Formatere celler ved hjælp af betinget formatering i Excel
Hvis du er vant til at bruge ældre versioner af Excel, vil de betingede formateringsindstillinger i Excel 2007, 2010 og 2013 forbløffe dig. Så hvorfor vil du have problemer med at bruge betinget formatering? Nå, her er et par grunde til, hvorfor jeg elsker at bruge denne funktion i Excel:
1. At gøre dine data mere visuelt tiltalende.
2. For at gøre dit regneark lettere at forstå på et øjeblik.
3. At identificere bestemte typer af tal til hjælp til problemløsning.
4. At hjælpe dig med at drage konklusioner fra dine data.
5. For visuelt at vise brugeren, hvad der er "godt" eller "dårligt" ved at bruge grøn og rød.
Nu kan du bruge betinget formatering til at formatere hver celle i en rækkevidde baseret på dine egne kriterier (og der er mange formateringsmuligheder at vælge imellem). Hvis du for eksempel har et fortjenesten ark, og du vil farve kode alle overskud på mere end $ 200 som grøn og alle overskud mindre end $ 200 så gule og alle tab som røde, så kan du bruge betinget formatering til hurtigt at gøre alt arbejdet for dig.
Betinget formatering i Excel
Med betinget formatering kan du hurtigt og nemt formatere betydelige mængder data - samtidig med at du kan skelne forskellige typer data. Du kan oprette regler for formateringsindstillingerne, der gør det muligt for Microsoft Excel automatisk at formatere for dig. Du skal bare følge tre enkle trin.
Trin 1: Vælg de celler, du vil formatere.
Trin 2: Klik på knappen Betinget formatering knappen under menuen Startside, Stilarter.
Trin 3: Vælg dine regler. Der er Fremhæv Celler Regler og Top / Bund Regler øverst, der giver dig mulighed for at sammenligne værdier. For dette eksempel indførte vi tre regler. Den første var at enhver værdi større end $ 200 var grøn.
Det er værd at bemærke, at kun sektionen Highlight Cells Rules kan også bruges til at sammenligne et datasæt til et andet datasæt. Alt andet vil bare bruge det ene datasæt, du har fremhævet og sammenligne værdierne imod hinanden. For eksempel kan jeg sammenligne værdier fra A1 til A20 med et bestemt tal, når jeg bruger reglen Greater Than, eller jeg kan sammenligne A1 til A20 mod B1 til B20.
Den samme logik blev anvendt på det andet og tredje regelsæt. Den anden regel var, at alt mellem $ 0 og $ 200 var formateret gul. Den tredje regel var at noget mindre end $ 0 blev formateret rødt. Her ser en del af det færdige regneark ud.
Hvis du ikke kan lide disse formateringsindstillinger, har Excel mange forskellige nye betingelsesformater, som du kan bruge fra. Du kan f.eks. Indsætte ikoner som farvede pile (Ikonsæt), stregdiagrammer som i andet eksempel (Databærer) eller endda en række automatisk valgte farver som i det sidste eksempel (Farvevægte). Disse tre muligheder kun sammenligner værdier fra det samme datasæt. Hvis du vælger A1 til A20, vil det kun sammenligne disse værdier mod hinanden.
Hvis du senere bestemmer, at du ikke vil have dine celler til at være betinget formateret, er alt du skal gøre, rydde formateringen. For at gøre dette skal du vælge knappen Conditional Formatting og vælge Klare regler. Vælg derefter, om du vil slette reglerne fra kun de valgte celler eller fra hele regnearket.
Hvis du har oprettet flere regler, kan du også glemme hvilke regler du har anvendt på hvilke celler. Da du kan anvende mange regler på det samme sæt celler, kan det blive ganske forvirrende, især hvis nogen andre skabte regnearket. For at se alle reglerne skal du klikke på knappen Conditional Formatting og derefter klikke på Administrer regler.
Når du har mere end én regel anvendt til samme cellesortiment, evalueres reglerne i rækkefølge fra højere prioritet til lavere prioritet. Som standard tilføjes den nyeste regel, der har højere prioritet. Du kan ændre det ved at klikke på reglen og derefter bruge piletasterne op og ned for at ændre ordren. Du kan også klikke på rullemenuen øverst og se reglerne for kun det aktuelle valg eller for hvert ark i projektmappen.
Der er også en afkrydsningsfelt kaldet Stop hvis sandt, som jeg ikke vil gå i detaljer her, fordi det er ret kompliceret. Du kan dog læse dette indlæg fra Microsoft, der forklarer det i detaljer.
Nye betingede formateringsindstillinger Excel 2010
Næsten alt er det samme i Excel 2010, når det kommer til betinget formatering, der var inkluderet i Excel 2007. Der er dog en ny funktion, der virkelig gør det meget mere kraftfuldt.
Tidligere havde jeg nævnt, at Fremhæv Celler Regler afsnit kan du sammenligne et sæt data til et andet sæt data på samme regneark. I 2010 kan du nu henvise til et andet regneark i samme projektmappe. Hvis du forsøger at gøre dette i Excel 2007, vil det lade dig vælge dataene fra et andet regneark, men vil give dig en fejlmeddelelse, når du prøver at klikke på OK i slutningen.
I Excel 2010 kan du nu gøre det, men det er lidt vanskeligt, så jeg skal forklare det trin for trin. Lad os sige, at jeg har to regneark, og på hvert ark har jeg data fra B2 til B12 for noget som overskud. Hvis jeg vil se, hvilke værdier i B2 til B12 fra ark 1 er større end B2 til B12 værdierne for ark 2, vælger jeg først B2 til B12 værdierne i ark 1 og klik derefter på Great Than under Highlight Cells Rules.
Klik nu på cellereferenceknappen, som jeg har vist ovenfor. Kassen ændres, og markørikonet bliver et hvidt kryds. Gå nu videre og klik på ark 2 og vælg KUN celle B2. gøre IKKE vælg hele området fra B2 til B12.
Du kan se, at boksen nu har en værdi af = Ark2! $ B $ 2. Vi bliver nødt til at ændre dette til = Ark2! $ B2. Dybest set, bare slippe af med $ der kommer før 2. Dette vil holde kolonnen fast, men lad rækkenummeret skifte automatisk. Af en eller anden grund vil det ikke bare lade dig vælge hele sortimentet.
Klik på cellehenvisningsknappen igen, og klik derefter på OK. Nu er værdierne i ark 1, der er større end ark 2, formateret i henhold til de formateringsmuligheder, du valgte.
Forhåbentlig er det alle fornuftige! Når man ser på Excel 2013, synes der ikke at være nogen nye funktioner, når det kommer til betinget formatering. Som et sidste tip, hvis du føler at standardreglerne ikke svarer til det, du forsøger at udføre, kan du klikke på Ny regel mulighed og start fra bunden. Hvad er fantastisk ved at oprette en ny regel er, at du kan bruge en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres, hvilket er meget kraftfuldt.
Selvom betinget formatering ser relativt let og simpelt ud på overfladen, kan det blive ret komplekst afhængigt af dine data og dine behov. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at skrive en kommentar. god fornøjelse!
