Sådan bruges konversationsoprydningsværktøjet i Outlook

Nogle mennesker kan lide at holde deres Outlook-mapper perfekt kontrolleret, med e-mails, der er pænt kategoriseret og gemt i en logisk, minimal mappestruktur. De fleste af os er ikke sådan, så Microsoft har leveret værktøjer til at hjælpe. Et af disse værktøjer er det lille kendte Conversation Cleanup-værktøj, som sletter eller flytter overflødige e-mails fra en samtale. Sådan fungerer det.

Du kan køre værktøjet Konversation oprydning mod en enkelt samtale, en mappe eller en mappe og alle dens undermapper. Det ser ud til e-mails, der er overflødige, hvilket betyder dem, der er inkluderet fuldt ud i en anden besked i samtalen. Den sletter derefter (som standard) eller flytter disse e-mails til en anden mappe, afhængigt af hvordan du har konfigureret det. Dette hjælper med at holde din postkasse fyldt med flere kopier af samme meddelelse.

For det første skal du indstille parametrene til oprydning af samtalen. Gå til Filer> Valg> Mail og rul derefter ned til afsnittet "Konversationens oprydning".

Som standard sletter samtalen oprydning elementer, men hvis du vil flytte overflødige emner til en mappe i stedet, kan du klikke på "Gennemse" og vælge den mappe, som du vil flytte dem til. Dette er praktisk, hvis du vil dobbelttjekke for dig selv, at de beskeder, værktøjet finder, virkelig er overflødige. Konversationsoprydningsværktøjet er pålideligt i vores erfaring, men nogle gange er der ingen erstatning for selv at kontrollere ting.

Du kan sandsynligvis forlade de andre standardindstillinger, fordi de er meget fornuftige, men hvis din situation eller præferencer er forskellige, skal du gå videre og tænde eller slukke for parametrene, som du finder passende. Når du har fået indstillingerne, som du vil have, skal du klikke på "OK" for at gå tilbage til Outlook.

Nu skal du åbne værktøjet. Klik på knappen "Oprydning" på fanen "Startside". I rullemenuen kan du rydde op for den samtale, der aktuelt er valgt i mappen, hele mappen eller hele mappen og alle undermapper.

Du kan også få adgang til denne menu ved at klikke på Mappe> Ryd op mappe, hvis du ikke har brug for indstillingen "Ryd op samtale".

Vi går med "Clean Up Folder" for nu, men processen er den samme, uanset om du rydder op en samtale, en mappe eller en mappe og dens undermapper. Og med et enkelt klik kan du altid højreklikke på en mappe i navigationsruden og vælge "Clean Up Folder".

Første gang du kører dette værktøj, vises en advarsel, der giver dig mulighed for at ændre indstillingerne, køre værktøjet eller afbryde operationen.

Hvis du vil have værktøjet til at køre uden at se denne popup, skal du aktivere "Vis ikke denne besked igen".

Klik på "Clean Up Folder" for at køre værktøjet (hvis du tænder for "Vis ikke denne besked igen", så løber værktøjet fra dette tidspunkt ud, så snart du vælger det). Når værktøjet kører, hvilket kan tage lidt tid, hvis du kører det for første gang i en mappe med mange beskeder, vises en statusmeddelelse i linjen nederst i Outlook.

Du kan fortsætte med at bruge Outlook, mens dette kører. Når statusmeddelelsen forsvinder, er værktøjet færdigt. Det vil ikke fortælle dig, at det er færdigt - værktøjet er designet til at løbe i baggrunden for at hjælpe dig, ikke bombardere dig med beskeder - men det vil fortælle dig, om det ikke kan finde nogen beskeder til at rydde op.

Det er alt der er til det. Da vi kørte dette værktøj i en eksempelmappe indeholdende 2487 e-mails, fandt den 502 mails, der kunne slettes. Over en femtedel af emails i mappen var overflødig, så det er en øjenåbner og et værktøj, der er værd at bruge, hvis du løber tør for plads eller er træt af at vade gennem samtaler.