Brug betinget formatering til at gøre vigtige Outlook-meddelelser stående

Outlook giver dig mulighed for at oprette og tilpasse mappevisninger på mange måder, f.eks. Tilføjelse og fjernelse af kolonner eller gruppering og sortering af meddelelser. Du kan også anvende regler til at gøre Outlook-meddelelser på forskellige måder baseret på deres egenskaber (som afsender, emnelinje eller tidsstempel). Dette kaldes betinget formatering. Lad os se på hvordan det virker.

Opdatering: En af vores læsere fik opmærksom på, at betinget formatering kun er tilgængelig på Windows-versionen af Outlook og ikke MacOS-versionen. Tak, christy!

Kom i gang

For at komme i gang med at konfigurere betinget formatering, gå til Vis> Vis indstillinger.

Du kan også få adgang til avancerede visningsindstillinger ved at højreklikke på mappehovedet og vælge kommandoen "Vis indstillinger".

Vinduet Avanceret visning indstillinger giver dig mulighed for at tilpasse mappevisningen. Klik på knappen "Conditional Formatting".

Dette bringer dig til vinduet Conditional Formatting, som du vil bruge til at oprette forskellige regler for, hvordan meddelelser formateres.

De elementer, der vises i listen "Regler for denne visning", er standardreglerne, der følger med en ikke-tilpasset mappevisning. Du kan f.eks. Se, at "ulæste meddelelser" vises i fed, blå Segoe UI-skrifttype med en størrelse på 11 point.

Hvordan reglerne virker

"Reglerne" er de betingelser, som en meddelelse skal opfylde for Outlook for at kunne anvende formateringen. I standardreglerne aktiveres f.eks. "Ulæste meddelelser" -reglen, når en besked er markeret som ulæst. Når denne regel er aktiveret, bruger Outlook den fede, blå, 11-punkts Segoe UI-skrifttype til at vise den.

Outlook bruger regler i rækkefølge fra toppen af listen. Regler højere op på listen har forrang over regler lavere ned. Hvordan virker dette i praksis? Lad os sige, at du har to regler, en øverst på listen, der ændrer skrifttypen til grøn, og en lavere ned i listen, der ændrer skrifttypen til rød. Hvis en meddelelse opfylder betingelserne for begge regler, ændres skrifttypen til grønt, fordi denne regel er højere op på listen - reglen, der sætter skrifttypen til rød, ignoreres.

Med standardreglerne kan du kun ændre skrifttypen. Du kan ikke slette standardregler, eller flytte ordren rundt, eller ændre betingelserne for reglen. Du kan dog slukke for standardreglerne ved at fjerne markeringen i listen "Regler for denne visning".

Sådan tilføjes en ny regel

Klik på knappen "Tilføj" i vinduet Conditional Formatting. En ny regel kaldet "Untitled" vil blive tilføjet til listen. Giv din regel et navn, og klik derefter på knappen "Tilstand".

Filtreringsvinduet giver dig mulighed for at bestemme betingelsen eller betingelserne for, at mailen skal møde, for at blive formateret.

Vi skal bare bruge et simpelt eksempel her og få det til at se efter meddelelser, der blev sendt af "Rob Woodgate" og indeholder ordet "Outlook" i feltet Emne.

For at gøre dette skal du først klikke på knappen "Fra", som åbner adressebogen og vælger en kontaktperson.

Derefter tilføjer vi "Outlook" i feltet "Søg efter ordet (e)", og sørg for, at kun "Emnefelt" er valgt fra rullelisten "In". Klik på "OK", når du er færdig.

Tilbage i betinget formatering, klik på knappen "Font".

Vi skal lave meddelelser, der matcher det filter, vi opretter, vises i lilla og fed skrift. Indstil din op, men du vil, klik på "OK" knappen, klik på "OK" igen for at lukke vinduet Conditional Formatting og derefter en gang til for at lukke vinduet Avanceret visning indstillinger.

Reglerne anvendes straks. Du kan se nedenfor, at de meddelelser, der opfylder vores betingelser, nu er fed og lilla.

Dette er bare et simpelt eksempel - du kan tilføje mange betingelser, selv meget komplekse. Tilbage i det filtervindue kan du skifte til fanen "Flere valg" for at se en række yderligere betingelser, du kan vælge.

Her kan du vælge at matche en besked om:

Det er blevet tildelt en bestemt kategori
Det er læst eller ulæst
Det har vedhæftede filer eller ingen vedhæftede filer
Den er markeret som høj, normal eller lav prioritet
Det er blevet markeret af dig, af en anden, af ingen, eller markeret som komplet
Teksten du søger efter skal svare til sagen
Det er en bestemt størrelse, større eller mindre end en bestemt størrelse, eller mellem to størrelser

Skift til fanen "Avanceret", og du kan skabe komplekse forhold.

Fanen Avanceret giver dig mulighed for at vælge et hvilket som helst felt fra hvor som helst i Outlook, og vælg en betingelse, som du vil matche. Dette kan være ret simpelt, som f.eks. At matche afsenderen til en nøjagtig adresse, men du har mange muligheder at vælge imellem. Lad os sige, at du vil have din regel til at matche e-mails, du har modtaget. Klik på "Field" knappen, peg på "Date / Time Fields", og klik derefter på "Received" optionen.

Klik på rullemenuen "Tilstand" for at vælge din tilstand.

Valgene er meget større, end du måske forventer:

Når som helst
I går
I dag
I morgen
I de sidste 7 dage
I de næste 7 dage
Sidste uge
Denne uge
Næste uge
Sidste måned
Denne måned
Næste måned
På
På eller efter
Før eller før
Mellem
eksisterer
Eksisterer ikke

Og de andre felter, du kan vælge, tilbyder lignende mængder af muligheder.

Vælg din tilstand, tilføj en værdi, og klik på knappen "Tilføj til liste".

Du kan tilføje så mange betingelser til listen som du vil. For at give dig en ide om, hvor mange felter der er, her er et kig på bare "Alle postfelter" -menuen.

Menuen "Alle kontaktfelter" har over fire kolonner af muligheder - så mange vi ikke kunne tilpasse det til et fornuftigt skærmbillede. Så vi går ikke igennem hvert af felterne og betingelserne, men nu ved du hvor de er og hvordan man bruger dem.

Du kan opsætte flere betingelser i en regel for at få tingene så specifikke som du vil. Ønsker at have Outlook displaymeddelelser i en rød 16pt skrifttype, hvis de kommer fra en bestemt kontakt, modtaget i de sidste syv dage, indeholder et bestemt ord i emnet, og inkludere en vedhæftet fil? Ikke et problem.

Sådan slettes en regel

Hvis du har oprettet en regel, og du ikke længere vil have det, er det nemt at slette. I vinduet Conditional Formatting skal du vælge den regel, du vil slette, og klikke på knappen "Slet". Husk bare, at du kun kan slette regler, du har oprettet - ikke Outlook's indbyggede standardregler.

Du kan tilføje så mange betingelser som du vil, og have så mange regler som du kan lide. Og som vi viste dig før, når du har de betingede formateringsregler oprettet som du vil, kan du kopiere visningen til en anden mappe eller til alle mapper, hvis du vil.