Forbered dit Word-dokument for massefordeling

Denne gæstartikel er skrevet af Askar, nitten bag DemoGeeks tekniske websted.

Hvis du arbejder på et hold eller når du har at gøre med dine kunder, kan du sikkert sørge for, at du distribuerer dine dokumenter på den rigtige måde, så oplysningerne i dokumentet når den rigtige målgruppe og oplysningernes fortrolighed overholdes.

Word 2007 har en funktion, som du formelt kan forberede dit Word-dokument til korrekt distribution til en gruppe mennesker eller endda til nogen enkeltpersoner med visse troværdighedsfaktorer.

Forberedelse

Start Word 2007 og opret dokumentet som du vil.

Når du er tilfreds med dokumentet og er klar til at distribuere, skal du holde pause et øjeblik, før du rammer e-mail-programmet og følg disse enkle trin for at få dokumentet klar til distribution. Husk at disse trin er isolerede, og hvad det betyder er, at du kan vælge og vælge de trin, du ønskede at følge.

Klik på Office-knap og klik på "Forberede"Menupunkt. Der er 7 forskellige muligheder, du skal kunne se. Jeg forklarer hver af disse muligheder, så du kan vælge og vælge den rigtige kombination af muligheder for dine distributionsbehov.

Dokumentegenskaber

Den første på listen er "Ejendomme' indstilling, hvor du kan indtaste metadataoplysninger om dokumentet.

Du kan indtaste navnet på dokumentforfatteren, titlen, emnet, søgeord, kategori, status og kommentarer.

Nogle af disse kan ses gennem Fil >> Ejendomme dialogen.

Husk, at når du færdiggør dokumentet, kan du ikke se disse egenskaber, men indtil da kan du knytte ejendomme med dit dokument til andre for at få en ide om dokumentet, før du åbner det.

Inspicer dokument

Den anden mulighed i listen er "Inspicer dokument" mulighed. Som led i forberedelsen til at distribuere dit dokument kan du inspicere dokumentet til kommentarer, revisioner, revisionsmærker, blækannotering. Du kan inspicere for skjulte metadata eller personlige oplysninger, der er gemt med dokumentet. Du kan inspicere for eventuelle brugerdefinerede XML-data, der er gemt med dokumentet. Du kan også inspicere for eventuelle oplysninger om headers, footers og for eventuelle vandmærker. Endelig kan du også inspicere for eventuelle skjulte tekster i dokumentet.

Vælg de inspektionsindstillinger, du ønskede at sørge for, inden du distribuerer dokumentet, og når du rammer "Inspicere"Knappen Word vil inspicere dokumentet og vil underrette dig om eventuelle genstande, som den finder ved inspektionen.

De ting, der har brug for din opmærksomhed, vil blive markeret med et udråbstegn, og du kan vælge at geninspektere, hvis du vil.

Krypter dokument

Tredje på listen er "Krypter dokument" mulighed. Vælg denne indstilling, hvis du vil have, at dokumentet kun skal ses af bestemte personer, du har tillid til. Det giver dig mulighed for at kryptere dokumentet med et kodeord efter eget valg, og brugerne skal indtaste denne adgangskode for at få vist dokumentet.

Vælg en adgangskode, som du kan distribuere til gruppen. Mit råd er ikke at vælge et kodeord, du bruger personligt, men snarere et kodeord, som ingen kan bruge det til at spore tilbage til dine online-konti eller følsomme konti, som du bruger personligt.

Bekræft adgangskoden en gang til. Adgangskoder er sagerfølsomme og sørg for at bevare / huske adgangskoden, da der ikke er nogen mulighed for at gendanne adgangskoden, hvis du glemmer, og der er ingen måde at åbne filen, hvis du glemmer adgangskoden.

Når du er krypteret, skal du kunne se, at menupunktet har en lille baggrundsfarve for at indikere, at dette dokument er krypteret.

Når folk i din distributionsgruppe forsøger at åbne et krypteret dokument, bliver de bedt om at indtaste et kodeord.

Uden en adgangskode kan de slet ikke åbne dokumentet.

Begræns tilladelse

Fjerde på listen er "Begræns tilladelse" mulighed. Du kan bruge indstillingen "Begræns tilladelse" for at begrænse, hvad folk kan gøre med dokumentet. Hvis dokumentet er følsomt, kan du bruge "Begræns tilladelser" for at begrænse dem fra redigering, kopiering og udskrivning af dokumentet.

Begræns tilladelse bruger Windows Rights Management klient til at gennemføre begrænsningerne.

Du bliver muligvis bedt om at installere Windows Rights Management værktøj. Bare rolig, gå videre og installer den, det er fra den betroede kilde. Når du er installeret, skal du kunne konfigurere, hvad folk kan gøre med dokumentet.

Tilføj en digital signatur

Femte i listen er "Tilføj en digital signatur" mulighed. Digitale signaturer sikrer dokumentets integritet. Tænk på digitale signaturer som en papir signatur, men gjort elektronisk for nemheds skyld. Når et dokument har digital signatur, betyder det dokumentets integritet og tillid. Dette ville være nyttigt, hvis du distribuerer dokumentet til en meget stor gruppe publikum.

Klik på "Tilføj en digital signatur"Valgmulighed og Word vil bede dig om ovenstående dialog for at søge efter digitale signaturleverandører på Office Marketplace.

På sin Office Online Marketplace bør du være i stand til at finde en digital signaturudbyder, som du kan bruge til at underskrive dokumentet.

Kør Kompatibilitet Checker

Lad os springe over til den sidste mulighed "Kør Kompatibilitet Checker"Først. Hvis du har brugt funktioner, som er specifikke for Word 2007, og hvis du har mistanke om, at dit publikum måske bruger ældre versioner af Word, vil du måske køre Kompatibilitetskontrollen for at sikre, at dit dokument kan læses af hele publikummet.

Word 2007 vil køre et sæt foruddefinerede kompatibilitetskontroller, og hvis det finder nogen kompatibilitetsproblemer, vil det liste dem på ovenstående dialogboks, hvis du ikke er god til at flytte til det sidste trin, før du distribuerer dokumentet.

Markér som endelig

Dette skal være det sidste trin, du ønskede at følge, før du distribuerer dokumentet til gruppen. Som navnet antyder, vil denne handling markere dokumentet som alt angivet til distribution.

Da dette medfører væsentlige ændringer i dokumentet, bliver du bedt om at sikre dig, at du vil markere dokumentet som endeligt.

Når et dokument er markeret som Final, kan dokumentet ikke redigeres og vil blive renset for eventuelle korrekturlæsninger, kommentarer mv.

Afsluttede dokumenter får et nyt ikon på statuslinjen, som mere ligner en gummistempel på et papir.

At få et dokument, der er forberedt til distribution, kan hjælpe dig med at undgå visse åbenlyse fejl, du laver, når du distribuerer et dokument til en stor gruppe mennesker. Du behøver ikke at følge alle trinene; hellere kan du vælge og vælge hvilken du vil / foretrækker. Word 2007 er fleksibelt nok til at gøre, hvad du beder om at gøre, når du forbereder et dokument til distribution.

Jeg håber du finder dette nyttigt, og jeg håber du gør brug af Word 2007s evne til korrekt at færdiggøre et dokument før distribution. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer, så lad mig det vide i kommentarer.