Nødvendig vejledning til administration af Google Kontakter
Sammen med alle de kollektive Google apps har Contacts vist sig at være et meget dynamisk adressebogs system. Hvad der startede i GMail, har nu tilpasset sig sin egen web-baserede applikation, hvor du kan tilføje, redigere, slette og kategorisere dine Google-kontaktpersoner.
Disse lister kan synkroniseres med din Android-telefon eller endda med din iPhone / OS X-kontaktliste - hvis du kan konfigurere det korrekt. Således er det vigtigt at holde disse kontakter organiseret og let at bladre igennem.
Desværre er Google langt fra at være den bedste husholderske, og udviklingsplatformen er stadig i sin barndom. Jeg har tilføjet nogle nyttige tips nedenfor for at Google-brugere kan organisere deres enorme kontaktliste.
The Great Division
Hvis du startede med at bruge Gmail, har du sandsynligvis fået en meget stor kontaktliste. Inden for standard Alle kontakter menuen er en liste over hver person, du nogensinde har sendt, besvaret eller ringet til eller smset via Google Voice. Det har også de kontakter, der nogensinde har sendt dig via Google Chat.
Det er rart, at Google har leveret flere standardkategorier til at begynde med. Du kan organisere familiemedlemmer og venner i deres egne grupper, men det kan måske virke lidt akavet, da Google+ bruger Circles nu. Den nemmeste måde at administrere og konfigurere dobbelte kontakter på er via din Google+ profil, hvis du er en bruger. Ellers kan du dele op kontakterne til virksomheder fra dem til personlig brug.
Du kan oprette nye grupper i sidelinje-linket under etiketten “Ny gruppe”. Alle nye grupper gemmes under “Mine kontakter” som er den mestergruppe, du ikke kan slette. Så svært som det lyder, er den mest pålidelige måde at organisere alle dine kontakter på, at man manuelt går gennem gruppen Andre kontakter.
Jeg har haft min Google-konto i omkring 5 år nu, og i øjeblikket indeholder min anden kontaktgruppe lidt over 6.000 mennesker. Mange af disse er tomme e-mail-adresser, jeg har kommunikeret med tidligere. Hvis du ikke ønsker at administrere databasen denne størrelse, skal du blot organisere de personer, du kender til Mine kontakter. Dette kan så være din go-to-mappe for kontakter, da det er denne mappe, der vil synkronisere med en parret Android-mobilenhed.
Kontakter i GTalk
For at tilføje kontakter til GTalk skal du først sende en chatforespørgsel til nogen, eller acceptere deres anmodninger om at chatte med dig. Herefter bliver de automatisk tilføjet til gruppen Mine kontakter. Denne proces tillægger også deres for- og efternavne i kontaktdisplayet.
Nu er et problem, jeg har kørt ind, når jeg bruger GTalk, på Windows desktop-applikationen. Når du først downloader Google Talk og logger ind, bliver du præsenteret med din normale buddies liste. Dette omfatter alle online, tomgang og offline.
Problemet med det er, at det også indeholder alle de kontakter, du har, som ikke er en del af Chat; I stedet trækker det data fra din Alle kontaktgrupper. For mig betyder det over 5000 personer og e-mail-adresser, som jeg ikke er ligeglad med, og hvoraf mange ikke engang bruger chat, er i min GTalk.
For at deaktivere denne funktion skal du se hen til bunden af appen for en “Udsigt” knap. Klik en gang for at åbne en menu og se efter “Vis alle adressebogskontakter”. Dette har en markering som standard, hvilket betyder, at den er aktiveret. Bare klik på en gang for at deaktivere, og du vil se en drastisk udrulning af din Chat liste.
Arbejder i Kontakter Webapp
Det nye og opdaterede layout til Google Contacts afspejler mange af deres seneste designordninger. Det ligner meget Google Docs og fungerer også i en lignende funktion som den nyere GMail. Alt i hovedkolonnen finder du standardkontakter, der er angivet med deres fulde navn, e-mail-adresse, telefonnummer og andre detaljer.
Fra venstre sidepanel kan du vende gennem andre kontaktgrupper og endda se igennem Google+. Hvis du ikke bruger deres sociale netværksfunktioner, vil denne liste være tom. Fra linket Import kan du tilføje enhver CSV-fil eller et vCard til eventuelle alternative kontakter.
Hovedmenuen har nogle ekstra funktioner, og det giver dig også mulighed for direkte at tilføje en ny kontakt. Du kan bladre gennem flere sider fra knapperne på højre side.
Derudover findes i gearmenuen et indstillinger-link. Denne menu viser indgange for at øge kontaktlisten op til 500 pr. Side og desuden skifte tastaturgenveje til og fra. Du kan få en komplet liste over tastaturgenveje fra Googles supportcenter.
Bruger Profil Detaljer
Fra hovedkontaktvisningen kan du klikke på en hvilken som helst brugerrække for at åbne et mere detaljeret billede. Øverst finder du kontaktens navn, profilfoto, jobtitel, firma, sammen med de grupper og cirkler, du har dem i.
I skærmbilledet nedenfor kan du se, at min ven Nathans kontakt er gemt i Mine kontakter og “venner” cirkel i min google+.
Meget af alle disse data kan trækkes fra den anden kontaktens Google-konto, forudsat at de har udfyldt de respektive felter. Du kan dog også manuelt redigere kontaktoplysningerne selv, dvs. flere telefonnumre, e-mail-adresser eller websider-webadresser. Google giver dig endda underkategorier som f.eks Blog, Hjemmeside, og Profil.
