Sådan begrænser du dataindtastningen i Excel med data validering
Hvis du bruger Excel-regneark til at indsamle data fra andre mennesker, men finder ud af at de ofte udfylder dine omhyggeligt planlagte celler med den forkerte information, kan data validering hjælpe.
Dette værktøj lader dig begrænse bestemte celler til kun at tillade korrekt formaterede data. Hvis nogen kommer ind i noget, der ikke skal være der som "frokost i lufthavnen" i stedet for "$ 15,68" på en udgiftsrapport, afviser Excel indgangen, indtil de får det rigtige. Tænk på det som en passiv-aggressiv måde at sikre, at folk ikke spilder din tid.
Som et eksempel her er den grundlæggende regningsrapport regneark for How-To Geek. Lad os sige, at vi vil sikre, at folk kun indtaster numeriske værdier, der er formateret som valuta (dvs. nogle cifre efterfulgt af et decimaltal efterfulgt af to cifre) i bestemte celler.
Vælg først alle de celler, du vil begrænse.
Skift til fanen "Data" på båndet, og klik derefter på knappen "Data Validation". Hvis dit vindue ikke er fuld størrelse, og du ikke kan se etiketterne, er det ikonet med to vandrette bokse, et grønt mærke og en rød krydset cirkel.
I vinduet Datavalidering skal du klikke på rullemenuen "Tillad" på fanen "Indstillinger". Her kan du indstille en bestemt type input for at tillade dine valgte celler. For vores udgiftsrapport vil vi insistere på, at brugerne indtaster et tal med to decimaler, så vi vælger "Decimal" -alternativet. Du kan også vælge andre kriterier, f.eks. At sikre, at en celle indeholder tekst, en tid eller en dato, en tekst af en bestemt længde eller endda din egen brugerdefinerede validering.
Uanset hvilken type data du vælger i rullemenuen Tillad, ændrer du de tilgængelige muligheder på resten af fanen "Indstillinger". Da vi ønsker en numerisk værdi svarende til valuta, indstiller vi rullemenuen "Data" til "mellem" -indstillingen. Derefter konfigurerer vi en minimumsværdi på 0,00 og en maksimumsværdi på 10000,00, hvilket er meget mere end nok til at dække vores behov.
For at teste det vores, skal du klikke på "OK" for at anvende valideringsindstillingerne og derefter prøve at indsætte en fejlagtig værdi. For eksempel, hvis vi skriver "pandekager" til morgenmadværdien i stedet for kostprisen for måltiden, får vi en fejlmeddelelse.
Selvom det begrænser folk til kun at indtaste den korrekte type data, giver det ikke dem nogen tilbagemelding om, hvilken type data der kræves. Så lad os sætte det op også.
Gå tilbage til vinduet Data Validation (Data> Data Validation on the Ribbon). Du har to muligheder her (og du kan bruge dem begge, hvis du vil). Du kan bruge fanen "Indtastningsmeddelelse" til at få et pop-up-værktøjstip til at vise folk, hvilken type data du vil have, når de vælger en celle, for hvilken data validering er tændt. Du kan også bruge fanen Fejlmeddelelse til at tilpasse den fejl, de ser, når de indtaster den forkerte type data.
Lad os skifte til fanen "Indtastningsmeddelelse" først. Her skal du sørge for at "Vis indtastningsmeddelelse, når cellen er valgt", er aktiveret. Derefter giver din indtaste værktøjstip en titel og en del tekst. Som du kan se nedenfor, klikker du blot på en af cellerne, så du får besked om, hvad der forventes.
På fanen Fejlmeddelelse kan du tilpasse den fejlmeddelelse, folk ser, når de indtaster den forkerte type data. Sørg for, at "Vis fejlmeddelelse efter indtastning af ugyldige data" er slået til. Vælg en stil til din fejlmeddelelse fra rullemenuen "Style". Du kan gå med Stop (den røde cirkel med X), Advarsel (gul trekant med et udråbstegn) eller Information (blå cirkel med små bogstaver "i"), afhængigt af hvor stærk du vil have beskeden på tværs af.
Indtast en titel for din besked, teksten til selve beskeden, og tryk derefter på "OK" for at afslutte.
Nu, hvis nogen forsøger at indtaste ukorrekte data, er denne fejlmeddelelse lidt mere nyttig (eller sarkastisk, hvis du foretrækker det).
Det er lidt ekstra legwork, der indstiller data validering, men det kan spare dig meget tid senere, hvis du bruger regneark til at indsamle data fra andre mennesker. Det er endda nyttigt for at forhindre dine egne fejl. Og det er dobbelt så sandt, hvis du har oprettet formler eller nogen form for automatiseringsopgaver, der er afhængige af disse data.
