligheder som Aktuel mappe, undermapper, og Alle Outlook-elementer.
Når du klikker på Indbakke, Nuværende postkasse vælges automatisk. Dette vil søge efter alle e-mails i hele postkassen inklusive alt under Indbakke, Sendte emner, Slette emner, Udbakke osv. Hvis du klikker på en bestemt mappe, bliver søgefeltet standard til Aktuel mappe, som kun søger efter e-mailen i den pågældende mappe, ikke herunder undermapper.
Hvis du har en mappe, der har undermapper, skal du sørge for at vælge undermapper fra rullemenuen for kun at søge under undermapper.
Nu da vi forstår det, lad os lære at udføre forskellige typer søgninger i Outlook. Der er to måder at gøre ved at bruge det: Brug søgefeltet eller ved hjælp af søgeforespørgselssyntaxen. Som du måske kan se, er sidstnævnte mulighed mere teknisk, men giver dig mulighed for at oprette nogle komplicerede søgninger.
Brug af søgeværktøjerne i Outlook
Lad os begynde med den nemmere metode, der vil fungere fint for de fleste mennesker. Klik i søgefeltet, når du har valgt Indbakke eller en mappe, og klik derefter på Søgeværktøjer i båndet. Lad os se på alle de forskellige muligheder.
Langt til venstre er den Anvendelsesområde, hvilket er det samme som dropdown boksen, som jeg nævnte ovenfor. Næste er Resultater, som ikke vil være aktiv, før du udfører en søgning. Som standard viser Outlook kun de seneste elementer, der matcher en søgning, og muligvis ikke viser alle resultaterne. Du kan klikke Medtag ældre resultater for at vise alle resultaterne eller rul ned til bunden af søgeresultaterne og vælg Vis mere.
Raffinere er hvor vi virkelig kan bore ned og finde præcis, hvad vi leder efter. For det første, hvordan går vi på at søge efter præcis tekst i Outlook? Lad os sige, at du vil finde alle e-mails med din SSN eller med et bestemt ord. I disse tilfælde bruger du kun dobbelt citater.
Ovenfor søgte jeg efter ordet sherlock ved at sætte den inde i dobbelt citater. Hvis ordet er i emnelinjen, vil det blive markeret med gule. Når du klikker på en af e-mailsne, ser du også ordet fremhævet for dig, hvilket er praktisk.
Det er en af de mest almindelige typer søgninger. En anden almindelig søgning er afsenderen. Dette er virkelig nemt at gøre i Outlook. Du skal blot klikke på Fra knappen i båndet og begynde at skrive i navnet på personen eller e-mail-adressen.
Hvis du vil tilføje flere søgekriterier, som f.eks. Kun at se e-mails fra en bestemt afsender, der har vedhæftede filer, skal du blot klikke på Har Vedhæftede filer knap.
Du kan fortsætte med at tilføje flere filtre for at reducere resultatet af e-mails. De fleste af de andre muligheder er temmelig selvforklarende som ulæste, markerede, vigtige osv. Hvis du vil søge efter dato, kan du klikke på denne uge, og du får et par muligheder som denne uge, denne måned, dette År osv., Men det handler om det.
Hvis du vil søge efter dato eller gøre noget i retning af at finde de ældste e-mails i Outlook, skal du bruge funktionen Avanceret søgning eller forespørgselssyntaxen. Lad os starte med avanceret søgning. For at komme til det skal du klikke på Search Tools igen og vælge Avanceret Find.
Bemærk, at denne søgning kun søger efter den aktuelle mappe, du har valgt som standard. Hvis du vil søge alt, skal du klikke på Gennemse knappen øverst til højre.
Hvis du vil søge alt, skal du vælge Indbakke og derefter tjekke Søg undermapper boks i bunden.
Nu vil du se på hovedskærmbilledet Tid helt nederst, men det giver dig kun de samme muligheder som dropdown i båndet. For at gøre en mere avanceret søgning, skal du klikke på Fremskreden fanen.
Her skal du bygge dine egne søgekriterier. Klik på Mark,derefter gå til Date / Time Fields og vælg Modtaget. Klik nu på Tilstand og rul ned til bunden, indtil du ser andre muligheder som på eller efter, på eller før, og mellem.
Hvis du vælger mellem, så kan du indtaste datoer som 01/01/2005 og 12/31/2005 og klik derefter på Tilføj til liste. Her er hvad min søgning ligner.
Bemærk, at du kan fortsætte med at tilføje flere kriterier til listen for at indsnævre resultaterne. I mit eksempel ovenfor vil jeg bare få alle e-mails i datoperioden, som sandsynligvis vil være for mange.
Hvis du vil finde den ældste email i Outlook, skal du vælge på eller før betingelse og skriv så bare en hvilken som helst dato, som du synes er ret gammel.
Juster datoen afhængigt af hvor mange e-mails du får. Det skal være ret nemt at finde den ældste email i hele din Outlook-fil ved hjælp af denne søgning.
En anden populær søgning er at søge efter den største email i din PST-fil. For at gøre dette skal du klikke på Flere valg fanen i Avanceret søgning, og du får vist en mulighed for størrelse nederst. Vælge bedre end og indtast derefter en værdi i kilobytes. Hvis du f.eks. Vil finde e-mails, der er større end 5 MB, vil du f.eks. Indtaste 5000.
Dette er blot nogle af de søgninger, du kan udføre ved hjælp af Avanceret søgning. Derudover kan du skrive alt dette i søgefeltet ved hjælp af søge syntaks og få de samme resultater. For eksempel kan jeg bare skrive ind MESSAGESIZE:> 5 MB og få de samme resultater.
Jeg vil ikke gennemgå alle de forskellige søgemuligheder i dette indlæg, fordi Microsoft har en side, der viser alle de forskellige søge syntaksoptioner. Forhåbentlig kan du ved hjælp af værktøjerne ovenfor finde den email, du ledte efter. god fornøjelse!
