Hvad er AutoArchive i Outlook, og hvordan virker det?
Hvis du har brugt postboksoprydningsprogrammet, har du set AutoArchive-knappen, men du kan være forsigtig med, hvordan det virker, og hvad det vil gøre. Her er hvad det gør, og hvordan du kan sætte det i brug.
Hvis du klikker på knappen AutoArchive, får en proces til at svinge gennem alle mapperne i Outlook, og du bruger alle AutoArchive-regler, du har oprettet. Du skal ikke bekymre dig. Standard AutoArchive-regel er at gøre ingenting, så du ikke kan skade klikke på knappen). Men hvis du vil flytte dine ældre elementer til et arkiv, hvor de er ude af vejen, er AutoArchive, hvordan du automatiserer processen. Lad os gå igennem med at sætte det op og køre det.
Sådan tænder du AutoArchive
Først skal du tænde AutoArchive og vælge dens indstillinger. Gå til Filer> Indstillinger> Avanceret, og klik derefter på knappen "AutoArchive Settings".
Så længe "Kør AutoArchive hver" er slået fra (hvilket er standard), vil AutoArchive aldrig løbe.
Når du har valgt "Kør AutoArchive hver", er alle muligheder nu tilgængelige.
I modsætning til Folderoprydning, som har et vindue med indstillinger i Filindstillinger, og derefter giver dig mulighed for at køre disse indstillinger mod enhver mappe, du kan lide som en manuel opgave, er de indstillinger for AutoArchive, der vises her, standardindstillingerne. Hver mappe, der har AutoArchive tændt, kan bruge disse standardindstillinger, eller du kan bruge forskellige indstillinger for forskellige mapper, hvis du vil. Vi vil gennemgå, hvordan du gør det senere, men lad os nu se standardindstillingerne.
Sådan opsættes AutoArchive
Den første ting at bemærke er, at når AutoArchive er tændt, kører den hver 14. dag. Du kan ændre det ved hjælp af op- og nedpilene eller ved at indtaste et nummer, og du kan vælge en værdi fra 1 til 60 dage. Du kan skrive et hvilket som helst tocifret tal, men hvis det er mere end 60, viser Outlook en fejlmeddelelse, når du klikker på "OK", og du bliver nødt til at ændre værdien, før du kan gemme.
Den næste mulighed - "Spørg før AutoArchive-kørslen" - giver dig valget om, at Outlook viser dig en prompt, før AutoArchive sker. Denne prompt giver dig mulighed for at gennemgå indstillingerne eller annullere denne kørsel af AutoArchive, hvis du vil.
Resten af indstillingerne vedrører, hvilke elementer der skal arkiveres, og hvad der sker under arkivprocessen. Den første mulighed her- "Slet udgåede poster (kun e-mail-mappe)" - vedrører e-mails, der har fået en udløbsdato, der er tilføjet dem. Dette påvirker ikke opgaver eller begivenheder, selvom du aktiverer AutoArchive for disse mapper.
Resten af indstillingerne gælder for alle elementer, ikke kun e-mail. Dette betyder kalenderhændelser, opgaver, noter og journalposter.
Hvis du antager, at du forlade "Arkiver eller slet gamle emner", er standardindstillingerne for Outlook at flytte elementer ældre end 6 måneder til en ny separat .pst-fil ved navn Archive (som standard) og gøre det synligt i navigationsruden i Outlook, så du kan få adgang til de arkiverede varer, når du vil. Du kan ændre værdien "Ryd ud elementer ældre end" til noget fra 1 dag til 60 måneder, vælg en anden .pst-fil for at arkivere elementerne i, eller vælg "Permanent slette gamle elementer."
Vær advaret om, at denne sletning omgår mappen Deleted Items, og dine elementer bliver helt slettet fra Outlook. Du kan stadig være i stand til at få adgang til det på din mailserver afhængigt af dine indstillinger, men du bør ikke stole på dette. Vælg kun denne indstilling, hvis du vil slette genstandene for evigt.
Når du klikker på "OK", vil AutoArchive blive tændt. Det løber i tråd med "Kør AutoArchive hver" værdi, du har valgt (hver 14. dag som standard), startende i dag. Så når du tænder den, skal du forvente, at den kører ganske hurtigt. I vores test tog det mindre end ti minutter mellem at tænde det og modtage prompten og fortælle os, at AutoArchive skulle køre. AutoArchive kører kun som standard på nogle få mapper, så hvis du vil have det til at køre på bestemte mapper - eller du vil tilpasse, hvordan det kører i forskellige mapper - fortsæt læsning.
Sådan tænder du og tilpasser AutoArchive til forskellige mapper
Når du aktiverer AutoArchive, kører den som standard kun mod følgende mapper:
- Sendte ting
- Slettede ting
- Kalender
- Opgaver
Hvis du vil have det til at køre på en anden mappe, skal du tænde den for hver mappe (eller slukke den for en af de fire mapper, som du ikke vil have den til at køre). Gør dette ved at højreklikke på mappen i navigationsruden og klikke på "Egenskaber".
Du kan også få adgang til mappeegenskaber ved at vælge Mappe> Mappeegenskaber i båndet. (For mapper som Kalender og Opgaver, der ikke vises i navigationsruden, er dette den eneste måde at få adgang til mappegenskaberne.) Der er også mulighed for at gå direkte til AutoArchive Settings, som sparer dig et skridt, når du ' re inde i mappeegenskaberne.
Klik på fanen AutoArchive i vinduet Mappeegenskaber for at få adgang til indstillingerne for den pågældende mappe.
For de fleste mapper, vil indstillingen "Ikke arkiver elementer i denne mappe" som standard blive tændt. Det betyder, at når AutoArchive-processen kører, vil mappen blive ignoreret, og ingen elementer i den bliver arkiveret. Hvis du vil have mappen inkluderet, skal du aktivere "Arkiver elementer i denne mappe ved hjælp af standardindstillingerne".
Alternativt, hvis du vil have AutoArchive-indstillingerne for denne mappe forskellig fra standardindstillingerne, skal du tænde "Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger" og ændre indstillingerne til dine præferencer.
Hvis du til enhver tid vil returnere alle mapper til at bruge standardindstillingerne, kan du gå tilbage til Filer> Indstillinger> Avanceret> Autoarkiveringsindstillinger og klikke på knappen "Anvend disse indstillinger til alle mapper nu". Det vil ændre alle mapper, der har "Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger" tændt for at have "Arkiver elementer i denne mappe ved hjælp af standardindstillingerne" tændt i stedet.
Når du har standardindstillingerne for AutoArchive, og indstillingerne pr. Mappe, skal du oprette den ønskede måde, kan du lade processen arbejde stille i baggrunden, frigøre plads til dig og holde dine mapper ude for at blive for opustet.
