Sådan stopper du en person, der videresender en mødeforespørgsel i Outlook
Hvis du nogensinde har haft et problem med potentielle møde deltagere, der videresender anmodninger til andre, har vi gode nyheder. Hvis du har den nyeste version af Outlook (2016 eller 365), eller du er en Office 365-abonnent ved hjælp af Outlook-webapps, kan du forhindre folk i at videresende mødeanmodninger.
At få et møde sammen med de rigtige deltagere kan være frustrerende. Du er nødt til at finde en tid, alle er tilgængelige. Så skal du finde et frit værelse. Så håber, at deltagerne ikke videresender mødeanmodningen til nogen ekstra, der ikke behøver at deltage, eller værre, videresender mødet til en underordnet til at deltage i stedet. Vi kan ikke tvinge folk til at være ledige, og vi kan ikke opleve et mødelokale, men hvis du bruger Outlook, kan vi vise dig, hvordan du forhindrer, at folk videresender din mødeforespørgsel. Lad os se.
Opdatering: En af vores læsere har gjort opmærksom på, at denne teknik kun er tilgængelig på Windows-versionen af Outlook og ikke MacOS-versionen. Tak for at pege på dette, Floris!
Stop en anmodning fra at blive videresendt i Outlook eller Outlook Web App
At stoppe en mødeforespørgsel fra at blive videresendt, er så enkel som at vende en enkelt indstilling, før du sender anmodningen.
I hele Outlook-klienten, med en åben mødeforespørgsel, skiftes du til fanen "Møde". Klik på knappen "Response Option", og klik derefter på "Tillad videresendelse" veksle på rullemenuen for at slukke for den (den er tændt som standard).
I Outlook Web App skal du sørge for at have en mødeforespørgsel åben, og mindst én deltager er tilføjet. Klik på "Attendees" tandhjulet og klik derefter på "Tillad videresendelse" veksle for at slukke for dette møde.
Desværre er der ingen mulighed for at få indstillingen "Tillad videresendelse" som standard slået fra. Du skal slukke den hver gang du opretter en ny anmodning.
Så hvad sker der, hvis nogen forsøger at videresende min mødeforespørgsel?
Tre ting kan ske, når nogen forsøger at videresende en meddelelse, som du har slukket for "Tillad videresendelse" -indstillingen:
- Hvis din deltager bruger den samme version af Outlook som dig (og hvis de arbejder for det samme firma, er det meget sandsynligt, at de er), så vil de ikke få mulighed for at videresende mødeanmodningen.
- Hvis de er på en ældre version af Outlook, vil de kunne videresende mødeforespørgslen, men Microsoft Exchange vil blokere leveringen og sende din deltager en "ikke tilgængelig" besked.
- Hvis de bruger et ikke-Microsoft-e-mail-system, som Gmail, så vil de kunne videresende mødeanmodningen uden nogen begrænsninger. Dette skyldes, at tredjepartssystemer ikke er forpligtet til at respektere Microsofts "ikke fremsende" flag. I fremtiden er det muligt, at de vil begynde at respektere det (dette er ofte en "du ridder min ryg, og jeg skal ridse din" situation, hvor nogen som Google vil have Outlook til at respektere et Gmail-specifikt flag, så en aftale er færdig ), men det er også helt muligt, at intet system bortset fra Outlook vil respektere flaget.
Så længe du opretter møder med personer i din organisation, skal det fungere fint.