Det store tekstområde til højre har pladsholderteksten “Tilføj en note”. Ingen af disse oplysninger vises offentligt eller deles med din kontaktperson. Jeg har aldrig følt mig nødt til at bruge dette afsnit. Men det er et godt sted at gemme ekstra meta-informationer, du ikke vil glemme en kontakt. Dette kan være mindeværdige datoer som jubilæer, årlige sammenkomster eller en kommende aftale eller møde.
Sammenlægning af duplikater
Dette er en funktion, der mangler fra andre almindelige kontaktbøger. Fra enhver Google Contacts liste oversigt klik på "Mere knappen" for at vise ekstra muligheder. Klik derefter på “Find og flett duplikater” link.
Hvis der ikke findes noget, får du en lille pop-up besked, der præciserer, at du ikke har dubletter. Ellers vil Google oprette en lille liste over kontakter, der har gentage poster i flere gruppelister.
Mest almindeligt finder jeg dubletter mellem mine hovedkontakter og mine Google+ cirkler. Hvis du ønsker at beholde disse adskilte, bør det heller ikke være et problem. Men efter min opfattelse bør sammensmeltning af begge lister ikke påvirke noget uden for kontakter.
Importere og eksportere
Hvis du ikke har tid til at gennemgå alle dine grupper og slette unødvendige poster, kan eksportfunktionen være den hurtigste løsning. Klik på knappen "Mere" og vælg “Eksport” link til at oprette et nyt vindue.
Herfra kan du vælge den gruppe, du ønsker at målrette mod (jeg har valgt Alle kontakter) sammen med outputformatet.
vCard lister er lidt sværere at luge igennem. .CSV-filen til Outlook eller lignende Microsoft-produkter skal åbnes korrekt i Excel. Herfra kan du gå igennem alle rækkerne og endda slette store blokke af kontakter på én gang. Dette gør det nemmere at rydde din liste ud end at forsøge at arbejde inden for grænsen på 500 sider i kontakthåndteringen.
Når du er færdig med den organisatoriske aktivitet, skal du bare gemme filen og genindføre importen i Google Kontakter. Jeg anbefaler at gemme denne kopi under et andet filnavn, så du ikke overskriver den oprindelige liste. I tilfælde af.
Google Chat i GMail
Den nye in-browser chat app findes både i Gmail og Google+. Funktionaliteten er meget mere raffineret inden for GMail, så det er meget nemmere at leve med dine chatkontakter. Jeg har slukket min chat-klient på G +, da jeg ofte føler, at G + er lidt for meget at håndtere.
Hvis du allerede er logget ud, skal du blot klikke på log ind linket øverst i widgeten. Hvis du ikke kan finde chat, skal du bare klikke på talebobleikonet nederst i venstre kolonne. Hvis du svæver i dette chat widget område vil du bemærke, at et nyt dropdown menu link vises øverst til højre. En af indstillingerne er mærket “Vis i chat liste”. Som standard vises det kun "Mest populære" kontakter, hvilket kan være irriterende, da du ikke kan se, hvem der er online.
Jeg ændrer altid dette til Alle kontakter, så jeg kan få adgang til hele min chat liste. Det er værd at bemærke, at alle disse kontakter er IKKE det samme som din “Alle kontakter” gruppe. I stedet viser det bare alle kontakter, der er autoriseret til at chatte med dig.
Arbejder Små
Hvis du svæver over dine kontakter på chatlisten, får du vist et lille sideopslag med deres profilbillede, navn og e-mail. Denne menu vises ikke på Google+ chatlisten - endnu en grund til at holde fast i GMail.
Nu er den bedste måde at organisere dine kontakter på at søge i boksen lige over din chatstatus. Når du skriver, vil Google tilbyde forslag fra personer, og du kan vælge at føje dem til din chatliste, sende dem en e-mail eller endda blokere dem.
Hvis personen er i din chat liste, har de allerede et lille meddelelsesikon til venstre for deres navn. Den grønne boble betyder, at de er online, rød betyder travlt, rav betyder inaktiv og grå betyder offline. Baseret på denne grænseflade alene ser jeg næsten aldrig min chat liste. Jeg har adgang til alle mine kontakter og praktisk talt enhver funktionalitet, jeg har brug for lige fra søgefeltet.
hjælpsomme links
- Navigere i Google Kontakter
- Importerer, eksporterer og synkroniserer kontakter
- Sådan: Synkroniser Google Kontakter med iPhone
- Den komplette vejledning til reparation af Google Kontakter
- 5 gode tips til at administrere dine Google & Android-kontakter
Konklusion
Med blot disse få ressourcer til at komme i gang, bør det ikke tage lang tid at tilpasse sig Google Contacts-systemet. Der er bred støtte til at importere kontakter fra en tredjepartsprogram plus et ton sammenkobling. Google+ har også åbnet et nyt kapitel for brugere af deres chat- og e-mail-tjenester.
Hvis du har søgt at rydde op i dine Google Kontakter, vil det bare tage lidt tålmodighed og udholdenhed. At få organiseret føler sig godt, og Google tilbyder dig værktøjerne til at få det til at ske. Brugere af chat-chat-klienten i Google Chat vil også føle sig lettet over så let adgang til at organisere deres venners kontakter. Hvis du har ideer eller lignende forslag til at administrere kontakter i Google, skal du dele med os i nedenstående diskussionsområde.
