Sørg for, at medarbejdere så den vigtige email med læsemottagelses- og forsinkelsespåmindelse e-mail
Mange spørger, hvordan man planlægger en e-mail til en bestemt dato og med god grund. Da vi håber, at vores kolleger indstiller datoer og tider for møder i deres Outlook-kalender og opretter en påmindelse, er der altid nogen, der bekvemt "Fik ikke e-mailen". I dag vil vi se på et par nemme at implementere funktioner i Outlook 2007 for at sikre, at de fik e-mailen og endda læste den.
Den første ting du kan gøre for at sikre, at en e-mail blev leveret og læst, er ved at anmode om en leverings- og læsemodtagelse. Med den besked, du komponerer åben, skal du klikke på Muligheder fanebladet og i Sporing afsnit placeres et afkrydsningsfelt ved siden af både Request a Delivery og Request Request. På den måde kan du holde øje med, hvornår beskeden blev leveret, og når den blev åbnet.
Bare fordi du modtager en kvittering, at personen læser e-mailen, skal du sørge for at deres indstillinger ikke er indstillet til Send altid et svar når der anmodes om en læsemodtagelse. For at kontrollere denne indstilling, gå til Værktøjer Valgindstillinger E-mail-indstillinger så den Sporingsindstillinger fanen.
Nu skal du sørge for, at du er i boksen Sporingsindstillinger "Send altid et svar" eller "Aldrig send et svar". Selvfølgelig vil du måske snakke dette med modtageren, eller du er IT-afdeling.
For endnu større sikkerhed ved de om udnævnelsen, klik på fanen nær nederste venstre hjørne af Sporing afsnit for at komme til Beskedindstillinger. Her kan vi lave et par ting, hvoraf den ene er meget praktisk, og det er at forsinke meddelelsens levering for en fremtidig dato. Under Leveringsindstillinger kontrollere "Lever ikke før" og vælg dato og klokkeslæt for at sende en påmindelsesmeddelelse. En advarsel herom er med POP3-konti, du skal holde Outlook-programmet åbent, indtil det er på tide, at beskeden skal sendes.
Du kan også indstille vigtigheden til Høj og tilføj et par ekstra email-konti for svar, der skal sendes til ... hej du ved aldrig.
Husk, at når du planlægger en email, der skal sendes på en fremtidig dato, forbliver den i din Udbakke indtil det er tid til at blive sendt.
Med disse enkle muligheder og Deling en kalender skal der være perfekt kommunikation om TPS-rapporter. Selvfølgelig, hvis det kommer til det, kan du altid nemt sende beskeden igen.
