Sådan afviser du en besked i Outlook

Går hurtigt ud af kontoret og skal opsætte en Ikke på kontoret, Væk eller Ferie besked i Outlook? Du ville tro det ville være super nemt, men det er desværre ikke! Der er faktisk to måder at oprette et automatisk svar på, og det afhænger af, om Outlook er stand-alone eller ved hjælp af Microsoft Exchange.

Hvis du er i et corporate miljø, og Outlook er forbundet til MS Exchange, er det faktisk meget nemt at indstille et ud af kontormeddelelse. Lad os først gennemgå den metode, og så diskuterer vi, hvordan du gør det, hvis du ikke bruger Exchange.

Out of Office Message w Exchange

I Office 2007 og tidligere, gå til Værktøj og klik på Out of Office Assistant. Bemærk, at dette skal være der automatisk i Outlook 2003 og Outlook 2007, når du bruger Exchange. Hvis du ikke ser muligheden, bruger du ikke Exchange.

I Office 2010 og Office 2013 skal du klikke på Fil faneblad, derefter Info og du får se en knap, der hedder Automatiske svar (Out of Office).

I Office 2007 og tidligere klikker du på Jeg er for tiden ude af kontoret radioknap og indtast beskeden i Auto svar boks.

Gå videre og sæt den dato du vil være ude til og også lægge kontaktoplysninger i tilfælde af en nødsituation mv. Hvis du klikker på OK, vil alle få denne besked, indtil du kommer tilbage til denne dialog og ændrer den til Jeg er for tiden på kontoret.

Du kan også tilføje regler til indgående meddelelser, mens du er ude af kontoret ved at klikke på Tilføj regel. Dette er nyttigt, hvis du vil udføre visse handlinger på e-mails, der kommer fra forskellige personer. Hvis du f.eks. Får en e-mail fra en klient, kan du sende den til din telefon eller svare med en anden e-mail-skabelon end den, der bruges til interne medarbejdere. Hvis du ikke ved hvordan du bruger regler, skal du læse mit tidligere indlæg om, hvordan du opretter Outlook-regler.

I Outlook 2010 og 2013 er det lidt anderledes. Når du klikker på Automatiske svar, Du får en pop up dialog som den der vises nedenfor.

Vælg Send automatiske svar knappen og tjek derefter Send kun under dette tidsinterval boks, hvis du kender de nøjagtige datoer, du vil være væk. Hvis du lader det være ukontrolleret, vil det simpelthen forlade det automatiske svar, indtil du manuelt kommer og vælger Send ikke automatiske svar.

Hvad der også er cool om denne version er, at du kan have et separat automatisk svar opsætning til folk inde og personer uden for din organisation. Igen, som med de tidligere versioner af Office, klikker du på Regler hvis du vil tilføje undtagelser til det automatiske svar.

Uden for Office Meddelelse uden Exchange

Så det er godt, hvis du har Outlook med Exchange, men hvad hvis du ikke har adgang til Out of Office Assistant eller Automatiske svar? Nå er der en måde, du kan EMULATE uden for kontorassistent ved at oprette en automatisk svarregel sammen med en ude af kontormalen. Her er trinene nedenfor.

Trin 1: Opret først en ny besked i Outlook, som om du vil skrive en e-mail til en person. Sæt ikke noget i TO eller CC bokse. Indtast din e-mail-besked og indsæt et emne også.

Klik på Microsoft Office-knappen eller på Fil fanen i nyere versioner af Office og vælg Gem som. I afkrydsningsfeltet Gem som type skal du vælge Outlook-skabelon. Indtast et navn som Uden Office Svar i Filnavn boks og klik Gemme.

Trin 2: Nu er alt, hvad vi skal gøre, at oprette en regel og fortælle Outlook at bruge den nye e-mail-skabelon, vi netop har oprettet. For Office 2007 skal du klikke på Værktøj menuen og gå til Regler og advarsler.

I Office 2010 og 2013 skal du klikke på Hjem fanebladet, og klik derefter på Regler og klik derefter på Administrer regler og advarsler.

Klik på Ny regel under Email regler at oprette en ny Outlook-regel.

Under afsnittet Start fra en tom regel, Fortsæt og klik på Tjek meddelelser, når de ankommer i ældre versioner af Office eller Anvend regel på meddelelser jeg modtagere i nyere versioner af Office, og klik derefter på Næste.

Dernæst skal du vælge hvilke betingelser, hvis du vil kontrollere. For udeblivende automatiske svar, kontrollerer jeg normalt ikke noget, da jeg vil have det til at gælde for enhver e-mail, jeg modtager.

Klik på Næste og derefter under Handlinger, Marker afkrydsningsfeltet, der siger "Svar ved hjælp af en bestemt skabelon"Og derefter i den anden tekstboks nederst, klik på linket, der siger et bestemt tempsent.

Vælg nu den skabelon, du havde oprettet tidligere fra listen over skabeloner. Hvis du ikke kan se din skabelon, skal du klikke på Kig ind kombinationsboks og vælg Brug skabeloner i filsystemet.

Klik Åben og klik derefter på Afslut. Nu når du får en ny email, sendes et automatisk svar ved hjælp af din automatiske svarskabelon. Outlook husker hvem det også sender meddelelserne og sender det kun én gang til hver e-mail-adresse.

For at slukke det skal du gå tilbage til Regler og advarsler og afmarkere feltet ud for reglen. Du skal også sørge for, at Outlook er åbent på din computer, før du tager afsted for at sende de automatiske svar! Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at skrive en kommentar. god fornøjelse!