Sådan indstilles en udløbsdato, når du deler filer på Google Drev
At dele en fil fra Google Drev er en fantastisk måde at lade kunder og entreprenører få adgang til dokumenter uden at have dem til at downloade dem. Hvis du kun vil have folk midlertidig adgang til filer, kan du indstille en automatisk udløbsdato, når du deler dem. Sådan er det.
Bemærk: For at bruge denne funktion, som ejer af dokumentet, skal du have en betalt G Suite-konto. Mennesker med hvem du deler dokument gør ikke har brug for en betalt konto for at se dokumenterne.
Sådan indstilles en udløbsdato på Google Drive-filer
Slå op på Google Drev, der er knyttet til din G Suite-konto, højreklik på den fil, du vil dele, og klik derefter på "Del" på kontekstmenuen.
Tilføj e-mailadresserne til alle de personer, som du vil dele filen med, og klik derefter på knappen "Send". Hvis du sender invitationen til en Gmail-konto, tilføjes disse personer automatisk til listen over personer, der kan få adgang til filen. Hvis du sender til en anden type adresse, modtager hver person en e-mail med et link, der henvender sig til filen.
Højreklik på filen og klik på kommandoen "Del" igen.
Denne gang med aktieoptionerne åbnes, klik på linket "Avanceret".
Udover hver persons kontaktoplysninger ses et timerikon. Klik på den for at angive en udløbsdato.
Herfra skal du klikke på rullemenuen "Åbn udløbet" for at vælge 7 dage, 30 dage eller for at angive en brugerdefineret udløbsdato.
Valg af indstillingen "Brugerdefineret dato" åbner en kalender for at vælge en mere præcis dato.
Hvis du vil indstille en udløbsdato for alle andre, skal du klikke på timeren ved siden af deres navn. Du skal angive en udløbsdato for hver person.
Endelig skal du klikke på "Gem ændringer" for at færdiggøre de redigeringer, du har foretaget til alle brugerne.
Der er en advarsel her, som du bør være opmærksom på. Som standard kan folk, du deler med, downloade, udskrive eller kopiere filen, og hvis de gør det, har de adgang til disse kopier efter en udløbsdato, du har angivet. Du kan indstille deres tilladelse til kun at se og derefter tænde "Deaktiver indstillingerne for at downloade, udskrive og kopiere til kommentatorer og seere" for at forhindre dette, men disse personer kan ikke redigere dokumentet.
Stadig, hvis du har folk, der kun har brug for midlertidig adgang til at se eller kommentere et dokument, fungerer denne funktion godt.
