Sådan bruges Microsoft Words sammenligningsfunktion
Hvis du arbejder på et samarbejde med arbejdere, eller du simpelthen beskæftiger dig med flere revisioner af dit eget arbejde, er det vigtigt at kunne spore trinvise ændringer. I Microsoft Word er evnen til at sammenligne enhver forskel i to næsten identiske dokumenter indbygget i sammenligningsværktøjet. Sådan bruger du det.
Først skal du åbne Word og enhver dokumentfil. (Det kan være en af dem, du sammenligner, et andet dokument helt eller blot et tomt projekt.) Klik på fanen "Review" øverst på skærmen for at åbne båndmenuen, og klik derefter på knappen "Sammenlign" det vil være nær højre side af menuen.
Klik på "Sammenlign" igen, hvis en anden menu åbnes. Derefter i det nye vindue skal du vælge dine to dokumenter: "Original" (eller tidligere) dokument og "Revideret" (eller senere) dokument. Hvis du ikke kan se enten i rullemenuen, skal du klikke på mappeikonet til højre for at gennemse dokumentet ved hjælp af din browser.
Under "Etiketændringer med" kan du angive en note, der hjælper dig med at holde øje med, hvilken forskel der hører til hvilket dokument. Her skal jeg mærke min "senere", da det er den seneste revision af manuskriptet. Du kan kun føje et mærke til det reviderede dokument, men du kan skifte mellem dem med dobbeltpilikonet.
Klik på knappen "Mere" for at se avanceret indstilling. De fleste af disse er selvforklarende, og alle muligheder er aktiveret som standard. Bemærk indstillingen "Vis ændringer ved", som viser individuelle ændringer enten et tegn ad gangen (meget langsomt) eller et ord ad gangen.
Klik på "OK". Word åbner et kompliceret udseende af ruder i et enkelt dokument. Fra venstre til højre har du en detaljeret liste over ændringer, en fuld oversigt over det "Reviderede" dokument med røde mærker i venstre margen, der angiver ændringer, og en dobbelt rude viser de originale og reviderede dokumenter stablet. Rulning med dit mushjul rulle alle tre af de primære ruder på en gang, men du kan bruge rullefelterne til højre for hver for at rulle de enkelte ruder til hver.
Revisionspanelet er det mest nyttige her. Det viser hver ændring, hvad der blev fjernet, og hvad blev tilføjet, i rækkefølge fra toppen af dokumentet til bunden. Det er en fantastisk måde at se forskellene i teksten og formateringen på et overblik. Hvis du klikker på nogen af indgangene i vinduet Revisioner, rulles de andre ruder til den relevante position øjeblikkeligt. neat!
Når du har brugt fanen Revisioner til at finde den specifikke revision, kan du højreklikke på den relevante tekst i centerruden. Klik på "Accept" eller "Afvis" (efterfulgt af den tilsvarende handling) for at beholde eller tilbageføre ændringen.
Du kan gemme dette sammenlignede dokument som en separat fil, der ikke påvirker nogen af de dokumenter, du aktuelt ser. Bare klik på Filer> Gem som, og gem det som et andet Word-dokument.
Bemærk, at sammenligningsfunktionen ikke er tilgængelig, hvis et af dokumenterne har adgangskodebeskyttelse eller dets ændringer er beskyttet i Word. Du kan ændre denne indstilling i de enkelte dokumenter ved at klikke på Review> Track Changes.
